В этой статье расскажу на что стоит обратить внимание при построении системного бизнеса. Как освободить своё время для дальнейшего развития компании. Или что нужно сделать в компании до того, как вы спланируете свой месячный отпуск на Бали или Пхукете.
1. Опишите все бизнес процессы в компании.
Чем точнее опишите, тем проще будет передать ответственность исполнителям. Вы должны договориться с сотрудниками о порядке совершаемых действий. Все что не пропишите они будут делать по своему или не делать вообще. Собственно, по этой причине собственники привязаны к своему бизнесу, и постоянно "правят горбатого" своим сотрудникам. Здесь подробнее.
2. Сформируйте организационную структуру компании (актуально для компании от 15 человек).
Отдельные бизнес процессы объединяются в группы по направлениям Отдел продаж - Отдел закупок - Отдел оказания услуги - Отдел контроля качества - Финансовый отдел - и т.д. Распределите роли между руководителями отделов, откройте штатные единицы для реализации, описанных бизнес-процессов. Запомните и уясните важную вещь, как аксиому. В любом описании процесса, вы должны сформировать должность и подобрать под неё человека, а не создавать должность под конкретного человека. Любая привязка к человеку может стоить вам и вашему бизнесу очень дорого. подробнее в этой статье.
3. Сформируйте мотивацию персонала.
Мотивация должна создавать силы и энергию у сотрудника для выполнения своих обязанностей. Она служит договором между вами и сотрудниками о том, за какие действия и результаты вы покупаете их время.
4. Все договоренности с сотрудниками (обязанности, права, ответственность) должны быть оформлены в виде Регламентов, Положений, Должностных инструкций, Алгоритмов.
Они будут служить опорой для вас и сотрудников при ведении дел. Запомните, что ваши сотрудники не могут мыслить так как вы, иначе они бы вас нанимали на работу, а не вы их. Поэтому создайте "карту действий", которая приводит к результату, который вы ждёте от них и определите границу дозволенности поступать по своему усмотрению.
5. Создайте систему документов, через которую вы сможете в режиме онлайн отслеживать каждый показатель в компании и эффективность каждого сотрудника.
Каждый документ - это точка контроля. Информация из каждого документа должна отражаться в Финансовой и Управленческой отчетности компании. Эти отчеты отражают здоровье вашей компании, позволяют составлять план и прогноз на будущее. Цифры из документов всегда вам подскажут что работает, а что нет.
Планирование - Исполнение - Контроль - Анализ.
Пусть эти 4 слова, станут вашей молитвой и молитвой ваших ТОПов. Все процессы в компании должны проходить этот цикличный круг. Начинающий бизнесмен замыкает все функции на себе и участвует в каждом элементе, ежедневно разрывая себя на части. Начинайте постепенно освобождать себя от обязанностей в следующем порядке:
А) Расставьте точки контроля (конверсии, количество звонков, количество произведенных материалов, рентабельность). Определите процедуру контроля за персоналом, чтобы их действия в компании стали прозрачными, и при желании вы могли посмотреть сколько пользы принес сотрудник компании.
Б) Делегируйте процессы этапа Исполнение. Пусть сотрудники занимаются всей операционкой. Ваша задача направить их потенциал в нужное русло.
В) Делегируйте этап Планирование ТОПам (руководителям отделов). Ваша задача координировать действия между отделами, чтобы их работа была слаженной. Ранее все планы были в вашей голове, теперь вы используете узкопрофильные мозги, именно поэтому они справятся с планированием лучше вас. Помните, что именно вам надо координировать их действия и создать из них команду.
Г) Полное делегирование этапа Контроля возможно на уровне, когда вы передали ответственность за Планирование и Исполнение. Назначьте человека, который не имеет никакого отношения ко всем сотрудникам в компании, который не относится ни к какому отделу, кто может спокойно и беспристрастно выявлять нарушения и действовать согласно вашим инструкциям.
Д) Этап Анализ - самый важный этап в системе, который требует особенного внимания собственника. Именно на этом этапе рождались и погибали крупнейшие компании. Пусть ТОПы предоставляют вам результаты своих работ за период, свои предложения по улучшению. Но именно вам решать, что делать дальше. Делегирование этого этапа может произойти только при передаче места Генерального директора, когда собственник отходит от дел. Но до этого момента предстоит проделать огромную работу, чтобы быть уверенным в стабильности вашей бизнес модели в нашем нестабильном мире.
Далее в своих статьях буду подробно раскрывать каждый пункт и углубляться в тематику построения систем в бизнесе.