Руководитель, лидер проекта – это тот человек, который только учится быть ответственным, тем человеком, который, в конечном счёте, и приведет команду к результату. Моя задача научить такого руководителя проекта простым инструментам организации работы команды. Как сделать так, чтобы каждый член команды знал когда, кто, что должен сделать, кто с кем как должен взаимодействовать, к какому результату они должны прийти в подэтапе, как в результате сумма этих подэтапов приведет нас к общему результату проекта. Сейчас дам три простых инструмента, попробуйте их внедрить, они просто работают.
Итак, я вам рекомендую сделать чат в WhatsApp, назовите этот чат названием проекта, например, «урбанистика». И внутри этого чата пусть каждый из участников команды утром напишет, что он сегодня собирается сделать, свой план задач, и руководитель проекта сможет всегда понимать, то что объявил член команды, насколько это бьётся с планом действий, например, с запросом по ресурсам. Если же, например, кто-то из членов команды не пишет, что он сегодня собирается делать, то значит либо он остыл, либо у него руки не дошли и это всегда чревато вы сами знаете чем. Кроме утреннего плана, вечером каждый пишет отчёт о проделанной работе. Причем, друзья, это очень важно, не какие-то огромные титанические, большие обоснования ла-ла-ла бла-бла-бла, нет, всё очень просто: «Я сегодня должен сделать такое видео. Я сегодня должен его смонтировать» и вечером он пишет: «Видео снято, смонтировано, готово», всё очень просто, 2-3 слова, чат в WhatsApp.
Второе. Каждого 25, друзья, или 30 числа каждого месяца, это очень полезно, вы достаете план действий по проекту, план ресурсов, которые вам нужны по проекту и на следующий месяц делаем новый план. Какой план? Скорректированный. Потому что понятно, что в течение месяца что-то поплывёт, что-то будет передвинуто, что-то будет сделано раньше. Поэтому 2 документа, которые мы должны будем 25,30 сделать вместе с лидером проекта, с руководителем проекта, это отчёт о сделанном за месяц и второе, это план на следующий месяц. Причём, друзья, мы с вами помним, что должен, это делать лидер проекта, а не вы. Наша задача – научить ребят управлять проектом, а не делать за них. И, соответственно, эти 2 простые вещи, не надо каких-то больших слов, можно просто +/- или есть нюансы, опять же, это должен делать лидер проекта, например, можно сделать этот отчёт в экселе, это будет очень полезно для него. На основании отчёта о сделанной работе мы всей командой делаем план на следующий месяц. Эта простая технология. Отчёт за прошедший месяц и создание плана на будущий, позволят лидеру проекта очень просто организовывать работу своих сотрудников. Не постоянно напоминать, а апеллировать, что «к сегодняшнему дню ты должен был сделать вот это, не забудь завтра выполнить». Дальше смотрит в чате появилась или нет в ежедневном планировании задача такого члена команды. Ещё раз, то, что мы хотим сделать за месяц, это сумма всех 30-ти дней, если все 30 дней мы контролируем, организовываем, управляем движением проекта, то получаем результат месяца. Если этого не делаем, то, вы знаете, они будут оттягивать и в итоге ничего не сделают, и будут рассказывать, что им помешало. Но у нас же не стоит задача отмазки собирать, а помочь выполнить проект.
И третье, это моя любимая технология «лучший и полезный член команды». Кто в этом месяце сделал наибольший вклад в проект, кто оказался наиболее полезным, это очень хорошо работает. Лучшего очень просто выделить по тем планам, которые каждый из них написал, если у человека всё выполнено, то он молодец. А полезного выбирает лучший, выбирает человека, без которого он бы не выполнил свой план. Я этого взял из спорта, там не только отмечаю человека, который гол забил, но и того, кто выполнил голевую передачу. Так и формируется командный дух, такие 3 простые инструмента организации работы команды.