Как настраивать?
Как смотреть?
Что есть в штате?
Разберемся и покажем фишки :0
Возможности штатного функционала Битрикс24.CRM
- Откроем на рабочем портале «График отсутствий».
- Если Вы еще не знаете где он «живет» просто наберите в поисковой строке портала «График отсутствий» и Битрикс24.CRM подскажет.
- Модуль позволяет руководителю, администратору портала, начальнику отдела кадров указать планируемые и реальные периоды отсутствия каждого сотрудника компании, например, отпуска, командировки, отгулы и больничные. Модуль также учитывает отметки и из личных календарей сотрудников (работа вне офиса и т.п.).
Обязательные поля для описания причины отсутствия:
- Тип отсутствия (корректируемый список описания).
- Причина отсутствия.
- Период – начало и конец отсутствия.
Как это должно работать?
- Ваш сотрудник собрался в отпуск и заполнил карточку заявки.
- Вы, коллега или система планируете поручить своему сотруднику, которого не будет или уже нет на работе новую задачу.
- Приложение проверяет отсутствие этого сотрудника по графику-реестру, и автоматически перераспределяет эту задачу замещающему члену команды.
- При этом в случае прямого обращения система напомнит всем, что конкретный сотрудник, к которому пытались обратится не доступен, он отдыхает или в командировке.
- Во всех чатах портала будет висеть соответствующая иконка демонстрирующая реальный статус этого сотрудника.
Зачем это нужно?
- Чтобы руководители и сотрудники помнили, что их коллега в настоящее время отдыхает и учитывали это в своих и производственных планах.
- Чтобы сотрудник трезво рассчитывал свои силы и до отпуска максимально закрыл или передал все свои не завершенные дела другим сотрудникам отдела, вовремя доложил и отчитался перед непосредственным руководителем.
- Чтобы за несколько дней до начала отпуска сотруднику не добавляли новые задачи, дела или поручения, которые он не сможет выполнить по объективным причинам, а равномерно распределили их между другими сотрудниками.
- Чтобы руководители могли планировать отпуска своих сотрудников в течении года без ущерба производственным интересам.
- Чтобы минимизировать фактор человеческой ошибки и простой забывчивости.
ВАЖНО:
- Модуль «График отсутствий» очень важен и максимально эффективен для компаний с большим количеством сотрудников и в том случае, когда часть сотрудников работает «в полях» на выездах или территориально разбросаны по местности, городу, региону.
- Штатный модуль Битрикс24.CRM «График отсутствий» доступен на тарифах «Компания», «Команда» и «Коробка» (любой корпоративный портал).
- Как настраивается и работает этот модуль широко освещено в доступных материалах, и мы подробно обсуждали в одном из предыдущем видеоролике, копия ролика доступна в архиве на Нашем Ютуб канале.
- Для полноценного использования данных и управления процессом Вам необходимо на портал установить приложение FREE.FIX4.ORG.
Какие дополнительные возможности предоставляет приложение и как это решение успешно работает в нашей компании?
- При установке приложения на портале автоматически создается отдельная группа FREE.FIX4.ORG – График отсутствий.
- Эта группа содержит специальный электронный журнал в форме стандартного списка, в котором в режиме реального времени ведется учет отсутствий сотрудников компании.
- Периодически все сотрудники открывают список и делают в нем служебные записи, для удобства рекомендуем сохранить прямую ссылку на него (нажать звездочку) в главном левом меню портала с пометкой для всех сотрудников.
- При необходимости сделать новую запись, например, оформить очередной трудовой отпуск сотрудник активирует список и в удобной форме отвечает на штатные вопросы – указывает дату, время и причину своего планируемого отсутствия.
- Если заявление требует разрешения и согласования, то запускается робот, который проинформирует непосредственного руководителя и запросит его разрешение. В случае одобрения руководства включится приложение со своими контрольными, информационными сообщениями и автоматическими задачами для сотрудников отдела, бухгалтерии и отдела кадров.
- В поле комментарии можно:
- Оставить сообщение коллегам, которые в отсутствие сотрудника будут продолжать работу с клиентами.
- Написать отдельное поручение.
- Выбрать сотрудника которому инициатор рекомендует передать свои незакрытые дела.
- Дальше от имени непосредственного руководителя сотрудника будут созданы автоматические задачи для нового исполнителя, чтобы клиенты компании не остались без внимания и опеки во время отсутствия отпускника.
Какие базовые задачи последовательно создает приложение для сотрудника?
- За 2 недели до начала события, отправит запрос – нет ли изменений в планах?
- За 7 дней до отпуска – повторит запрос - все ли в силе, нет ли проблем
- За 2 дня до отпуска – нет изменений, все ли в порядке, нет ли не завершенных и не переданных дел, требующих внимания?
- Если вдруг возникли изменения в планах, то прямые ссылки в задачах откроют быстрый доступ к карточке заявления, где можно будет внести комментарии или правки в графике и списке незавершенных дел и задач.
Где «живет» FREE.FIX4.ORG?
Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейс.
Чем занимается приложение?
Приложение «мониторит» присутствие сотрудников на рабочих местах, запрашивает нагрузку по не закрытым делам, сделкам и равномерно распределяет дела (лиды, сделки) между присутствующими сотрудниками компании.
Подробно об возможностях и особенностях настройки приложения можно ознакомится в видеоролике, который находится в архиве на нашем Ютуб канале или в инструкции.
Кто может установить приложение?
- Только администратор портала.
- Наберите в поисковой строке «конвейер» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
- Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
- В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Настройка приложения:
- После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем ее и войдем в режим настройки. Не забудьте принять предложение от системы вступить в специальную группу.
- Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки:
- Выбранный тип сущности(ей).
- Стадии.
- Сотрудников.
- Частоту проверки.
- Загрузку сотрудников в режиме реального времени.
- Количество просроченных задач.
- Кто из сотрудников менее нагружен.
- Какой БП учитывается.
- Регулируемые опции (радиокнопки) – Учитывать просроченные задачи и статус дня да или нет?
ВАЖНО:
- Не забудьте включить галочку учитывать статус дня.
- Теперь нужно настроить бизнес-процессы электронного журнала –отсутствий.
- Открываем список правами администратора группы:
- Выбираем настройки бизнес процессов, режим редактирования – «Уведомление».
- Доступ к редактированию откроется только если вы не забудете принять приглашение и стать членом группы.
- В штатном графическом редакторе Битрик24.CRM необходимо в шаблоне внести индивидуальные правки вашей компании:
- В разделе константы или переменные прописать реальные данные ID вашей группы и списка.
- Где живут на вашем портале нужные Вам ID наглядно показано в этом ролике и расписано в инструкции. Просто скопируйте их и пропишите в нужном поле, затем сохраните изменения.
Все остальное приложение сделает за Вас. - Если вдруг понадобятся изменения в текстах задач или параметрах, то правки тоже делаются здесь, но подробно как мы обсудим в следующем видеоролике.
- Приложение начинает работать сразу по завершению настроек.
- Для полного счастья и удовольствия работы не забудьте ознакомить ваших сотрудников правилами, возможностями приложения и провести с ними мини-курс обучения.
В каких тарифах работает приложение и график отсутствия?
«Команда» и любая корпоративная версия (коробочная версия Битрикс24.CRM).
Сколько стоит приложение?
- Приложение, разработанное нами, работает бесплатно в течении 30-дней.
- Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
- Все наши приложения, установленные на Вашем портале вне зависимости от их количества, будут для Вас бесплатны если Вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24.CRM через нашу компанию.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»