В условиях удаленной работы, без соблюдения определенных правил, непросто организовать свое время и показывать высокую продуктивность. В памятке для удаленной работы, которую составила признанный эксперт по тайм-менеджменту, Марианна Лукашенко, собраны эффективные методы для самоорганизации. Следуйте рекомендациям и вскоре увидите результаты.
1. Рабочее место
Обустройте рабочий стол удобно для концентрации внимания на задаче.
2. Настройка на работу
Найдите для себя приятные способы настройки на работу: определенный сорт чая/кофе (в другое время его не пейте); офисная одежда; макияж; украшения; парфюм; музыка; определенные физические упражнения (в другое время не использовать).
Как повысить уровень счастья и удовлетворенности жизнью
3. Режим дня
Создайте жесткий, но удобный для Вас каркас рабочего дня. Например, до 10.00 Вы занимаетесь семьей; 10.00-14.00 — работа; 14.00-16.00 — семья; 16.00-20.00 — работа.
4. Время для коммуникации
Определите время для коммуникации, когда Вы находитесь на связи, чтобы Ваша команда Вас не теряла.
Обучение руководителей: Узнать больше
5. Сосредоточенное время
Определите «сосредоточенное время», когда Вы сконцентрированы на важной задаче и просите Вас не тревожить. Это касается и коллег, и членов семьи. Установите ритм планерок. Время и продолжительность еженедельных планерок? Время ежедневных «пятиминуток»? Введите правило к каждой планерке готовить заранее список вопросов, начиная с наиболее приоритетных, желательно с вариантами решений. В приглашении на следующую планерку — перечень решений вопросов с предыдущей планерки.
6. Каналы связи
Договоритесь об этикете каналов связи. E-mail — тексты, документы. Срок ответа? Кто в копии? Что требуется от человека, который в копии? Какой мессенджер? Какие группы со звуком, какие — без? Платформа для совещаний — Skype? Zoom?
7. Планирование
Планируйте день конкретно и на бумаге. Используйте алгоритм жестко-гибкого планирования:
— Разделите страницу ежедневника на две колонки;
— В левой части «привяжите» ко времени «жесткие» задачи — те, у которых уже известно точное время (встречи, совещания, переговоры и т.д.). Не ставьте «жесткие» задачи друг за другом, оставляйте свободное время между ними;
— В правой части составьте список «гибких задач» — тех, которые не обязательно делать в строго определенное время (подготовка документов, справок, отчетов) и расставьте приоритеты. Делайте «гибкие» задачи в соответствии с их важностью и объемом в наиболее удобное время, свободное от «жестких» задач;
— При появлении внеплановых задач просто допишите их в правую часть и пересмотрите приоритеты.
8. Время отдыха
Не забывайте отдыхать в течение рабочего дня. Отдых должен обеспечивать максимальное переключение (если сидели за компьютером, встаньте, походите, сделайте блиц-гимнастику; если много говорили, полежите в тишине с закрытыми глазами).
Автор статьи: Марианна Лукашенко
Иллюстрация: Кристина Ниесова