2364 подписчика

Проведение конференций в режиме онлайн во время пандемии

6 минут

28 прочтений

9 августа 2020

Автор Оливер Куинлан, руководитель отдела воздействия и исследований в Raspberry Pi Foundation

Это был действительно сложный год для всех во многих отношениях, и одна из проблем, с которыми мы столкнулись, заключается в том, что делать с нашими планами провести конференцию по исследованиям в области компьютерного образования в Кембридже в апреле. В то время, когда Великобритания и большая часть мира находились в изоляции, мы перешли к проведению мероприятия онлайн, что в конечном итоге превратилось в серию хорошо посещаемых мероприятий, которые прошли действительно успешно.

Я написал этот пост, чтобы рассказать о том, как прошло мероприятие с точки зрения организации и что мы узнали о проведении конференций в онлайн. В условиях нынешней неопределенности, когда все больше и больше конференций проводится в режиме онлайн, я надеюсь, что это даст некоторые полезные идеи для других.

Переключение в онлайн

Мы организовали наш первый исследовательский симпозиум на первое апреля в сотрудничестве с факультетом компьютерных наук и технологий Кембриджского университета, и он должен был пройти в их кампусе. У нас был заказан основной докладчик, доктор Натали Раск из MIT Media Lab, а также серия статей, представленных исследователями со всей Великобритании и одна из Нидерландов. У нас также была стендовая сессия для исследователей, где они могли поделиться работой, которая была более «незавершенной», и обсудить ее в более неформальной обстановке.

В преддверии мартовского мероприятия у нас было много неуверенности, и мы довольно рано начали «двойное планирование» из-за вероятности, что мы не сможем провести его очно. Постепенно стало ясно, что наш основной докладчик не сможет приехать из США, затем многие докладчики не могли приехать к нам, а затем начались блокировки, и мероприятие полностью перешло в онлайн.

Инструментальное решение

Мы проводили мероприятие в Google Hangouts, решении для видеоконференцсвязи, которое мы используем изо дня в день, в основном потому, что это было то, к чему мы привыкли, и у нас уже были возможности для размещения больших групп и множественных встреч. Незадолго до симпозиума Google также открыл запись в нашем аккаунте. Поскольку мы планировали снимать очные встречи, это помогло запечатлеть событие.

Команда организовала несколько видеовстреч или комнат, чтобы мероприятие прошло гладко. У нас была главная центральная встреча, на которой все присоединились к нам в начале дня. Для всех присутствовавших были представлены ключевые вступительные выступления, основные доклады и презентации статей. Это была очень большая встреча, и обсуждение вёл наш модератор, в чате задавались вопросы, которые затем выбирались для обсуждения. Некоторые люди задавали свои вопросы устно после того, как их выбрали. На остальные вопросы ответили прямо из чата.

По большей части это работало хорошо, хотя было несколько проблем с функциями видеовстреч. С более чем сотней человек на одной встрече было неизбежно, что люди немного то заходили, то уходили. Это не было бы проблемой, если бы не тот факт, что некоторые посетители получали звуковые и визуальные уведомления, когда кто-либо входил в видеовстречу, что очень раздражало в середине презентации. Мы так и не разобрались, почему это произошло и можно ли выключить. Мы также обнаружили, что чат может сильно отвлекать всплывающие уведомления, поэтому попросили людей сохранять свои вопросы и комментарии на указанное время. Всегда был твиттер для обсуждения на обратном канале, но было бы хорошо, если бы это работало более гладко в самой видеовстрече.

Зеленые комнаты

Вдохновленная идея нашей команды, проводившей это мероприятие, заключалась в том, чтобы организовать видеовстречу в «зеленой комнате» и попросить докладчиков войти в нее во время презентации, предшествующей их презентации. Одна команда по организации мероприятий была там и проверила, что их соединение работает нормально, а совместное использование экрана для их слайдов было готово к работе. В наши дни это может показаться мелочью, когда все очень привыкли к видеоконференцсвязи, но это привело к очень плавному переключению между докладчиками. Это сделало то, что мероприятие с большой аудиторией, и множеством разных докладчиков прошли очень гладко и сосредоточились на содержании и обсуждении, а не на каких-либо технических проблемах.

Виртуальные стендовые доклады

У нас были и другие параллельные мероприятия для презентаций стендовых докладов. URL-адреса для них были перечислены на веб-странице мероприятия и в программе, и людям было предложено перемещаться между ними во время сессии виртуальных стендовых докладов - постеров. На каждой сессии председательствовал член нашей команды, чтобы облегчить обсуждения, что было особенно полезно, поскольку мы планировали, что люди будут входить и выходить.

Я председательствовал на сессии, и оно очень плавно переросло в хорошее обсуждение. Мы начали с краткого изложения работы ведущего, после чего последовали вопросы и обсуждение. Примерно к середине произошла значительная текучесть кадров, поэтому мы подвели итоги и продолжили обсуждение. Эти группы были намного меньше, и это выглядело как совершенно иное занятие по сравнению с большими презентациями, когда люди были более открыты для того, чтобы включать свои микрофоны, задавать вопросы и проводить неожиданные дискуссии.

Удержание вовлеченности

Уровень вовлеченности в течение дня был действительно высоким, вопросы продолжались до конца, а цифры немного позже снизились, но все еще оставались высокими. Все презентации были действительно хорошо скомпонованы и рассказывали об интересных проектах. Этому способствовал ряд различных типов занятий, программа с регулярными, но короткими перерывами, чтобы люди могли поесть и попить, а также хорошо составленная программа в течение дня. Основной доклад был после обеда, а не с утра, в основном из-за часовых поясов нашего докладчика из США, но было также хорошо, что во второй половине дня была такая вдохновляющая презентация.

День был действительно успешным, и, будучи онлайн означало, мы могли обслуживать почти вдвое больше людей, чем могли бы встретиться очно, а также иметь более международную аудиторию. Все прошло так хорошо, что мы решили провести серию онлайн-семинаров в течение следующих месяцев, а на осень у нас запланирована еще одна серия.

Этот успех был достигнут двумя группами людей. Во-первых, докладчики, которые представили увлекательные работы, они были представлены в увлекательной формк и заставляющим задуматься способом. Во-вторых, мероприятие не состоялось бы без очень напряженной работы со стороны людей из команд Impact & Research и Events в Raspberry PI Foundation. Мне повезло, что у меня есть такие умные и целеустремленные коллеги.

Будущие разработки

Я думаю, что нам удалось очень хорошо провести формальные аспекты конференции, но одна область, которая требует дальнейшего развития, - это более неформальные аспекты, такие как нетворкинг с коллегами и знакомство с новыми людьми. Я посещаю конференцию ICER 2020 на следующей неделе, и я заметил, что они включили в свою программу несколько общественных мероприятий и более неформальные дискуссии.

Мне интересно посмотреть, как они сработают, и хотя, вероятно, это будут аспекты, которые больше всего различаются в онлайн-мероприятиях, было бы хорошо иметь некоторые возможности для такого рода взаимодействия.