Процессы ввода данных лежат в основе управления бизнесом, потому что они повсюду: от открытия документации до транзакций. Если нельзя от этого избавиться, то нужно пересмотреть подход и оптимизировать затрачиваемые на эту работу ресурсы.
По мере роста бизнеса требования к вводу и обработке данных возрастают в геометрической прогрессии. В этой статье мы разберёмся, как уменьшить количество времени, затрачиваемое на ввод данных и снизить количество ошибок.
Что такое ввод данных
Простое определение ввода данных — это внесение определённого типа информации в желаемый формат или программное обеспечение.
Эта работа занимает бесчисленные часы на рутинные повторяющиеся процессы. Например, менеджер банка открывает электронную таблицу Excel со всей информацией, связанной с клиентами, и вводит данные о новом клиенте в систему: личную информацию, кредитный рейтинг, выписку по инвестиционному счёту или выписки со сберегательного счёта, документацию о любых других источниках дохода, и т. д. Если в отделении этого банка появятся 20 новых клиентов, эта простая задача по вводу данных в системы может занять до 3 часов.
Вот почему компании часто передают процессы ввода данных на аутсорсинг, чтобы освободить своих сотрудников от многочасовой повторяющейся и рутинной работы и сосредоточиться на более важных аналитических задачах и уделять больше времени клиентам.
Но что, если вы не хотите или не имеете возможности передавать процессы ввода данных на аутсорсинг?
4 способа оптимизировать ввод данных
Убрать ненужное
Первый способ — вносить и обрабатывать только полезные данные. Необходимо периодически проверять формы, заявки и другие документы с данными для проверки соответствующего содержания данных. Онлайн и офлайн-формы, которые включают устаревшие данные, должны быть переработаны, чтобы отображать только релевантную информацию.
Таким образом, сокращается количество часов, затрачиваемых на процессы ввода данных. Тем не менее для анализа эффективности бизнеса, конкурентных преимуществ и других видов исследований вам необходимо хранить как можно больше информации.
Предотвратить ошибки
Предотвращение ошибок предполагает принятие определённых мер, которые уменьшают возможность ввода неверных данных. Процесс должен быть непрерывным, потому что он критически важен для улучшения действий по вводу данных.
Исследование Gartner показывает, что ошибки в финансовых отделах, например, опечатки, приводит в среднем к 25 000 часов исправлений, которых можно избежать, при затратах 878 000 долларов в год.
Стандартизировать процесс
Стандартизация процессов ввода данных помогает повысить точность и соответствие данных, а также сократить время, необходимое для выполнения задачи. Кроме того, процесс стандартизации является предпосылкой автоматизации ввода данных, которая может принести гораздо большие результаты.
Использовать автоматизацию
Ввод данных вручную — дорогостоящий, длительный и утомительный процесс. Чтобы избежать ошибок и не тратить часы на монотонную работу, стоит автоматизировать процессы ввода данных. Программное обеспечение, используемое для автоматизации, должно быть понятным и простым, чтобы все сотрудники могли быстрее масштабировать автоматизацию и получать гораздо более значимые результаты.
Автоматизация ввода данных может быть выполнена с помощью более продвинутых технологий, например, роботизированной автоматизации процессов (RPA) и оптического распознавания символов (OCR), которые позволяют быстро передавать информацию из отсканированных документов в корпоративную систему.
Автоматизация обработки данных снижает количество ошибок и времени, затрачиваемого на монотонные задачи. Она также позволяет предприятиям снизить операционные расходы, поскольку сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах, быть более продуктивными и больше времени уделять клиентам.
Автоматизируя рутинные и повторяющиеся процессы с помощью ElectroNeek, компании могут сделать рабочий процесс более экономичным и помочь сотрудникам оставаться мотивированными и продуктивными.
