Концентрация руководителя на личном вкладе — сама по себе мощная сила развития бизнеса. Руководитель, нацеленный на конкретный результат, подтягивает за собой всех, кто с ним работает, мотивирует личным примером и заряжает позитивной энергетикой.Люди вынуждены подстраиваться под предъявляемый к ним уровень.
Сотрудник, у которого нет четкого ориентира, который не нацелен на результат, обкрадывает себя, лишает свою компанию возможности развиваться и обманывает своих коллег.
Особенно это ярко прослеживается в период кризиса или экстренной ситуации, когда вокруг господствует хаос, как никогда нужен структурный подход и четкое видение своего ориентира. Руководитель, который автоматически переносит задачи и методы решения из одной среды в другую, и продолжает делать то, что ему с успехом удавалось на старом месте, обречен на неудачу.
На любой новой позиции, при любом прецедентном случае, изменяется направления усилий, относительная важность каждого из трех факторов эффективного функционирования. Управляющий, который не понимает этого, начинает вдруг делать все не то и не так, хотя на старом месте работы ему удалось достичь значительных успехов. В любом случае необходима перестройка с ситуации на другую.
В этой ситуации основным инструментом вам послужит учет своих фактических временных затрат в реальном режиме времени (две недели подряд, два раза в год) или по-другому – «инвентаризация времени».
Плохие привычки, халатность появляются как раз-таки на новом этапе и как никогда они формируются в кризис. Чтобы это предотвратить, я советую вам, друзья, измерять и анализировать свое время.
После каждой «инвентаризации времени» руководитель обнаруживает «отклонения» и корректирует свое рабочее расписание.
Важно обнаружить непродуктивные усилия и отказаться от них.
Итак, для начала начнём с категоризации действий:
Для составления журнала времени Вам понадобится справочник категорий, позволяющий четко классифицировать Ваши действия. Какие категории следует выбрать? Те, с которыми Вы работаете.
Например: если Вы хотите узнать, в какой области Вашего бизнеса Вы тратите свое время, то можно выбрать категории: «Продажи», «Управление», «Администрирование», «Бизнес-развитие», «Финансы», «Оперативное управление».
Но если Вы хотите понять, какие заминки заполняют Ваше время, добавьте категории: «Телефонные звонки», «Встречи», «Проблемы с ПК», «Проблемы сотрудников», «Дорога», «Почта» и т. д.
Всегда стоит добавить категорию «Прочее».
Ваши категории действия должны быть:
1. Со смыслом, как для вас, так и для других, если это необходимо.
2. Самоопределяемыми – используйте слова, которые полностью определяют категорию (без дополнительных комментариев).
3. Взаимоисключающие – так, чтобы каждое действие попадало полностью или в главном только в одну категорию.
Журнал учета времени состоит из 7 колонок:
1. Время начала действия;
2. Время окончания действия;
Длительность – количество времени, которое Вы тратите на действие;
3. Описание действия – несколько слов;
4. Категория действия – классификация действия согласно справочнику категорий;
5. Категория времени;
5. Уровень личной энергетики (эмоциональное состояние);
Распорядок дня – это предопределенное расписание вашего обычного рабочего дня, позволяющее максимизировать время, которое вы тратите на продуктивную работу через:
-формирование естественного течения вашего дня;
-соответствие Вашим естественным алгоритмам;
-учет времени Вашей наибольшей эффективности для определенных задач;
-упаковку задач для достижения большей эффективности;
-выделение особого времени для непрерывной внешними;
-обстоятельствами работы «над» бизнесом.
Что если вы из тех людей, чей бизнес настолько нерегулярный, что невозможно составить ежедневный распорядок дня?
Составьте распорядок дня все равно. Это всегда можно сделать, хотя бы для части дня. И это стоит сделать! Для полностью непредсказуемой части дня составьте «идеальный» распорядок, имея в виду, что он должен быть гибким, но зная также, что мысленное сохранение «идеального» дня скорее подведет вас к большей продуктивности, чем стройное использование вашего времени.
Расставьте приоритеты в течение дня.
Определите приоритеты по пяти направлениям:
Главные приоритеты – те задачи, которые абсолютно необходимо выполнить именно сегодня.
Вторичные приоритеты – это то, что необходимо выполнить сегодня, но только после того, как были завершены Все главные приоритеты.
Люди – все люди, контакт с которыми Вам необходимо совершить сегодня.
Телефонные звонки – все звонки, которые Вы хотите держать в поле зрения.
Расписание – поместите в план, как и когда Вы достигнете приоритетов дня.
Выявите «воров» Вашего времени
«Воры» – это кто или что крадет Ваше время: новый сотрудник, болтливый посетитель, телефон, представитель государственных органов, вьющаяся факсовая лента, сломанное офисное оборудование, старый компьютер со слишком маленькой памятью, даже Вы сами.
Первый шаг к управлению временем это понять, кто или что крадет Ваше время
Самодиагностика
1. Определите дела для ликвидации. Задайте вопрос: «что произойдет если отказаться от выполнения этого дела? (какие встречи, беседы, командировки, звонки и т.п. непродуктивны)
2. Какие виды дел не требующих моего личного участия, я могу передать другим своим сотрудникам и они выполнят их не хуже или даже лучше меня? (Какие встречи, беседы, командировки, совещания…)
3. Сократить время работы сотрудников за руководителя: «Какие мои действия тратят время моих сотрудников и не помогают им достигать результата?»
4. В каких задачах я результативно использую свое время и за счет чего? Как я могу использовать этот опыт при решении других своих задач?
5. В каких задачах и что я должен делать по другому?
Пишите вопросы и комментарии, ставьте дизлайки и лайки. Подписывайтесь!
Искренне Ваш, Мурат Нурпеисов!