Для многих организаций наличие большого спектра оргтехники - необходимость, так как это связано с их повседневной деятельностью. Тогда как в других компаниях часть работ по печати отдают на аутсорсинг. Какие вопросы нужно решить, чтобы понять, что выбрать: покупку нового оборудования в офис или компанию с услугами печати по заказу?
Для начала давайте разберёмся, что такое аутсорисинг печати?
Предоставление файлов с заданием на печать баннеров, печать на конвертах и тп сторонней компании называется передача на аутсоринг. Услуга выполняется на платной основе и может быть единственной возможностью получить профессиональную качественную печать по доступной стоимости.
В услуги аутсорсинга может входить не только итоговая распечатка по заданию, но и предварительная подготовка файлов (графический дизайн и т.д.). Чаще всего заказывают тираж монохромной печати (пособия, документы, руководства и тп), печать на конвертах и этикетках, цветная и монохромная широкоформатная печать, печать буклетов, листовок, флайеров, календарей и других рекламных и обучающих материалов.
Эта услуга имеет смысл не во всех организациях и напрямую зависит от потребностей в печати.
Как разобраться, какой компании может понадобиться аутсорсинг печати?
Место в помещении
Есть ли у вас в помещении место под печатное оборудование? Найти место для МФУ, сканера и даже 44-дюймового плоттера бывает несложно, но некоторые машины по размерам превосходят легковой автомобиль.
Отсутствие места в офисе под печатную технику большого размера - первая причина подумать об аутсорсинге.
Объем печати
У каждого принтера, МФУ и цифровой машины есть рекомендуемый месячный объем печати. Есть ли в вашем офисе нагрузка на печать, способная оправдать расходы на печатающую технику?
Возможно, некоторые задания у вас появляются раз в год, а другие регулярно. Исходя из этого и стоит делать выводы о необходимости покупки.
Бюджет
Передача печати на аутсорсинг - отличный выбор до тех пор, пока её стоимость не превышает разумные пределы. Зачастую это происходит тогда, когда вы печатаете очень много. В таком случае, польза от покупки оборудования для печати становится явной.
Стоит также заметить, что если офисные принтеры и МФУ, даже с очень высокой производительностью не требуют наличия специального сотрудника для управления ими, то производственный принтер требует. Разумеется, если ваш бизнес связан с инженерной или архитектурной печатью, а тем более с полиграфическим или рекламным бизнесом, вам потребуется собственное оборудование.
Обслуживание оргтехники
Последний вопрос, который стоит обдумать - есть ли у сотрудников вашей компании необходимые знания об обслуживании техники? Это касается не только настроек печати (вывод файлов, настройка цветов, подготовка файла к печати и тп), но и выбора печатных материалов (бумага листовая, рулонная, глянцевая, матовая, холст и тп).
Сотрудники компании, оказывающие услуги в области печати, помогут выполнить проект эффективно с точки зрения экономичности. И вы будете на 100% уверены, что проект будет выполнен именно так, как задуман.
Выбор остаётся за вами, но мы можем резюмировать рекомендации таким образом:
- Насколько реально вам необходима машина в офисе - как часто вы печатаете конкретный проект.
- Если покупать оборудование, есть ли возможность нанять сотрудника для обслуживания машины, есть ли регулярный объем печати, есть ли достаточный бюджет для покупки или же для печати на аутсорсинге.