Будет ли это постоянной рубрикой, я не знаю. Однако представляю вашему вниманию интервью с документоведом. Для чего это? Во-первых, чтобы показать настоящую работу с «поля боя» наших будней для тех, кто живет этим и тех, кто вообще не знаком с подобным. Проявите ли вы уважением к профессии документоведа (делопроизводителя, секретаря, кадровика и т.д.), зависит от вас. Во-вторых, это способ заинтересовать и замотивировать будущих специалистов.
Гостем интервью стала Ляйсан. Она окончила университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
- Какую должность Вы занимаете?
- По должности я делопроизводитель в управляющей компании.
- Это ваше первое место работы после освоения специальности? Имея образование по документационному обеспечению управления, легко трудоустроиться?
- Сразу же скажу, что никому не нужен работник без опыта работы в данной сфере. После смены двух рабочих мест, я поняла, что офис-менеджер и оператор на телефоне это, конечно, ответвление моей профессии, но это не то, что мне нужно. Как-то разговор за обедом с семьей, зашел о том, что в нашем жилищном управлении нет секретаря. Я решилась, и мою кандидатуру приняли - стала делопроизводителем в организации, работающей в сфере ЖКХ. Как правило, подрядным организациям не требуется секретарь, так как количество документов минимально. А в УК все ровно противоположно, ведь перед ними отчитываются подрядчики.
- Можете рассказать, с какими документами Вы работаете?
- С разными, так как я веду общее делопроизводство. Однако в основном это исходящие и входящие письма, обращения граждан (жалобы, заявления и тому подобное), которых обычно бывает не более двадцати. Город у нас небольшой, поэтому и объем соответствующий. Также, исходя из этого, мною ведется первичный контроль исполнения замечаний из жалоб. Еще и архивация документов лежит на мне, но каждый отдел самостоятельно формирует дела и хранит их у себя до истечения срока хранения.
- Вы молодец, у Вас весьма большой спектр функций и обязанностей. Насколько я знаю из теории и практики, организация документооборота - это нелегкий труд, но на вас лежат еще и последующие его стадии. Ляйсан, как Вы считаете, теория документоведения сильно отличается от того, с чем Вы сталкиваетесь в практике?
- Практика всегда отличается от теории. Как говорится, легко что-то сказать, а вот осуществить сказанное уже затруднительно. Опираясь на свой опыт, могу сказать одно, у каждой организации есть уже устоявшиеся правила работы с документации и сфера, к которой относится организация, практически не играет роли. Хотя и рекомендуется использовать правила, установленные законодательством.
- Не могу с Вами не согласиться. Я думаю, такая же ситуация обстоит не только в работе с документами. Ляйсан, в связи с пандемией коронавируса, думаю, будет актуальным следующий вопрос: Ваш объем документооборота увеличился или уменьшился? И есть ли конкретно у Вас возможность работать удаленно? Внедрено электронное делопроизводство?
- Из-за ввода режима самоизоляции, наша организация продолжала свою работу, так как она относится к числу тех, кто свою работу остановить не может. Объем документооборота снизился лишь в период с апреля до начала мая. Сейчас же он вернулся в прежнее русло. Работать удаленно в моей сфере не предоставляется возможным, так как прием обращений ведется преимущество офлайн. Большая часть обращающихся - пожилые люди, которые с компьютером не знакомы.
- В завершение интервью, можете кратко сказать читателям некое пожелание, тем, кто уже работает документоведом, или тем, кто будет работать с документами? Поделитесь мудростью своего опыта.
- Обращайтесь с документами уважительно, порой от них зависит Ваша жизнь, даже если Вам так не кажется. Работающие в этой сфере люди, не забывайте о самоуважении - приносить кофе это лишь меньшая часть обязанностей, но мы умеем и знаем намного больше. А тем, кто хочет связать свою жизнь с документами, помните: скучна лишь теория.
- Прекрасная мудрость, я полностью солидарна с Вами. Спасибо, что уделили время.
Есть ли среди читателей сотрудники, как Ляйсан?
Я буду рада обсудить с вами сложность документоведения.