Приемка товаров на складе или в магазине регулируется инструкциями, определяющими порядок приемки товаров по качеству и по количеству. Правила приемки товаров снижают риск недостачи при приемке и при дальнейшей инвентаризации. Организацию приемки товара упростит этот материал.
Правила приемки товара по количеству и качеству
Правила приемки товаров народного потребления (промтоваров), продуктов, техники и другой продукции, которую вы складируете и продаете, обширны и могут показаться сложными. Однако хорошая организация приемки товаров экономит ваши деньги. Поэтому приемка товаров в магазине и на складе требует вашего особого внимания.
Форма договора с оптовиком на поставку товаров >>
Бланк доверенности по форме М-2 >>
Форма акта о приемке товаров (ТОРГ-1) >>
Форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству (ТОРГ-2) >>
Форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству (ТОРГ-3) >>
Между заключением контракта с поставщиком и приемкой товаров в магазине или на складе скрывается еще ряд дополнительных операций, без которых приемка товара не состоится.
В первую очередь, нужно согласовать с поставщиками правила классификации груза и маркировки грузовых мест, разделение обязанностей между его и вашими сотрудниками, сроки приемки товаров, способы урегулирования претензий.
Автоматизировать работу с поставщиками можно в программе Бизнес.Ру. В сервисе вы можете работать с документами, выгружать накладные, вести учет товаров, проводить оприходование, списание, перемещение, инвентаризацию и многое другое. Попробовать все возможности программы Бизнес.Ру прямо сейчас >>
Нормативно-правовое регулирование приемки товаров
Принцип приемки товаров в магазин не зафиксирован в законе о торговле (и вообще – нигде). Несколько десятилетий прием продукции регулировался двумя инструкциями, вступившим в силу еще в 60-х годах при СССР:
- № П-6;
- № П-7.
В настоящее время они сами по себе не имеют юридической силы. Главным документом является договор, который магазин заключает с оптовиком или дилером на поставку товаров.
Практика сложилась таким образом, что в договорах часто ссылаются именно на инструкции СССР, споры решаются именно с опорой на эти нормативные акты.
Кто может принимать товар
Заниматься приемкой товара может только тот сотрудник магазина, который имеет статус материально-ответственного лица. Тогда он наделен правом ставить печать и расписываться в накладных документах.
Если материально-ответственный работник заболел, можно наделить правом приемки товара другого сотрудника, выписав доверенность по форме М-2 (на получение материальных ценностей).
Как составить договор приемки товаров
Приемка товара регулируется специальным договором, где есть вся информация о принимаемой продукции.
Договор приемки товаров обычно содержит:
- название товаров, которые поставляются в магазин;
- объемы поставки (количественные);
- качественные характеристики;
- основной принцип и период оплаты;
- место поставки (название магазина);
- дополнительные условия по приемки товара (работа с претензиями и принцип решения спорных вопросов).
Оформлять приемку товаров принято, используя специальные бланки документов: от ТОРГ-1 до ТОРГ-14. Например, акт о приемке товаров оформляется по бланку ТОРГ-1. Поделиться мнением и обсудить статью в >>
Подготовка к приемке-передаче товара
Спланируйте поставку так, чтобы она не создала вам неудобств. Например, лучше не планировать передачу товара поставщиком на период инвентаризации, поскольку возможности для приемки товаров во время инвентаризации ограничены.
Далее нужно убедиться, что ваши сотрудники, ответственные за приемку, знают о контракте и его основных характеристиках:
- параметрах закупки – какие товары закупили, какого вида, объема, веса, в какой упаковке или таре;
- количестве партий товара и сроках поставки;
- контрольных параметрах для проверки при приемке;
- наборе необходимых документов для приемки товара;
- оговоренных правилах взаимодействия с сотрудниками контрагента.
Если вам нужна безошибочная приемка заказанного товара воспользуйтесь программой для автоматизации от Бизнес.Ру. Вы или ваша служба закупок сможет своевременно вносить информацию о контрактах на поставку. Сотрудники склада будут проводить приемку по четкому алгоритму, имея все необходимые данные для контроля. По результатам приемки статус товара в программе меняется автоматически – если все в порядке он поступает в продажу, а если нужны корректировки, их тоже можно запланировать и отследить. Попробовать возможности программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>
Правила приемки товаров на складе от перевозчиков
С перевозчиками, как и с поставщиками, нужно согласовать место, время и способ передачи товара, ответственных с обеих сторон, комплект необходимых документов и порядок решения спорных вопросов. Сопровождение ваших товаров в пути будет нелишним.
Нужно проконтролировать фактические сроки отправки груза и его прохождение через известные вам пункты, в том числе перевалочные, а также через границу и таможню.
По прибытии товара еще до его фактической приемки нужно проверить сохранность груза. Процедура начинается с проверки транспортного средства. Если вагон, фура, контейнеры и т.п. должны быть опломбированы – проверьте наличие и сохранность пломб.
Также посмотрите на состояние транспортного средства, нет ли на нем повреждений. Затем убедитесь, что не повреждена ни маркировка груза, ни тара. После этого сверьте наименование товара и другую информацию из транспортной маркировки с документацией на груз.
Если никаких повреждений на этой стадии не обнаружено, переходите к следующему этапу предварительной проверки. Убедитесь, что соблюдены оговоренные сроки поставки.
Проверьте, в каких условиях транспортировали груз – правильно ли он уложен, не нарушен ли температурный режим, обеспечивался ли ваш товар льдом, если это было необходимо, и так далее. Затем произведите осмотр груза. Если перевозчик отказывает вам в пересчете или проверке веса товара, обязательно отметьте это в документах приемки товара.
Приемка товаров на складе
Перед приемкой товара нужно заранее освободить место для организации приемки, наметить и зарезервировать места на складе под прибывший товар. Кроме того, нужно выделить технические средства для погрузки-разгрузки, подготовить сканеры штрихкодов, составить необходимые документы, спланировать работу сотрудников.
Машина с товаром въезжает на склад, направляется к заранее определенному месту разгрузки и проходит визуальную проверку, как описано выше. После того как машина открыта и погрузочно-разгрузочное оборудование подано, начинается разгрузка с визуальным контролем каждой грузовой единицы.
Товар проходит предварительную приемку по числу грузовых мест (тарных мест). Дальше оформляются необходимые документы, ваши сотрудники отдают пакет документации представителям поставщика или перевозчика. Затем статус товара меняется в базе данных программы автоматизации – груз считается полученным. После этого происходит окончательная приемка, и товар готовится к хранению.
При предварительной приемке товар пересчитывают и проверяют упаковку на вид. При окончательной приемке грузовые места вскрываются, и проводится приемка товаров по количеству и по качеству.