Приветствуем, Читатель!
Вводная
По мере роста компании, нужны качественные инструменты обмена информацией. Сегодня мы поговорим о том, как наладить качественные каналы.
Что нужно сделать
Правила общения
Если в компании еще нет корпоративной культуры, то самое время заняться подобным вопросом. Потому что внутри конкретной компании нужны весьма конкретные стандарты для качественной работы.
Один из ключевых разделов: правила общения. Да, мы вполне серьезно про это пишем.
Каждому сотруднику должно быть понятно, как именно нужно общаться для эффективной коллективной деятельности. Что сюда входит:
- Правила электронной переписки: отсутствие капса, ограничение на использование ярких цветов, как правильно указывать тему письма, идеальный текст внутри письма и так далее
- Правила для общих и частных чатов: как обращаться, как задавать вопросы, где можно и нельзя задавать вопрос конкретному сотруднику, что можно писать, можно ли писать большие сообщения
- Правила комментирования задач/проектов: какими должны быть комментарии по содержанию и так далее
Ну и конечно, банальное - отсутствие оскорблений, двойных смыслов, мата и так далее.
Чёткое назначение конкретного канала коммуникации
Теперь, когда Вы определили как общаться, пора заняться вопросом - зачем общаться!
Когда Вы планируете создать очередное место для регулярного общения, то задайте себе вопрос: а зачем? Чем конкретно это поможет в рамках бизнес-процессов?
А еще важный момент: какие сотрудники должны быть внутри. Ни в коем случае нельзя туда загонять людей, чтобы они просто там были, мол для контроля или информации. Если информация реально будет не нужна, то в таком случае не стоит добавлять человека, потому что занимаете его время, значит меньше возможностей качественно выполнять свои обязанности.
Вот когда Вы четко ответили на вопросы выше - можете создавать очередной канал коммуникации.
Ответственные модераторы
В обязательном порядке для каждого канала коммуникации должен быть свой ответственный, чтобы не допускать:
- Ненужных сообщений
- Откровенного флуда внутри
- Приглашать новых сотрудников
И так далее. Главное, что будет конкретный человек, который способен оперативно реагировать и держать общий порядок.
Отслеживание актуальности списка сотрудников
Выше мы говорили про ответственного модератора, одной из задач которого будет отслеживание списка сотрудников.
Часто можно встретить, что увольняющихся сотрудников просто не убирают из чатов. Только спустя какое-то время кто-то находит время и начинает чистить данные.
Только тут есть важный момент: ответственный модератор должен оперативно получать информацию о том, что какой-то сотрудник уже не имеет право на доступ к конкретному чату. (есть же не только увольнение, но и перевод на другое направление)
Правила оформления информации
Если мы говорим про чисто информационный канал, то здесь требуется задать стандарты того, как подается информация: заголовок, выделение жирным и так далее.
Без такого подхода рискуете получить полный хаос, невозможность считывания ключевых показателей и так далее.
Ключевые метрики успешности оформления:
- Лаконичность изложения
- Правильное выделение ключевой информации
- Наличие выводов (если необходимо)
- Указание конкретных сотрудников и задач, стоящих перед ними
Еще раз, не должно много времени тратиться на то, чтобы понять очередное сообщение, а потом созывать совещание для обсуждения.
Разграничение каналов по важности скорости реагирования
Еще один важный момент, который активно забывается при обучении новичка. У Вас в любом случае имеются каналы, в которых нужно максимально быстро предоставлять обратную связь или отправлять туда своевременно отчеты.
Вы должны в обязательном порядке прописать степень важности и оперативности для каждого направления.
Что не надо делать!
❌ Плодить чаты по любому поводу: есть определенный тип руководителей, который любит создать чат под какую-то тему обсуждения, временный чат и так далее. Ни в коем случае не стоит баловаться такими вещами, потому что основательно все начинает надоедать и просто не понимаешь в какой-то момент, где отвечать или просто - как успеть везде ответить
❌ Допускать флуд в рабочих чатах: под флудом понимается откровенно бесполезное обсуждение, попытка потянуть время. Писать нужно строго по существу, а также - конкретику. По действиям, по срокам, кто ответственный и так далее
❌ Много требовать от общего чата: во многих компаниях присутствует чат, в котором сидят абсолютно все сотрудники. Там может обсуждаться многое, но не стоит ограничивать это общение, потому что именно общий чат создается, как откровенная "флудилка". Если Вы будете его прям контролировать, то точно будет формироваться ощущение "большого брата"
❌ Не конструктивность общения: если Вы никак не будете отслеживать, что именно пишут и соблюдают ли Ваши требования, то в какой-то обнаружите, что абсолютно все уже расслабились и считать информацию внутри чата просто невозможно
❌Не удалять ненужные чаты, терять нужную информацию: обратите внимание, что если был осознанно сделан временный чат, то его требуется потом просто удалить. Не надо плодить огромную историю! Если там имеется супер-важная информация, то в таком случае ее нужно аккуратно где-то зафиксировать
Итог
Превращайте механику коммуникации в управляемую систему, чтобы компания эффективно развивалась и не теряла важную информацию.