Обычно для координации работы сотрудников и общения с клиентами, компаниями используется привычное коммуникационное средство — телефон. Однако имея многочисленный штат работников и необходимость ежедневно совершать/принимать большое количество вызовов, одного аппарата на весь офис явно недостаточно. В таком случае возникает нужда внедрения более серьезного и современного коммуникационного оборудования.
Обеспечить поддержание бесперебойной связи, можно установив автоматическую телефонную станцию и разведя телефонные линии по рабочим местам. Однако данный метод имеет свои недостатки — существенный рост расходов на связь, определенные организационные трудности, технически ограниченный ресурс. Более простым, практичным и экономным выходом из ситуации является обращение к провайдеру VOIP-телефонии и организация в офисе облачной АТС. Для того чтобы оценить преимущества такого коммуникационного решения, следует знать, как работает виртуальная АТС и какие возможности дает ее использование.
Что такое облачная АТС?
Если говорить о функциях АТС в целом, то станция представляет собой телефонную систему компании, посредством которой внутренние номера организации соединены с внешними телефонными линиями и мобильными сетям. В случае с аналоговой АТС, «железо» фактически находится у клиента и представляет собой сложную систему устройств.
Виртуальная АТС не является каким-либо аппаратом или девайсом. Это услуга, предоставляемая операторами IP-телефонии и заменяющая физическую офисную телефонную станцию. В данном случае, используется техническое оснащение и программное обеспечение провайдера, а клиент получает в пользование программную IP-АТС , соединение с которой происходит при помощи интернета. Использование IP-АТС возможно через VoIP-телефоны или программные приложения IP-телефонии. Данное решение позволяет быстро и без существенных денежных затрат провести телефонизацию офиса и предоставить каждому сотруднику персональный рабочий телефон.
Как работает облачная АТС?
Что касается принципа функционирования облачной АТС, то фундаментом IP-телефонии является технология VoIP — именно она определяет порядок передачи звуковых данных в Интернете. Непосредственно передача информации происходит с использованием межсетевых или интернет протоколов. В коммерческих целях обычно применяются сигнальный протокол SIP. Хранение всех данных осуществляется на серверах провайдера, предоставляющего услугу. При этом функционал АТС может быть настроен потребителем под нужды конкретного бизнеса.
Сервер, обеспечивающий работу виртуальной АТС, занимается алгоритмическим распределением входящих вызовов на персональные компьютеры, смартфоны, ноутбуки и т.д. Количество средств связи для распределения практически неограниченно. Первоначально, абсолютно все звонки подаются на единый номер компании, который зарегистрирован на сервере. При поступлении вызова, сложный системный алгоритм, по которому работает виртуальная АТС, направляет звонок по нужному адресу.
Иными словами, механизм работы виртуальной АТС заключается в следующем: все входящие (одномоментно или в разное время) звонки поступают на виртуальное «облако», после чего происходит мгновенная переадресация вызов сервером, согласно заданному администратором сценарию, на SIP-телефон адресата или группу сотрудников. Помимо соединения вызова с физическим номером, может быть настроена следующая логика обработки входящих вызовов:
- Воспроизведение приветствия, звуковой файл или активация голосового меню;
- Переадресация в зависимости от времени или дня недели;
- Выполнение действия вслучае занятости всех каналов или отсутствия ответа;
- Принятие сообщения на голосовую почту и его отправка на e-mail.
Преимущества использования виртуальной АТС
Ввиду особенностей услуги, для подключения телефонии отсутствует необходимость прокладывания проводов, приобретения дорогостоящего оборудования и его дальнейшего обслуживания. Достаточно иметь устойчивое и, желательно, высокоскоростное подключение к сети. Таким образом, при минимальных единоразовых затратах, компания получает все возможности офисной АТС, а регулярные затраты на коммуникативное звено сводятся к минимуму.
Помимо высокого качества телефонной связи и многоканальности номера, для эффективной работы современным офисам необходимы и дополнительные функции, которые также включены могут быть подключены в рамках облачной АТС. Сюда входит:
- Возможность интеграции с сайтом;
- Ведение детализированной отчетности;
- Запись телефонных разговоров;
- Видеозвонки, голосовая почта и конференцсвязь;
- Электронный факс;
Как показывает практика, использование виртуальной АТС может ощутимо упростить бизнес-процессы и оптимизировать расходы, а также дает безграничные возможности в плане расширения числа сотрудников. Не менее важно, что благодаря отсутствию физической привязки, офис может менять свое месторасположение, а сотрудники отправляться в командировки, но это никак не отразится на работе виртуальной АТС и бесперебойности связи.
