Как работать максимально эффективно

1,5 часа в день — именно столько рабочего времени без интернета необходимо по-настоящему эффективному профессионалу и руководителю. Кроме этого, важно высыпаться, не работать по выходным, избегать опенспейсов и поддерживать хорошие отношения с родственниками и друзьями. О том, как работать меньше и эффективнее, — в инструкции из книги нейропсихиатра Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».

№ 1. Регулярно отключайтесь

Это главный фактор успеха

Самый действенный способ существенно повысить интеллектуальную продуктивность — регулярно выходить из режима онлайн и выделять себе время для сосредоточенной умственной работы, когда никто и ничто не отвлекает внимания. Это позволит вам использовать самый эффективный метод умственной работы из всех существующих: пакетную обработку. Без этого не стоит рассчитывать на хорошие результаты.

Обязательный минимум работы в режиме офлайн для каждого руководителя и профессионала — два раза в день по 45 минут.

Можете забыть про все остальные советы из этой книги, но если вы воплотите в жизнь хотя бы этот один, то будете поражены результатом. Боритесь изо всех сил, чтобы получить это свободное время. В этой борьбе все средства хороши. Вы должны призвать на помощь всю свою изобретательность, быть настойчивыми и даже безжалостными к себе и к окружающим, чтобы отстоять свое право хотя бы на час-другой свободного умственного труда!

Прежде всего определите, в какое время суток ваш мыслящий мозг работает лучше всего. Когда я задаю этот вопрос участникам своих семинаров и клиентам на консультациях, выясняется, что многие не знают о себе такого элементарного факта. А все потому, что постоянно распыляются на множество разных дел и никогда не достигают пика эффективности. Если вы тоже не знаете о себе такой важной вещи, выясните ее экспериментальным путем: выделяйте себе «свободный час» в разное время дня и оцените, когда вам работается продуктивнее всего.

Для большинства людей пик умственной работоспособности приходится на утренние часы, после хорошего ночного сна. Дальше я объясню, почему нельзя предварять это время проверкой электронной почты и вообще пребыванием онлайн. Когда вы определите свои пиковые часы, объявите это время священным, используйте его для выполнения самой важной интеллектуальной работы и не позволяйте ничему и никому отвлекать вас. Берегите это время как сокровище. Не позволяйте красть его у вас.

№ 2. Пакетная обработка

Выделите блоки времени для сосредоточенной умственной работы

Как вы уже поняли, чтобы максимально повысить свою интеллектуальную продуктивность и испытывать меньше стресса, вы должны радикально и безжалостно сокращать количество переключений между задачами.

Решение — в так называемом методе пакетной обработки. Выделите для важной умственной работы конкретное время в рабочем графике и возведите вокруг него железобетонную стену «Не беспокоить», через которую не может проникнуть ни монстр электронной почты, ни любые мелкие помехи. Помните: проверка электронной почты и социальных сетей — злейший враг вашего мыслящего мозга. Другой смертельный враг — офис открытого типа.

Оптимальная организация умственного труда = Пакетная обработка [ИКТ — информационно-коммуникационные технологии.]

Организуйте рабочую среду так, чтобы максимально устранить отвлекающие факторы. Если у вас есть дверь, закройте ее. Если нет, найдите помещение, где можно закрыть дверь; оградите свое рабочее пространство импровизированной перегородкой; вставьте в уши затычки или наденьте большие наушники, которые если и не защитят вас от шума, то по крайней мере будут подавать окружающим ясный сигнал: «Не беспокоить». Повесьте на видном месте табличку «Не беспокоить», отключите телефон и все звуковые и всплывающие уведомления на вашем компьютере. Завершите блок пакетной обработки небольшим перерывом, чтобы позволить своему архивирующему мозгу упорядочить и сохранить информацию, которую вы только что обработали. Чем сложнее интеллектуальная работа, которой вы занимались, тем дольше должен быть перерыв.

Оптимальная организация умственного труда = Электронная коммуникация

Это самый важный совет во всей этой книге: чтобы быть продуктивным и творческим, вы должны защищать свой фантастический, но уязвимый и легко устающий мыслящий мозг от бесконечных отвлекающих раздражителей, которые так любит ваш примитивный, реактивный и неутомимый рефлекторный мозг.

№ 3. 6 способов сохранить стрессовое равновесие

Концепция «стрессового равновесия» предполагает, что наша цель — найти баланс между уровнем предъявляемых к нам требований и нашей способностью справляться с ними. Вот шесть возможных способов достичь такого равновесия.

• Снизьте уровень требований. Если вы чрезмерно загружены работой, как правило, это потому, что вы не говорите «нет», когда нужно. Постоянная подключенность значительно увеличивает нагрузку.
• Увеличьте свой запас прочности. Вот пять доступных ключевых ресурсов. Стрессоустойчивость — вы заботитесь о здоровье, физической форме, образе жизни? Время — вы правильно управляете своим временем? Постоянная подключенность и проистекающая из нее многозадачность — главные его пожиратели. Профессиональная компетентность — у вас достаточно знаний и опыта, чтобы справиться с предъявляемыми к вам требованиями? Или вам требуется дополнительное обучение? Внимание — у вас есть возможность сосредоточенно поработать над сложными задачами, уделяя им полное внимание? И наконец, есть ли у вас необходимые средства — профессиональное оборудование, программное обеспечение, люди и деньги — для успешного выполнения этих требований?
• Измените субъективное отношение к стрессу. Вы знаете, что испытываемый вами уровень стресса зависит от личного восприятия, основанного на вашем отношении к жизни и трудностям, на базовых установках и убеждениях? Если вы не можете изменить их сами, обратитесь за помощью к коучу или психотерапевту, специализирующемуся на когнитивной психологии.
• Обеспечьте себе социальную поддержку. Поддержка других людей — важный фактор, повышающий стрессоустойчивость. Стараетесь ли вы развивать хорошие отношения с людьми, чтобы те могли поддержать вас в трудные моменты жизни?
• Грамотно управляйте всем тем, что находится в вашей сфере контроля, чтобы никогда не терять ощущения, что вы можете повлиять на ситуацию.
• Не забывайте про достаточные перерывы и полноценный сон.

№ 4. Обеспечьте свой мозг перерывами во время работы и полноценным сном

Чтобы архивирующий мозг мог сохранить информацию, а мыслящий мозг — восстановить силы и стрессовое равновесие, вы должны делать перерыв после каждой задачи, требующей сосредоточенного умственного труда и концентрации внимания. Ни в коем случае не пропускайте перерывы на обед и не работайте за обедом. Полноценный обеденный перерыв — не «потерянное время», а инвестиция в повышение продуктивности и качества вашего умственного труда.

Сверхурочные часы работы не повышают вашей интеллектуальной продуктивности и креативности, а наоборот, снижают их. Вовремя завершайте рабочий день, чтобы дать себе время отдохнуть и восстановиться.

Одна из опасностей постоянной подключенности в том, что она стирает границу между работой и личной жизнью. Отрицательные последствия этого намного перевешивают все выгоды. Это создает хронический стресс, который станет убийцей интеллектуальной продуктивности, физического и психического благополучия. Если вы убеждены, что действительно не можете обойтись без работы в выходные, используйте пакетный подход: выделите под работу строго определенное время, а остальное время посвятите полноценному отдыху и общению с семьей.

Определите, достаточно ли вы спите, и реорганизуйте свою жизнь в зависимости от полученных результатов. Чтобы ваши биологические часы функционировали правильно, вы должны каждый день вставать в одно и то же время. Если испытываете постоянное желание «выспаться в выходные», ложитесь и в будни спать раньше. В идеале нужно выполнять всю важную, сложную и творческую умственную работу утром, после хорошего ночного сна, прежде чем проверять электронную почту и вообще заходить в сеть. Это позволит извлечь максимум пользы из той работы, которую архивирующий мозг проделал во время сна.

Сколько сна вам действительно необходимо

Тест 1. Сколько часов вам нужно спать каждый день, чтобы не хотелось «как следует выспаться в выходные»?

Тест 2. Сколько часов сна вам нужно, чтобы в течение рабочего дня не испытывать сонливости, чувствовать себя отдохнувшим и бодрым:

• без стимуляторов*, таких как кофеин, кофе, черный или зеленый чай, сладкая газировка, энергетические напитки, амфетамины и т. д.;
• без симптомов дефицита сна (например, вы с трудом заставляете себя проснуться и вылезти из постели; чувствуете себя уставшим и раздраженным в течение дня; испытываете сонливость за рулем (!); нуждаетесь в дневном сне; испытываете тягу к нездоровой пище или сахару даже после полноценного завтрака/обеда; спите до обеда в выходные дни и т. д.);
• без негативных последствий для мышления (концентрация внимания, память, терпение, чувствительность к нюансам, понимание, качество суждений, критическое мышление, способность к принятию решений, депрессии, резкие перепады настроения, счастье, энтузиазм, сексуальное желание и т. д.)?

№ 5. Предпримите шаги, чтобы создать дружественное к мозгу офисное пространство

Офис — это не затраты, а инвестиция в оптимизацию интеллектуальной продуктивности сотрудников. Главный рабочий инструмент офисных сотрудников — их головной мозг. Вот почему так важно, чтобы офисы учитывали потребности работников умственного труда и их мыслящего мозга.

Работодатели должны знать эти потребности и учитывать их при проектировании офисов. Ключевым приоритетом должно быть создание условий для сосредоточенного умственного труда и концентрации внимания, а не коммуникация. Это означает, что у сотрудников должна быть возможность уединиться в таком месте, где им не будет мешать шум, суета и другие отвлекающие факторы. Проведите простой «телефонный тест»: если на рабочем месте сотрудники слышат чужие телефонные разговоры, значит, этот офис непригоден для умственного труда, требующего концентрации внимания. Что касается общения, то, как показали исследования, в офисах с традиционной кабинетной системой сотрудники больше удовлетворены качеством коммуникации.

Чтобы на устойчивой основе обеспечивать высокую продуктивность умственного труда, современные компании должны быть гибкими в трех отношениях: 1) гибкое руководство; 2)высококвалифицированные сотрудники с гибким мышлением; 3) гибкое офисное пространство.

Цель проста: у сотрудников должна быть возможность найти в офисе такое пространство, которое наилучшим образом подходит для той конкретной работы, которую им нужно выполнить в данный момент. В целом в офисе существует четыре вида деятельности: умственная работа, коммуникация, совместная работа и отдых. Крайне важно, чтобы эти функции не объединялись в одном пространстве.

Худшая ошибка, которую может совершить компания, — объединить пространство для общения и совместной работы с пространством, где люди пытаются заниматься сосредоточенной умственной деятельностью.