Все было заранее продумано и спланировано, установлены сроки, назначены ответственные... но вот мы у дэдлайна, как у последней черты, за которой геенна огненная.
Как так вышло?
Причины тут две и обе управленческие: изъяны планирования и недостаток контроля. И, если ваш бизнес регулярно сталкивается с подобной проблемой, то начинать её решать надо с вас. А именно - повышать вашу личную эффективность.
Что можно сделать уже сейчас?
1. Решайте стратегические задачи. Обычно это те самые задачи, на которые нет времени из-за тушения горящих сра... сроков. Решая эти задачи заранее большинство пожароопасных ситуаций вы попросту не допустите.
2. Планируйте на неделю. При таком подходе вы заранее увидите временные промежутки для размещения стратегических задач.
3. Используйте наглядный планировщик с детально расписанными промежутками времени. Например, google-календарь, или ежедневник с разлинованными по времени страницами.
4. Ставьте стратегические задачи в наиболее высокий приоритет.
5. Делегируйте всё, что мешает вам решать стратегические задачи. Даже если страшно. Даже если некому. Будь проактивны, найдите вариант.
6. Ведите учет своего времени. Сколько вы реально потратили на ту или иную задачу.
7. Корректируйте планы. Еженедельно сравнивайте, сколько времени вы планировали потратить на ту или иную задачу и сколько реально потратили. На основании анализа корректируйте дальнейшее планирование.
8. Оценивайте и повышайте эффективность временных затрат. Помечайте, сколько раз вас отвлекли телефонными разговорами, сообщениями в вацап или вопросами через открытую дверь кабинета. Сколько из них реально нуждались в немедленном ответе? На те, что не нуждались — таких будет не менее 80% — впредь отвечайте позже, когда закончите с более важной задачей.
9. В конце дня/недели/месяца ставьте себе оценку по 10-бальной шкале. Будьте честны перед собой и стремитесь к повышению балла.
10. Транслируйте данный подход на своих сотрудников. Поделитесь с ними, помогите им осуществить его.
И можете убрать свой дежурный огнетушитель в чулан. Но не выкидывайте его — в жизни бывает всякое!