Наличие собственной площадки для проведения съездов, форумов, семинаров и тренингов – прерогатива крупных компаний. Однако потребность в организации таких мероприятий может возникнуть у среднего и малого бизнеса. И на выручку им приходят отели и гостиницы с собственным конференц-залом – помещением со всем, что необходимо для проведения различных событий.
Выбор конференц-зала в отеле
В большинстве случаев, участники таких ивентов приезжают из других регионов или из-за границы. Поэтому арендуя площадку для проведения мероприятий в отеле, вы можете расселить приезжих гостей в его номерах, что гарантирует отсутствие опозданий, а также возможность отдохнуть или заняться своими делами в перерыве.
Помимо помещения, гостиницы могут предоставить ряд дополнительных услуг:
- Выпуск брендированных аксессуаров (ручки, блокноты, календари);
- Техническое обеспечение: аренда звукового, светового оборудования;
- Питание участников по системе шведского стола, кейтеринг;
- Организация культурно-развлекательной программы для отдыхающих.
При этом они могут входить в стоимость организации мероприятия, либо предоставляться независимо друг от друга.
Арендуя конференц-зал в отеле важно учитывать несколько моментов:
- Место проведения события должно располагаться в транспортной доступности;
- Помещение не должно пересекаться с номерами, другими залами;
- В идеале, перед входом должно быть фойе для сбора участников мероприятия;
- Обязательно наличие помещения для хранения инвентаря.
При этом нужно определить характер встречи, т.к. организация масштабной международной конференции на 100 и более человек обойдется значительно дороже, чем проведение тренинга на 10-40 сотрудников.
В чем преимущества конференц-залов при отелях?
Во-первых, большинство конференц-залов оборудованы всем, что необходимо для проведения таких мероприятий: большим количеством сидячих мест, правильно расставленной акустикой, хорошим освещением, комнатами для спикеров и т.д.
Во-вторых, стоимость аренды зала (даже в случае проведения нескольких десятков мероприятий в год) оказывается существенно ниже, чем строительство или переоборудование имеющихся помещений.
В-третьих, отдельные гостиницы предоставляют собственный персонал, сведущий в особенностях, нюансах и тонкостях проведения таких мероприятий, что исключает вероятность грубости и некорректного поведения по отношению к участникам и гостям.
При этом часто, российские компании предпочитают проводить различные встречи в Сочи и Адлере в частности. И лучшим местом для этого является Грейс Глобал. Почитать об особенностях, достоинствах и преимуществах помещения для конференций при гостинице можно на странице https://grace-global.ru/services/konferents-zal/. Узнать о свободных датах и забронировать зал на нужное число можно по телефону, на сайте или непосредственно на ресепшене отеля!