Мы недооцениваем силу писем.
Они радуют, вдохновляют, помогают, они связывают нас, мы их с нетерпением ждем, чтобы узнать новости о близких нам людям.
Я рада, что застала то время, когда мы их писали на бумаге, отправляли Почтой России, а потом ждали ответ. Хорошее время было. Жаль, что такие письма ушло в небытие. Нет, конечно, мы и сейчас пишем друг другу по электронной почте, смс, в соцсетях, в мессенджерах, но это совершенно не то, это какие-то иногда сухие, короткие сообщения, в которых над словами преобладает использование сокращенных слова (типа – спс, пжт, ДР, НГ), смайлов и эмодзи (иногда они мне напоминают наскальные рисунки, только цветные и иногда движущиеся). Это сообщения мы пишем почти, не задумываясь, торопливо, забывая наш прекрасный русский язык. Вместо «здравствуй» смайл, машущий тебе, вместо «мне не понравился этот …» - зеленый смайл, которого тошнит. Почему? Потому что теперь нам постоянно не хватает времени, и чтобы хоть как-то показать, что мы помним друг о друге – пишем вот такие короткие конструкции, и вроде проявили внимание, и вроде много времени на это не потратили. Удобно?!
О деловых письмах
В этом отношении деловые письма оказались более живучими, потому что их назначение несколько другое и пишем мы их не своим знакомым, родным и друзьям, а наоборот, малознакомым или вообще незнакомым людям, с которым хотим наладить деловые отношения, решить проблемы, что-то предложить, выяснить, разъяснить, гарантировать, рекомендовать и т.д. И здесь значки и сокращения не подойдут, т.к. они могут восприниматься двояко, вводить с заблуждение, оскорбить в конце концов, что точно никак не поможет установить деловые отношения.
И хоть деловые письма потихоньку перебираются с бумажного носителя на электронный, они сохраняют свои правила оформления, стилистику, лексику и назначение.
Мои коллеги часто задают мне вопрос: да, какая разница, как оформлено письмо, главное, чтобы факты, изложенные в них, были точными, правдивыми и т.д. Кто на это смотрит, кому это нужно?
Да, хотя бы себя спросите, какое письмо Вам приятно и удобно читать: то, что оформлено качественно, аккуратно, по правилам, или то, у которого строчки скачут через разные интервалы, и текст флаговым способом машет, где автор не указал адресат (т.е. Вас, например), и вы прочитав текст, понимаете, что письмо попало к Вам ошибочно, а вы уже потратили на него часть рабочего времени. Обидно?! Вот и Ваш потенциальный партнер или клиент явно примет решение о сотрудничестве не в Вашу пользу, глядя на такое неопрятное письмо. Ведь поговорка «Встречают по одежде, а провожают по уму» относится и к письмам – сначала смотрят на оформление, внешний вид письма, а потом уже начинают читать о том, что же там предлагают.
Итак,
Деловое письмо – это один из способов заявить о себя потенциальным клиентам, партнерам, спонсорам и т.п.
Как оно будет выглядеть, конечно, лучше прописать во внутренних локальных нормативных актах (ЛНА) Вашей организации, например, в Инструкции по делопроизводству, Положении о документообороте, Правилах ведения и оформления документов и т.п.
Но нельзя не считаться с теми рекомендациями, которые дает "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).
Кстати, многие ошибаются, когда относят ЛНА только к трудовой области, ссылаясь на определение в Трудовом кодексе РФ (ст. 8). Тот факт, что больше ни в одном законе нет определения ЛНА, не говорит о том, что они не могут быть и в других областях.
Что по сути своей ЛНА организации?
Локальный – значит, местный, не выходящий за пределы чего-либо (применимо к организации: не выходящий за ее пределы, применимый только в ней).
Далее нормативный – тот, который устанавливает некие нормы чего-либо.
Ну и акт, - это документ.
Т.е. ЛНА организации – это любой документ, который устанавливает некие нормы (возможно даже правила) и его применение не выходит за пределы данной организации (это внутренние стандарты, правила, положения, инструкции и т.п.)
Деловые письма составляют большую часть как входящих, так и исходящих документов организации. Это информационные письма, запросы, рекламные, гарантийные, сопроводительные, письма-напоминания, письма-просьбы и т.п.
Бланк письма
Они оформляются на бланке письма формата А4, реже А5 (в моей практике это были единичные случаи). Бланк может быть продольным или угловым (см. примеры ниже).
Бланк письма отличается от других бланков тем, что в нем есть реквизит - "09 - справочные данные об организации" (адрес, телефон, ИНН, ОГРН и т.п.) и " 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на случай, если отвечаем на какое-то письмо). Но и есть, реквизит, который в этом бланке не используется - это "09 - наименование вида документа" (т.е. не нужно писать, что это письмо). Подробнее о реквизитах в ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Для создания писем необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты (п.3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Чаще всего используют Time New Roman, Arial, Calibri, Tahoma.
Недавно долго спорили с коллегами, какой всё-таки шрифт лучше использовать?
Это можете решить только Вы. Только он должен входит в состав пакета офисных программ, с помощью которых Вы готовите документы. Например, Time New Roman подходит больше для напечатанных на бумаге документов (потому что он с так называемыми засечками, которые помогают восприятию текста на бумаге), он придуман был для газеты Times. Arial, Calibri, Tahoma - шрифты для компьютера, для электронных документов и не имеют засечек (для чтения с экрана засечки только мешают). А ещё важно, чтобы шрифты соответствовали стилю компании или отражать её деятельность. Перечисленные ранее используется для официальных текстов. Но дизайнерские компании или рекламные используют более оригинальные шрифты, типа Georgia или Garamont, или с вензелями (так они привлекают внимание к своим креативнм предложениям).
Текст письма
Структура текста письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы. Вводная часть может начинаться словами: «В связи с тем что…», «На основании приказа от… №…», «Нами рассмотрены Ваши предложения…», «Согласно контракту от… №…», «В соответствии с Вашей просьбой…». В основной части письма формулируется его цель (предложение, отказ, просьба).
В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:
Сопроводительное письмо:
- Отправляем Вам…
- Направляю Вам…
- В соответствии с Вашей просьбой направляем…
Напоминание:
- Напоминаем Вам, что…
- По истечении ____ срока коммерческое предложение перестает действовать...
Извещение:
- Сообщаем Вам, что…
- Ставлю Вас в известность, что …
- Извещаем Вас, что…
Просьба:
- Мы будем благодарны, если Вы сможете…
- Мы крайне заинтересованы в решении этого вопроса…
- К сожалению, в связи с временными трудностями мы вынуждены…
- В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…
Благодарность:
- Мы признательны Вам…
- Выражаем благодарность за…
Особенностью делового стиля письма является ограничение сочетаемости слов. Например,
желательно использовать сочетание:
направить на рассмотрение, осуществлять контроль, вносить предложение
а нежелательно:
выслать на рассмотрение, вести контроль, давать предложение.
Да, и еще одна особенность текста - это заключительная этикетная фраза «С уважением» используется только в случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый..!» Обращение и заключительная этикетная фраза составляют так называемую этикетную рамку.
Читайте мой канал, оставляйте конструктивные отзыв, лайкайте, пишите пожелания.
Читайте также: