В 2015 году, ровно 5 лет назад, мы открыли конференционную компанию - Auditorium-CG. Все было как в историях про успешные стартапы: 1,5 человека в штате, старый маленький офис, работа без отдыха и выходных, друзья-подрядчики, повсеместный бартер и т.д.
1 апреля 2020 года мы всей командой собирались отпраздновать первый юбилей. Были планы о красивом празднике, ярких речах благодарности команде и грандиозных целях. И тут случился COVID.
Новые реалии - новые мы. Как все начиналось
Рынок бизнес-мероприятий - это зеркало экономики страны. Он первый падает от кризисов, и первый приходит в себя. Но с такой катастрофой, как этой весной, организаторы мероприятий еще никогда не сталкивались.
Сотрудники крупных компаний стараются часто ходить на деловые события, чтобы узнать, как дела у конкурентов и на рынке в целом, находить новые решения и заключать выгодные партнерства. В любые кризисы бизнес-форумы жили и помогали выжить другим. А этой весной вирус просто отобрал у всех возможность проводить любые мероприятия
Вариантов было всего два: либо действовать, либо ждать, когда все наладится.
Хотя в конце зимы коронавирус еще не так сильно вошел в жизнь людей, на уровне крупных компаний уже начали приниматься ограничительные меры. В конце февраля стали поступать отказы от участия в весенних форумах. Ситуация в мире накалялась, но мы надеялись успеть провести мероприятия в марте, до того, как вирус остановит мир.
За день до форума «Транзакционный бизнес 2020» пришел официальный запрет на проведение мероприятий свыше 50 человек.
Указы Мэра заставили полностью пересмотреть планы компании.
Какие-то форумы пришлось перенести, какие-то даже отменить. Будни превратились в бесконечную череду согласований новых дат с участниками, спикерами, партнёрами и площадками проведения. Актуализация тем выступлений спикеров с поправкой на пандемию, обновление анонсов и баннеров, сайтов и документов, сотни звонков и писем ежедневно. Команда работала на пределе возможностей, но не отступала.
С каждым с днем ситуация с пандемией усугублялась, а надежда на то, что режим самоизоляции быстро закончится - таяла на глазах. Стало ясно - нам нужно новое решение.
Скажу честно, было много сомнений и еще больше долгих обсуждений с коллегами.
Мы всегда выступали за очный формат форумов. Для нас важно, чтобы каждый участник имел возможность задать важный вопрос нужному человеку, и, смотря в глаза, получить честный ответ. Но как это сделать, когда всем нужно сидеть дома? Дожидаться окончания изоляции? Проводить мероприятия летом в онлайне? Или вообще переносить всё на осень?
А была ведь ещё и финансовая сторона. Для нас было критически важно поддержание финансовой устойчивости и сохранение всей команды, чтобы осенью выйти на полный оборот. Финансовой подушки до стабильных времен могло не хватить, а отправлять людей в неоплачиваемый отпуск было бы бесчеловечно. Так что решение оказалось единогласным. Мы проводим форумы онлайн!
Ни опыта, ни навыков у нас на тот момент не было. Только большое желание самим выкарабкаться из сложившейся ситуации и помочь другим.
Поиск решений: как не потеряться в многоголосье бесплатного контента и перенести атмосферу очных мероприятий в онлайн
Как только объявили локдаун, на рынке появилось колоссальное количество онлайн-мероприятий, в большинстве своем, бесплатных. Люди стали массово потреблять контент, сделанный в спешке на коленке, иногда полностью разочаровываясь в онлайн-форматах.
Также, нас очень удивило, когда коллеги стали снижать цены, порой, более чем на 70%. С условных 40 000 руб за оффлайн-форум стоимость падала до 5 000 - 7 000 руб за онлайн. Подобный демпинг полностью обнулял цену самой работы по подготовке мероприятий.
Почему мы должны обесценивать труд всей нашей команды? Почему рекламный контент стал востребованнее качественного?
Мы не стали делать как все.
Конечно, мы снизили стоимость билетов на 30% - примерно столько забирают организационные расходы на проведение форумов.
Дальше встал вопрос - какими же должны стать наши онлайн-конференции?
Для нас было очень важно максимально перенести атмосферу очного форума в онлайн. Важно, чтобы каждый участник мог:
● Видеть и слышать спикера;
● Задать спикеру важный вопрос во время общих обсуждений или поговорить с ним лично;
● Обсудить с коллегами по цеху интересующие темы и сохранить кулуарные беседы;
● Давать обратную связь и участвовать в активностях форума;
● И при этом не потерять динамику и насыщенность каждого мероприятия.
В ТОП вышли 3 идеи:
- Использовать мобильное приложение для проведения конференций;
- Разделить форум на несколько небольших трансляций и растянуть их на неделю;
- Перенести в онлайн почти без изменений, добавив новых фишек.
У каждой из этих идей были свои плюсы и минусы:
1. Мобильная конференция - это возможность участвовать в мероприятии, не отрываясь от своих дел. Слушать о мотивации персонала, занимаясь спортом на балконе - бесценно. К тому же мы нашли подрядчика - компанию Skill Cup, которая за весьма скромный бюджет предлагала широкий набор дополнительных функций.
Но будут ли люди действительно слушать выступления, занимаясь уборкой, готовкой или гуляя в парке? Мы провели эксперимент и поняли, что нет.
2. Превратить форум в сериал (2-3 спикера в день, на протяжении недели) - с одной стороны позволит не отнимать у участников много времени, а с другой - полностью расфокусирует их внимание. Конференция - это когда все вместе, когда мозговым штурмом рождаются общие решения, и здесь важно не потерять запал.
Но сохранится ли этот запал, если в день будет 1.5 часа выступлений, и форум будет длиться неделю? Вспомнит ли кто-то в пятницу важный тезис понедельника, который мог бы стать революционным решением в пятничном вопросе? В общем, тоже нет.
Плюс эти два варианта отягощались тем, что новые идеи - новые для всех. Это совершенно новый и непривычный формат потребления информации. Большинство спикеров не только не работали в подобных форматах, но зачастую даже не представляют, как это должно выглядеть на выходе.
3. Перенос очного форума в онлайн в привычном виде. Это выглядело задачкой со звёздочкой, но казалось для нас самым приемлемым вариантом по сохранению смысла нашей работы. Его и взяли в разработку.
Нужно было выбрать площадку, разобраться, что нам от неё нужно, и как слепить вместе все наши хотелки, чтобы они работали.
Проба пера: наш «первый раз» в онлайн
Нельзя просто так взять и перенести в онлайн то, что годами работало в оффлайне, да ещё и брать за это деньги.
В конце апреля мы провели первый бесплатный банковский онлайн-митап «Как сохранить высокое качество банковского сервиса во время самоизоляции?». От идеи до эфира прошло полторы недели.
В итоге мы получили 86 регистраций, отличные отзывы участников, которые успели изголодаться по качественному и полезному контенту, и самое главное - так необходимый нам опыт!
Мы увидели все плюсы и минусы онлайн-мероприятий, получили обратную связь, разобрались с техническими деталями, убрали лишнее и добавили важное.
В итоге, имея на руках все вводные и подкрепив их полученным опытом, провести форумы мы решили на платформе Tellsy. И к ней мы прикрутили Telegram-канал, который стал одновременно и электронной программой мероприятия, и дискуссионной площадкой.
Чудесным бонусом к онлайну на Tellsy стал наш старый знакомый, Алексей Михайлов - блестящий модератор.
От модератора напрямую зависит успех форума. Модератор не должен быть конферансье, он должен быть хозяином ситуации, активным ведущим, имеющим свой взгляд и своё мнение, умеющим держать внимание аудитории. Это сильно влияет на вовлечённость участников и их желание не отвлекаться от происходящего.
Еще один важный момент. Мы не стали менять тайминг форумов.
Одно мероприятие, как правило, идет 1-2 дня с перерывами на обед и кофе. Мы боялись, что люди не будут сидеть два дня за экраном и слушать выступления. Но нам было важно, чтобы вовлечены были все по-максимуму. Не буду лукавить - никто не верил, что “full house” будет с утра до вечера, особенно на двухдневных форумах.
Но мы ошиблись.
Утром, днём и вечером, на каждом мероприятии мы видели практически не меняющиеся цифры. Участники не уходили.
Для нас это была очень важная победа. Победа контента, качества и реализации сложной идеи.
Итоги и выводы
Команда с честью прошла это испытание и могла удовлетворенно выдохнуть.
Колоссальная мультизадачность, постоянно меняющиеся внешние условия, нервное напряжение от пандемии, страх за себя и близких, и полное непонимание, чего ждать от завтрашнего дня. Успешные форумы были глотком воздуха и очень важным результатом напряженного труда.
Кстати, несмотря на внушительные финансовые потери, мы не просто сохранили весь коллектив, мы не пошли на снижение заработных плат. Все сотрудники получали 100% оклада с начала и до конца периода самоизоляции.
Как итог, 1 квартал мы закрывали де-юре с прибылью по УСН, но с долгом в 1,5 млн. руб. де-факто. Т.е. если бы у нас все участники, которые оплатили участие до форумов попросили деньги обратно, то накопленных средств не хватило бы расплатиться.
По итогу на данный момент:
1 000 000 - долг перед государством;
2 150 000 - долг перед контрагентами.
Но главное — мы сохранили команду, подтвердили свою хорошую репутацию и готовы к предстоящему сезону.
Основная тенденция, которую мы сейчас наблюдаем — это голод по профессиональному живому общению и острая необходимость в экспертной актуализированной информации. Сейчас мы чувствуем ответственность за то, чтобы дать возможность профессионалам встретиться и найти компетентное решение на вызовы нового времени.
Главная задача для всех компаний сейчас — принимать правильные решения для бизнеса в условиях масштабных изменений и тотальной неопределенности.
Мы уже подготовили все мероприятия третьего квартала. Это огромная исследовательская работа и интервьюирование ведущих экспертов. Повестка форумов соответствует вызовам времени и призвана решить или облегчить каждую боль участников рынка.
Как итог, я хочу сказать, что, невзирая на все невзгоды, которые нам принёс COVID-19, сейчас мы на пике своей формы!
За 3 изоляционных месяца мы получили такой колоссальный опыт по всем фронтам, что сейчас я уверен - нам под силу не только быстро вернуться в былую форму, но ещё и помочь в этом другим! Материально помочь не сможем, но мы умеем делать несмотря-ни-на-что-крутые конференции, на которых собираем людей с нужными ответами на больные вопросы. Так что — ждём вас осенью!
Юрий Окишев, Генеральный директор «Auditorium CG».
Отзывы участников c прошедших онлайн-форумов:
Ознакомиться с программой осенних мероприятий вы можете на нашем сайте
*Материал подготовлен компанией Auditorium Conference Group