Спросили меня, что за зверь такой - категорийный менеджмент. Не буду сейчас говорить, что КМ - это управление категорией как бизнес-единицей и т.п. и т.д. Общие определения зачастую не дают представления.
Расскажу один пример, чтобы немного раскрыть тему.
Сырье Х
В холдинге 4 завода. Каждый завод использует сырье Х. Закупают самостоятельно.
- Завод 1 использует только Х1 (высший сорт), самой большой потребитель. Сырье в течение года закупалось у 6 разных поставщиков. Сделки разовые. Разница в цене за год до 8%.
- Заводы 2 и 3 используют сырье Х1, Х2 (первый сорт), Х3 (второй сорт). Сырье Х1 они закупают дороже, чем Завод 1 примерно на 15%, причем часть закупок была у двух из шести поставщиков, которые работали с Заводом 1.
- Завод 4 использует только сырье Х2. Работают только с одним поставщиком, с которым также иногда работали все остальные заводы.
Когда стали выяснять причину применения разных сортов, технологи заводов 2, 3, 4 укоризненно посмотрели и сказали, что используют сырье более низкого качества, чтобы снизить себестоимость.
Товарный запас и поставщики
Оборачиваемость товарного запаса в среднем была 1,8 в год. Почему именно в таком объеме покупали и хранили, никто не смог ответить. Списаний тоже было достаточно, в том числе и по сроку годности.
Качество сырья было в пределах 97%. Информации по соблюдению сроков поставок и документообороту не удалось получить. Оценка деятельности поставщиков не осуществлялась ни на одном предприятии.
Простейший анализ и первичные переговоры с двумя поставщиками показали, что если консолидировать объемы всех заводов и заключить долгосрочные договоры, то стоимость сырья высшего сорта будет ниже той цены, по которой покупали Х3 (второй сорт).
Решения КМ и первые итоги
- Все заводы перешли на сырье Х1.
- С тремя поставщиками заключили договоры с фиксированной ценой с отсрочкой платежа.
- Оборачиваемость товарного запаса возросла до 6,5.
- Общее снижение затрат произошло почти на 20%.
- Качество готовой продукции повысилось на всех заводах, а себестоимость понизилась.
- Введена оценка деятельности поставщиков по качеству, срокам и документообороту с обратной связью поставщикам по всем выявленным несоответствиям с запросом плана корректирующих мероприятий.
На что стоит посмотреть?
- Возможность консолидировать объемы всех предприятий (подразделений).
- Возможность унифицировать потребность (вместо разных сортов и всякого рода аналогов использовать один вид, вместо индивидуальных решений - типовое).
- Возможность консолидации объемов на небольшой пул поставщиков (2-4 вместо 10-20) с улучшением условий контракта.
- Возможность снизить уровень товарного запаса и повысить оборачиваемость.
- Обязательно оценивать деятельность поставщиков и давать им обратную связь о результатах их деятельности и рейтинге среди поставщиков.
Это самый простой пример первичных действий категорийного менеджера.
Ответы на вопросы
Вопрос 1. "Можно раскрыть где в примере именно КМ?"
Ответ: Маленькими историями буду постепенно раскрывать тему. Давайте рассматривать, что такое КМ.
Это стратегический подход, фокусирующийся на подавляющем большинстве расходов организации на закупки товаров и услуг у сторонних поставщиков, по всей цепи поставок. Акцент идет на функцию категории и рынок поставок. КМ использует инструменты из закупок, маркетинга, экономики, управления качеством, теории организационных изменений.
Где КМ в примере?
1. Ранее заводы не объединяли в одну категорию разные сорта сырья Х и действовали лишь оперативно - проводили, например, тендер на разовую сделку конкретного сырья, вели учет только этого сырья и принимали решения только по нему.
2. Ранее холдинг не объединял данные по закупкам всей категории и не рассматривал всю базу снабжения заводов.
3. Экономия рассматривалась только с точки зрения возможности снижения закупочной цены, что привело к использованию сырья более низкого качества.
4. Никто не анализировал затраты по поставщикам всего холдинга, не рассматривал пересечение поставщиков - отдельные договоры с одним поставщиком могли заключить сразу все 4 завода, даже не зная, что другое предприятие тоже закупает.
Вопрос 2. "А что делать с закупками тары и упаковки готовой продукции в условиях территориальной распределенности заводов?"
Ответ: Коротко общий подход:
а) смотрим на единую потребность (какое количество бизнес-единиц использует подобную тару/упаковку);
б) анализируем спецификацию и ищем возможности унификации;
в) анализируем базу поставщиков и весь рынок поставок - может ли какой-то пул поставщиков поставлять на все заводы
г) делаем анализ затрат в цепи поставок, включая всю логистику по различным сценариям (например, поставщик везет на центральный РЦ или поставщик развозит по заводам);
д) выбираем оптимальный сценарий централизации (например, все действия осуществляет центр или центр делает только централизованную проработку и заключает единые контракты, по которым уже заявки делают заводы непосредственно поставщику)
Это общий принцип действий. Решать всегда надо на конкретных фактах и данных конкретного холдинга. Анализ на основе фактов и данных - важный принцип КМ.
Ну и, разумеется, считая все расходы не забываем о том, что иногда местный поставщик может быть качественнее и дешевле, даже если мы используем эффект масштаба. В этом случае вводим единые правила закупок и контрактации для местных поставщиков.
Что касается централизации, то рассматриваем два ключевых критерия для принятия решения: экономия и прозрачность. Если оба критерия соблюдаются, то можно делать централизацию. При этом, централизация бывает разной, а не только перевод всего процесса закупок в центр и закупка на центральный склад.
Задавайте вопросы в комментариях. С удовольствием отвечу. Рассказывайте свои истории.
Тренер-консультант по закупкам Наталья Уразова.