Вопрос проверки контрагента на благонадежность становится неотъемлемой частью для большинства компаний, которые ежедневно заключают сделки с новыми партнерами на оказание каких-либо услуг.
Зачем нужна проверка
Дело в том, что ФНС не несет ответственности за неправомерность контрагента в случае неудачной сделки, а требует от бизнеса самостоятельности в этом вопросе. Таким образом, все риски возлагаются непосредственно на налогоплательщика.
- Финансовые риски: поставка некачественного товара, несоблюдение сроков поставки, расходы на судебные процессы и другие финансовые траты
- Законодательные риски: если ФНС посчитает контрагента недобросовестным, то компании могут отказать в возмещении НДС и начислить налоговые штрафы.
Компании выбирают между тремя способами проверки: с помощью сторонних сервисов, собственными силами вручную и через систему электронного документооборота. Мы остановимся на последнем.
Возможности проверки в СЭД
На базе системы электронного документооборота WSS Docs от WSS-Consulting, появилось решение, которое отвечает за проверку контрагентов. Мы внедрили данное решение многим нашим клиентам и адаптировали его под конкретные требования каждой компании. Продемонстрируем один из возможных вариантов реализации такого решения.
Например, реализовать процесс проверки можно таким образом, чтобы пользователь не смог заключить договор в системе без соответствующей проверки. Это можно сделать с помощью соответствующего уведомления.
В случае, если контрагент был в списке «Проверенных», система обозначит его зеленым цветом и не будет препятствовать заключению сделки.
Процесс проверки
- Пользователь запрашивает в системе проверку контрагента
- Запрос приходит ответственным за проверку сотрудникам компании
- Формируется список вопросов, ориентированных на деятельность данного контрагента (перечень вопросов администрируется компанией-заказчиком при разработке решения)
- Сотрудник запрашивает у контрагента свидетельства о постановке на налоговый учет, бухгалтерскую отчетность за год, удостоверяющие документы, сведения о контрагенте в ЕГРЮЛ.
- Полученные данные вносятся в анкету контрагента
- В системе формируется уровень возможной опасности, состав проверяющих и сроки проверки
- Выносится решение
1. Контрагент благонадежный – сделка состоится
2. Высокие риски несоблюдения обязательств контрагентом – отказ в заключении сделки
3. Риски незначительные – сделка состоится, но при других условиях (например, компания может минимизировать финансовые риски, обозначив контрагенту свои условия)
Проверка контрагентов необходима, чтобы снизить финансовые и законодательные риски. Система электронного документооборота позволяет сделать процесс проверки полностью прозрачным, что значительно экономит время сотрудников, а также минимизирует риски, связанные с человеческим фактором.
Решение является собственной разработкой компании WSS-Consulting.