Почти каждая организация (гос.учреждение, ООО, ИП) обязана проходить различного рода проверки. На моих предыдущих местах работы я с этим столкнулась и сделала собственные вывод, отчего заинтересована в работе аудитора делопроизводства.
Маленькая ремарка:
Когда все документы по местам, это еще не значит, что документооборот в порядке. Многие сотрудники даже не имеют специального образования. Они приходят работать и с уверенностью заявляют "за один день разобралась, где что. Я теперь документовед". Крайнее хамство.
Мои знания и навыки в делопроизводстве я сформировала не в процессе обучения по этой специальности, а на практике. Раскрою маленький секрет для тех, кто не знает, как проходят практику документоведы. Студентам дают большие папки с бумаги, карандаш, ластик и следующее задание: нумеруйте страницы и вкладыши. Двухнедельная нумерация - вот и вся практика. Однако если студент проявляет особенные качества: открыт к общению, задает вопросы, изучает нумеруемые материалы, то ему еще перепадет и чай попить с сотрудниками. Однако мне на практике довелось многое. Я была той, кто набирает текст, была той, кто переставляет папки в архиве. Как-то мне выпала честь сидеть на телефоне и подготавливать материалы для заседания совета. Но это еще не тот опыт, о котором нужно знать.
Когда я устроилась на свою первую работу, я поняла, что знания, полученные в колледже и университете, не соответствуют реальной практике. В организациях никто не вчитывается в стандарты, никто не открывает теорию документоведения. Отчего все это лишь перекрывает дорогу для анализа документооборота, когда он потребуется.
Аудит делопроизводства - эффективная оценка документационной деятельности организации. Однако тут же возникает вопрос, аудитор владеет шикарными знаниями о теории делопроизводства, но сталкивался ли он с практическими реалиями?
Лично я считаю, что для эффективной и качественной проверки документооборота организации, необходимо через себя пропускать весь этот процесс . Аудиторы же приходят, оценят и ... уходят. Кто не согласен со мной, может обосновать это в комментариях.
Почему нужно искать аудитора делопроизводства с достаточно большим опытом в сфере документоведения, и даже если у него нет лицензии? Ответ очевиден: найденный вами специалист улучшит ваш бизнес. Этот специалист не только опишет, где какая папка должна лежать. Он может дать существенные рекомендации. Считаю, что это может повлиять даже на эффективность деятельности организации.
Что вы об этом думаете?