У сторон контракта появилась возможность формировать и подписывать документы о приемке товаров, работ и услуг в электронном виде.
Сделать это можно при взаимном согласии на электронный обмен документами в личном кабинете. Пока что эта опция необязательна к использованию.
Что добавить в контракт?
- Пункт о возможности оформления документов о приемке в электронном формате.
- Пункт о сдаче товаров, работ и услуг посредством формирования универсального передаточного документа (УПД).
Все это делает процесс исполнения контракта прозрачным. Если приемка будет производится в электронном виде, информация сразу поступит в единую информационную систему (ЕИС), а затем отправится на учет в бухгалтерию.
Поскольку инструмент новый, использовать его в некоторых случаях сложно из-за огромного объема данных. Например, при приемке лекарственных препаратов нужно вносить множество дополнительных реквизитов, поэтому тут потребуются доработки.
Если вы и дальше планируете работать с контрактной системой, то уже сейчас стоит начать использовать электронное актирование, чтобы отладить порядок приемки товаров, работ и услуг конкретно в вашей компании. Потому что, когда это станет обязательным, придется «набивать шишки» на ходу.
Федеральное казначейство уже разместило на сайте ЕИС обучающие материалы по нескольким схемам:
1. Полная приемка товаров, работ и услуг
2. Частичная приемка товаров, работ и услуг
3. Отказ от приемки товаров, работ и услуг
Для первого варианта будет следующий алгоритм:
- Поставщик авторизуется в личном кабинете(ЛК) ЕИС и ищет контракт со статусом «на исполнение» из перечня, которые ему доступны в ЛК.
- Выбирает из списка этап и формирует акт (пункт в меню «Создать первичный учетный документ»). Тут нужно будет заполнить все обязательные поля и поставить свою электронную подпись.
- Поставщик отгружает товар и передает этот распечатанный акт в бумажном виде заказчику. Заказчик отдает расписку о получении товара. Все это происходит в процессе приемки.
- Со стороны заказчика принимать товар может как одно уполномоченное лицо, так и приемочная комиссия (не менее 5 человек). Если работает приемочная комиссия, то бумажный акт подписывают все, кто в нее входит.
- Заказчику нужно авторизоваться в ЛК ЕИС и найти документы со статусом «Ожидает подтверждения получения» и подтвердить их: составить акт о полной приемке товаров, работ и услуг, заверить его электронной подписью и направить поставщику.
- Заказчик формирует и размещает информацию и документы об исполнении контракта в реестре контрактов в течение пяти рабочих дней.
Как нужно действовать в двух других случаях есть в инструкциях на сайте ЕИС.
Пользовались уже этим инструментом? Поделитесь впечатлениями!
Статья подготовлена по материалам КонсультантПлюс.