Отдых нужен каждому! Но просто взять и уйти отдыхать не получится:
- Нужно завершить или передать начатые сделки или бизнес-процессы,
- Нужно оформить необходимые для этого документы и отчеты,
- Нужно настроить программы, которые могут понадобиться во время отпуска в непредвиденной ситуации на рабочем месте, и перенести данные на мобильные устройства или в облако.
В противном случае либо будут сбои в работе компании, либо будет испорчен отпуск – особенно у руководителей, которых часто отвлекают от отдыха звонками, подключением к ноутбуку или работе по сети.
Как подготовиться к отпуску?
Как же заблаговременно подготовиться к отпуску? За сколько времени до него это нужно начинать делать?
Многие владельцы бизнесов слишком сильно завязывают все процессы на себя. Недопустимый вариант при правильном устройстве системы управления! Отлучка даже на пару дней становится причиной убытков и потери сотрудников, клиентов
- В этом случае первая необходимость – распределение своих обязанностей в команде узких специалистов и передача опытному менеджеру лишь общих функций контроля, а второму - функции перепроверки результатов, составления и отправки отчетов.
- Второе, что можно сделать, искусственно стимулировать спад клиентской активности на этот период – чтобы только поддерживать бизнес на плаву, но не допускать авралов и экстренных ситуаций, которые могут потребовать Вашего внепланового возврата на рабочее место.
- Не стоит брать в работу новые проекты на период отпуска - с большинством клиентов можно договориться об отсрочке выполнения стоящих задач.
- Тщательно выбирайте период,в который Вы с наименьшими потерями и волнениями сможете отдохнуть. Обычно это периоды спада спроса в различных бизнесах.
- Дополнительная мера подстраховки – обучение "запасных" сотрудников выполнению тех же функций, которые получают на время Вашего отсутствия основные специалисты. Вдруг в Ваш отъезд кто-то из тех, кому Вы передали дела, заболеет? Будет человек на подмену.
Для подготовки таким образом потребуется не менее месяца и не менее 2-х пар Ваших выходных дней для «репетиции» ухода в отпуск.
С чего начать?
Любой опытный бизнес-тренер скажет: при правильной организации структуры компании и системы работы, учета, контроля владелец бизнеса остается задействован в нем не более чем на 20%.
Поэтому делегирование обязанностей – важнейший навык хорошего руководителя! Приобрести его можно, но нужно научиться:
- отчетливо видеть возможности сотрудников - всегда возникают ситуации, в которых быстрая реакция одного человека, кропотливая работа другого и смекалка третьего смогут устранить любые преграды на пути бизнеса,
- четко понимать их мотивацию и уметь постоянно «подогревать» ее,
- доверять персоналу: сотрудники допустят меньше ошибок и с большей ответственностью подойдут к возложенным на них новым обязанностям, если Вы, передавая дела, будете всем своим видом - поведением, мимикой, жестами и словами – вселять в них веру в них самих, в их профессионализм и безграничные человеческие возможности,
- дать доступ к важной для рабочего процесса информации большему кругу сотрудников.
Документы на отпуск готовы, а Вы?
- Уже назначили исполняющего обязанности? Нужно оформить приказ, ознакомить с ним тех, кого он непосредственно касается, сообщить всем сотрудникам о необходимости выполнять поручения Вашего заместителя, юридически правильно оформить документы, касающиеся этого (наделить заместителя правом подписи, оформить доверенность с нотариальным заверением и т. п.).
- Уже ознакомили заместителя с тонкостями рабочего процесса? Нужно обойти с ним все отделы, расставить акценты и приоритеты, передать список дел в порядке срочности.
- Сделали те дела, которые можно закончить заранее? Закрытие наиболее проблемных и растянутых по времени вопросов уменьшит нагрузку на Вашего заместителя и позволит спокойно отдыхать.
- Отложили те дела, которые можно сделать после Вашего выхода из отпуска? Многие процессы могут подождать пару недель без ущерба для бизнеса.
- Проверили настройки и работоспособность всех программ и оборудования, отвечающих за рабочий процесс? Для владельцев магазинов, например, такими будут 1С, холодильное и морозильное оборудование, системы кондиционирования и отопления, исправность автотехники для оперативной доставки необходимого. Если есть хоть какие-то сомнения в исправности, своевременное обращение в техподдержку избавит от тревог и звонков в период отпуска.
- Оповестили контрагентов, арендодателей и партнеров об отпуске? Нужно каждому из них передать контакт заместителя, отправить уведомления на электронный ящик и в мессенджеры.
- Согласовали время созвона и Вашего выхода в Интернет для решения неотложных дел? Назначьте строго определенный промежуток времени для общения с сотрудниками и не позволяйте им отступать от этого графика, иначе испортите отдых и себе, и близким.
Что ж, все готово! Выдохните, расслабьтесь, полностью переключитесь на другой род деятельности, отдохните душой и телом! Хорошего отпуска!