Когда китайское подразделение ABB решило объединить бухгалтерские операции четырех компаний в Гонконге, она поняла, что бухгалтерские процессы необходимо стандартизировать и оптимизировать, чтобы затраты на обработку транзакций варьировались между компаниями. Более низкие затраты на обработку должны приходиться на компании с более эффективными процессами, и наоборот. Точно так же неэффективная схема платежей будет ущемлять эффективные компании и удерживать их от участия в процессе
Фон
ABB China начала внедрять объединенные услуги в 2000 году, передав бухгалтерскую деятельность четырех гонконгских компаний недавно созданной компании SSC, также расположенной в Гонконге. Было проведено технико-экономическое обоснование для оценки потенциальной экономии этого механизма. В технико-экономическом обосновании была определена стоимость бухгалтерской деятельности в каждой компании и предложена схема начисления для возмещения затрат.
Выбор подходящей схемы
Для того чтобы общие услуги достигли цели сокращения издержек, плата за обслуживание, выплачиваемая компаниями, должна была быть ниже первоначальной стоимости поддержания деятельности внутри компаний. Когда четырем компаниям ABB в Гонконге было предложено совместное обслуживание, руководство каждой компании задало три вопроса:
1. Какова текущая стоимость обработки транзакций в моей компании?
2. Сколько стоит плата за обслуживание, взимаемая SSC с моей компании?
3. Какова экономия для моей компании?
Стоимость бухгалтерской деятельности
Реальная стоимость бухгалтерской деятельности в компании больше, чем затраты, связанные с наймом персонала. Процессы бухгалтерского учета и их взаимодействие с другими процессами в компании, если они не управляются должным образом, будут генерировать работу, которая выходит за рамки бухгалтерии.
Наличие стандартизированных процессов среди компаний помогает обеспечить масштабируемость и облегчает внедрение лучших практик. Например, если все компании работают на общей веб-платформе, улучшение рабочего процесса может быть быстро распространено на все компании ABB, работающие в Китае (включая Гонконг).
Города становятся угрозой для жизни. Как это можно изменить?
В технико-экономическом обосновании аутсорсинга мы ограничили затраты на бухгалтерскую деятельность затратами, связанными с численностью персонала, по прагматическим причинам. Полная стоимость персонала состоит из:
1. заработной платы и связанных с ней расходов;
2. обучения персонала;
3. налогов;
4. амортизационных отчислений;
5. аренды рабочего места;
6. внутренних распределенных затрат.
Некоторые из этих статей были переменными и исчезли после того, как персонал был переведен в SSC. Затраты под номерами 1, 2 и 3 были переменными затратами. Другие были фиксированными и могли рассматриваться как реализованная экономия для компаний только в том случае, если освобожденное рабочее место использовалось для других деловых целей. Если объем бизнеса остается неизменным, а освободившиеся пустые помещения или оборудование остаются неиспользуемыми, то эти затраты должны приниматься во внимание при формулировании бизнес-кейса.
Выбор подходящей схемы
SSC должен окупить четырем компаниям плату за обслуживание. Мы рассмотрели различные способы сделать это, каждый со своими плюсами и минусами, чтобы определить, есть ли экономия для четырех рассматриваемых компаний.
В целом схемы оплаты аутсорсинга делятся на две широкие категории: фиксированная плата, подлежащая периодическому согласованию; и плата за транзакцию, основанная на ежемесячной плате за обслуживание, изменяющейся в зависимости от объема транзакции. Варианты схемы включают в себя:
1. фиксированная плата;
2. совместное использование выгод: могут быть фиксированнымы или основанными на транзакциях;
3. распределение затрат: фиксированная плата;
4. бенчмарк-базис: может быть фиксированным или основанным на транзакциях;
5. плата на основе транзакций.
При начислении на основе транзакций стоимость каждой учетной функции будет рассчитываться и делиться на предполагаемый объем транзакций для получения цены единичной транзакции. Для каждой единицы обрабатываемой операции будет установлена цена для следующих учетных функций: кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, основные средства, командировочные расходы и общий учет. На начальном этапе создания Гонконгской SSC бухгалтерские процессы не были стандартизированы, и уровень эффективности каждой компании варьировался. Объединение бухгалтерских операций в SSC позволило усреднить стоимость каждой учетной функции. В результате цена сделки за единицу консолидированных функций в сфере общих услуг была высокой для эффективных компаний и низкой для менее эффективных компаний. Таким образом, если бы эта схема взимания платы была принята, то для эффективных компаний не было бы никакой экономии.
Как использовать конкурентную разведку для получения преимуществ
Для обеспечения того , чтобы положение компаний не ухудшалось в результате предоставления общих услуг, была принята система фиксированных платежей. Это означало, что плата за обслуживание была такой же, как и первоначальная "стоимость счета" в четырех компаниях, за вычетом коэффициента дисконтирования.
Сколько сэкономила компания?
Определив стоимость бухгалтерской деятельности в каждой из четырех компаний и определившись со схемой начисления, вычислили разницу между стоимостью и платой за обслуживание. Эта разница и показала уровень экономии для компаний.
На самом деле реальная экономия могла бы быть выше, поскольку мы ограничили расходы на бухгалтерскую деятельность затратами, связанными с численностью персонала.
Можно было бы возразить, что общие услуги приводят к дополнительной координационной работе между компаниями и SSC, которая может быть дорогостоящей. Это верно, если такая работа по координации не управляется должным образом, но есть способы улучшить такую работу по координации, чтобы свести затраты к минимуму.
Изменение схемы
Когда сценарий, который оправдывал порядок фиксированных сборов в Гонконгском SSC, изменился, схема взимания сборов была пересмотрена для оценки ее текущей пригодности.
В течение первых двух лет работы гонконгского SSC предпринимались усилия по стандартизации процессов с использованием модели SSC в ABB China (Пекин). Инструменты повышения производительности, уже развернутые в Китае, были также развернуты в SSC в Гонконге. Благодаря таким усилиям по стандартизации и оптимизации, уровень эффективности в Гонконгском SSC повысился, и стало уместным перейти от фиксированных сборов к транзакционным сборам.
Почему начисление на основе транзакций?
По мере того как объем бизнеса увеличивался, обрабатывающая работа и рабочая сила в SSC в Гонконге также увеличивались. При системе фиксированных платежей SSC приходилось каждый год договариваться с компаниями о новых тарифах за обслуживание. Для отдельной компании плата за обслуживание увеличивалась. Однако информация о повышении производительности труда не была прозрачной.
В схеме начисления на основе транзакций цена единицы была установлена для каждого типа обрабатываемых транзакций по счету. Плата за обслуживание рассчитывается путем умножения цены единичной транзакции на соответствующий объем транзакции.
Когда объем бизнеса увеличился, соответственно выросли и сборы: это компании смогли принять. Кроме того, данные о производительности отражаются в цене единицы продукции. Снижение цены сделки предполагает повышение производительности SSC.
Сохраняя простоту
Чтобы избежать чрезмерно сложной схемы калькуляции ценообразования, которую было бы трудно поддерживать в административном отношении, для каждой из следующих функций бухгалтерского учета была установлена только одна цена единицы: кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, командировочные расходы, основные средства и общие бухгалтерские книги.
Российский нежданчик в Азии (оценка индийских обозревателей)
Стоимость SSC была разделена на пять групп затрат, каждая из которых представляла стоимость бухгалтерских функций. Также были определены объемы операций по каждой учетной функции. Взяв стоимость бухгалтерской функции и разделив ее на объем операции этой функции, мы получили цену единицы операции. Это можно сделать с помощью обычной программы для работы с электронными таблицами.
Резюме и заключение
Важность калькуляции затрат и ценообразования
Поскольку конечная цель аутсорсинга заключается в снижении затрат, калькуляция и ценообразование стали важными аспектами программы. Компания должна иметь возможность сравнить стоимость выполнения своих бухгалтерских услуг сама по себе с оплатой SSC. Ценообразование должно быть сделано правильно, чтобы справедливо распределить соответствующие сбережения. Плохо разработанная схема взимания платы приведет к перекрестному субсидированию затрат и давлению на эффективные компании.
Фиксированная или транзакционная зарядка?
Фиксированная плата была легко понятна и с большей готовностью принята компаниями; это также была предпочтительная схема оплаты ABB China при запуске SSC. Взимание платы на основе транзакций, если оно не будет должным образом реализовано, может стать сложным в обслуживании. Такие схемы позволяют избежать необходимости договариваться о повышении платы, поскольку увеличение объема транзакций автоматически приводит к увеличению платы за обслуживание. Информация о производительности также фиксируется в цене сделки за единицу и становится прозрачной для компаний. Снижение цены сделки на единицу продукции является убедительным свидетельством повышения производительности труда.
Стоимость бухгалтерской деятельности измерить непросто
Полная стоимость расходов на персонал не будет точно отражать затраты на ведение бухгалтерской деятельности в компаниях. Бизнес-процессы выходят за рамки различных подразделений и бизнес-функций. Неэффективный рабочий процесс бухгалтерского учета создаст нагрузку и затраты вне функций бухгалтерского учета, и эти затраты нелегко поддаются количественной оценке. Работа по стандартизации бухгалтерских процессов приобретает важное значение и лучше всего достигается с помощью аутсорсинга, поскольку каждая компания, будучи отдельным независимым субъектом, не имеет стимула перенимать опыт другой компании.
Сопровождение
С увеличением объема бизнеса и изменениями в схеме платы за аутсорсинг вопрос о том, обеспечивают ли он результаты, может оказаться трудным для ответа.
Денис Яхно: "Люди - безвольные существа, и наверху это понимают!"
Поэтому важно обеспечить надлежащим образом следующую работу. Технико-экономическое обоснование, с которого началась программа, должно быть обновлено. Поскольку в технико-экономическом обосновании были заложены основы оценки затрат и определения экономии, они должны быть измерены, скорректированы и сопоставлены с фактической ситуацией по мере реализации Программы аутсорсинга.
