Или: Кто оставит молоток не на месте получит им же по голове
Каждому бизнесу необходимы регламенты, инструкции к каждому действию каждого винтика в бизнесе. Даже если ты самозанятый, а не бизнесмен - тебе нужны регламенты. Они помогают справляться и тебе и твоим сотрудникам.
1. Идентифицируем проблему
Посмотрите на свои бизнес-процессы. Что тормозит всю работу? Какой момент во всей работе портит вам кровь?
Почему это происходит? Вот, мы нашли проблему. Например, расчёт стоимости изделия. Нам пишет человек, а сказать адекватную цену мы быстро не можем, клиент теряется, продукт не продан.
2. Определяем начало и конец бизнес-процесса
Процесс — мероприятия, направленные на создание продукта для потребителя.
Мы взяли за пример расчёт стоимости изделия. Здесь продуктом будет цена. Концом этого бизнес-процесса станет реакция потребителя на цену.
Началом же здесь является обращение клиента.
3. Описание действий
Необходимо конкретно описать что нужно сделать, чтобы процесс закончился успехом.
При расчёте стоимости у нас следующие действия.
1. Уточнить размеры, материал, необходимость покраски и/или шлифовки.
2. Узнать возможность производства изделия по данным параметрам.
3. Дать ответ клиенту о возможности производства.
4. Открыть таблицу расчёта.
5. Произвести расчёты.
6. Дать ответ по цене производства.
7. Узнать о необходимости доставки.
8. Просчитать стоимость доставки.
4. Составьте схему бизнес-процесса
Карта процесса поможет наглядно видеть весь алгоритм действий.
5. Назначьте ответственного
За каждым процессом должен быть кто-то закреплён, тот кто будет выполнять или следить за выполнением процесса.
6. Как делать?
Детально опишите, что должен делать сотрудник по вашему регламенты, инструменты и действия.
Это сложнейший пункт, но именно он позволяет сделать регламенты эффективными документами.
7. Показатель какой?
Зафиксируйте каких показателей должен достигать сотрудник, выполняя этот бизнес-процесс.
За какое время клиент должен получить цену?
8. Составьте правила контроля за показателями
Для данного случая можно выставить правило "Менеджер должен каждую неделю отчитываться о времени, которое требовалось ему для расчёта цены".
Это, конечно, немного странно, но для примера подходит. И в принципе, тоже будет работать.
9. Исключения
Всегда есть исключения и не всё можно вписать в регламент. Пропишите пути отступления для ответственного. Что он должен делать, когда схема навернулась? Не бросить же всё, верно?
Повторяем
1. Идентифицируем проблему
2. Определяем начало и конец бизнес-процесса
3. Описание действий
4. Составьте схему бизнес-процесса
5. Назначьте ответственного
6. Как делать?
7. Показатель какой?
8. Составьте правила контроля за показателями
9. Исключения
Данные действия вовсе не сложны, но требуют времени. Это же отдельный бизнес-процесс!
