Я из тех людей, кто учится на своих ошибках. Процесс болезненный, но полезный.
Чему же меня научила жизнь организатора? По традиции - сразу к сути:
1. Составляйте схемы рассадки гостей и расстановки локаций в размер
Для того, чтобы окончательно определиться с площадкой, вам следует получить у нее схему залов с указанием масштаба. Далее просите своего дизайнера, который умеет работать с масштабированием, отрисовать в размер расстановку столов и стульев, расположение фотозон, сцены и гардероба.
На моем веку был один забавный случай, когда я при просмотре зала примерно прикинула, что влезет нужное количество стульев и еще останется проход слева. Хорошо, что у менеджера возник вопрос расположения сцены (из-за прохода и неудобных дверей), потому что после отрисовки оказалось, что нужное количество стульев займет практически все пространство вплотную. Из-за чего сцену, которую предполагалось ставить практически в углу зала, пришлось передвигать в центр, а пультовую «закидывать» на имеющийся балкончик (т.к. мешала дверь).
Если бы мы не стали заниматься схемой, на монтаже у нас возникло бы много сюрпризов, задержек и заминок.
Конечно, со временем, вы уже будете знать площадки, понимать их особенности и в уме правильно расставлять предметы и активности. Но пока это время еще не пришло, да и после того, как оно придет, чтобы быть на 100% во всем уверенными — рисуйте схемы.
Еще один случай.
Компания, в которой я работала, проводила деловое мероприятие. Я нашла зал с удобным расположением в центре города и пошла его осматривать. Зал оказался с мобильными стенными блоками, когда перемещая блоки по определенным схемам, вы можете увеличить или уменьшить пространство.
Схемы зала у отеля не нашлось и мы с представителями площадки решили разобраться самостоятельно. Так вот, в зале очень неудобно располагались колонны и визуально они закрывали вторым рядам обзор экрана. Если мы передвигали экран к другой стене, то предположительно закрывалась видимость для боковых рядов. Все эти выводы делались «на глаз».
В итоге, было решено позвать монтажников. И что вы думаете? Все наши предположения оказались неверными. Колонны стояли в идеально выверенных точках и лишь создавали дополнительную опору для камер.
Вот она — иллюзия восприятия.
2. Просите составить для вас макеты фотозон относительно человеческой фигуры
Все просто — дизайнер по масштабу рисует фотозону (лучше уже с макетом самой картинки) и вставляет в него человеческую фигуру среднего роста — 1,75 м, например. Это примерный рост среднестатистического мужчины и женщины на каблуках.
Для чего это нужно? Оценить как смотрится фон, не закрывает ли человек надпись своей головой, видны ли логотипы. Будет очень обидно, если отрисованный логотип не появится ни на одной фотографии. Можно будет считать, что продвижение мероприятия в соцсетях провалилось.
Из моей практики:
Мы работали с агентством и готовили фотозону- видеоволл. Т.е. человек встает в конструкцию из трех лопастей, на стенах которой идет статичная или динамичная картинка с логотипами. Картинки должны были сменять одна другую, но логотип при этом всегда оставался примерно на одном месте.
Получилось очень красиво, но! Когда мне отрисовали макет в первый раз, логотип был большим и мне показалось, что человеческая фигура просто напросто может заслонить его своим телом, не говоря уже о том, что с таким размером лого смотрелся вульгарно и вызывающе. Я попросила уменьшить его в размерах. Его уменьшили, но макет мне не скинули, сказав, что все в порядке, все смотрится отлично, но, к сожалению, нет времени его отправить. В итоге, оказалось, что логотип находился очень высоко над человеком и фотографу пришлось буквально изворачиваться, чтобы он помещался в кадр вместе с самим гостем.
Помните, далеко не все подрядчики могут внести оперативно корректировки. И в большинстве случаев — не могут.
3. Проводите тесты всех активностей, которые делаются для соцсетей
Формат кадра для сторис и для поста отличаются по своим параметрам. Все мы вроде это помним, но не держим в голове, особенно в аврале.
Поэтому, когда вам присылают макет фона для социальных сетей, задавайте вопросы:
- адаптируется ли он под сторис;
- адаптивен ли он под стандартный пост;
- как он выкладывается в соцсеть пользователем;
- можно ли выкладывать в разные соцсети или только в одну;
- просим тест — пусть вам в реалии отправят макет на почту, а вы попробуете выложить в инстаграм.
Мы делали активную фотозону, которая кидала получившееся мини-видео гостю на почту, а оттуда он мог ее выложить в соцсеть. Мы так долго отрисовывали дизайн и работали над идеей, что совсем не учли, что подрядчик делает макет в формате сторис, а гости будут выкладывать видео в формате поста. В итоге мы получили ленту из кучи красивого, но обрезанного видео. Причем кто-то резал ноги, чтобы показать, на каком мероприятии он находится, а кто-то безжалостно обрезал логотип, чтобы сохранить красоту своего тела))
Вывод:
Отрисовывайте, проверяйте и проводите тесты. И лучше всего это делать в естественной среде. Понятно, что при подготовке мероприятий очень много мелочей от логистики до хэштегов и все учесть сложно. Но вот такие самопроверки помогут вам избежать неловких моментов и испорченных впечатлений.
