Как вам тезис: «работа с документами это не самый легкий труд»?
Из статьи в статью я стараюсь раскрыть документоведческие реалии и просто заинтересовать аудиторию такой профессией, как документовед, делопроизводитель, секретарь и т.д.
Тем не мене эта статья будет как пособие для начинающих работников офиса.
Никакого приукрашивания, лишь самое важное и незнакомые определения для мимопроходящих читателей.
Начнем с того, что огромные документопотоки, которые проходят через вас контролировать МОЖНО и НУЖНО.
У моей ученицы была проблема: коробка приказов, пронумерованных в хаотичном порядке. С датами обстояли дела еще хуже.
Прежде чем помочь с ее проблемой (проконсультировать, как поступить), я нашла для нее и для вас полезную выемку из журнала для секретарей.
Три негласных правила при регистрации документов:
1. не регистрируете нерегистрируемые документы
Обратите внимание, следуете ли этому правилу? Письма из mail надо регистрировать? А открытки?
2. Не регистрируйте внутренние документы несколько раз
Письмо Шишкину Антону отправлялось в разные инстанции? и в соседнее структурное подразделение, как быть?
3. Не регистрируйте документ в разные учетные записи
Ситуация с письмом Шишкина...
На этом примере я предложила ей следующие действия.
1. Разложить приказы по видам: основная деятельность и по личному составу
2. Разложить приказы по принадлежности отделам
3. Разложить приказы по годам ( а там соответственно по дате от января к декабрю)
4. Выписать НЕ в журнал регистрации что получается (нехватка регистрационных номеров, повтор номеров, одинаковые приказы, отсутствие номеров, дат в реквизите).
Следующий пункт не совсем правильный, даже запрещенный.
5. При возможности переделать приказы подстать будущему журналу регистрации (новые даты или номера).
Для этого пункта даже вспомнилась шутка:
Бухгалтерам на заметку: Если расходную накладную забить дурью, то из нее выйдет неплохой приходный документ.
А как вы считаете, как бы вы справились с подставленной задачей: огромная коробка хаоса с повторяющимися названиями документов «ПРИКАЗ»??