Когда я рассматриваю резюме соискателей или выбираю подрядчиков, или оцениваю уровень сервиса, то прежде всего оцениваю оформление и наполнение электронного письма. Удивительно, как халатно люди могут относиться к тому, что и как они пишут в e-mail.
Вот список из 5 простейших правил. Если их придерживаться, то культура вашей переписки будет на высоте.
№1. Если не можете ответить сразу — направьте статус
В отличие от чатов электронная почта подразумевает не мгновенный ответ. Отправитель даже не видит синих галочек, говорящих о прочтении его письма. Многие люди в коммерческом секторе после отправки письма звонят получателю и уточняют — получено ли письмо.
Чтобы не держать отправителя в напряжении — отправляйте в ответ статусное сообщение.
Можно не отправлять статус, если на письмо итак будет отвечено в течение часа.
№2. Пишите имя отправителя, которое выводится рядом с e-mail
Именно это имя видно в списке писем, поэтому рекомендую писать там:
Фамилия Имя — для человеческих почтовых ящиков,
Название компании — для компаний. Название необходимо писать без организационной формы и без кавычек.
№3. Формулируйте ёмкую тему
Тема — это идентификатор письма в списке. Важно уметь кратко и ёмко её формулировать. Критерий хорошей темы прост: если глядя на тему можно вспомнить о чём письмо, то тема сформулирована верно.
Правильно сформированная тема существенно ускоряет сортировку и обработку писем. С правильной темой меньше шансов угодить в СПАМ или остаться незамеченным.
Структура темы для наиболее частых писем:
- реквизиты документа, если письмом направляется документация;
- Фамилия, Имя, Профессия (должность), если направляется резюме;
- дата события, если направляется информация о хронологически важном событии;
- данные компании (наименование, город), если направляется информация о компании;
- статус, если высылается статусное сообщение.
№4. Вставляйте приветствие
Удивляет, что многие писатели электронных писем могут запросто проигнорировать приветствие. Это так же неэтично, как не здороваться при встрече.
Удивляет, что многие пишут приветствие в каждом электронном письме. Это так же странно, как и здороваться с одним и тем же человеком в течение дня при каждой встрече.
Когда приветствовать:
- Начали новую переписку и при этом адресата в день письма ещё не приветствовали.
- Продолжили давнюю переписку (оставленную более 2-3 дней назад) и при этом адресата в день письма ещё не приветствовали.
Когда приветствовать не стоит:
- Приветствие в день письма уже было.
- Продолжается старая переписка, заброшенная на 1-2 дня. К примеру, вчера вечером вы получили очередное письмо в рамках переписки, то сегодня утром на него можно ответить без приветствия.
Что писать в приветствии:
Здравствуйте!
Имя Отчество, Здравствуйте!
Имя, Здравствуйте!
В зависимости от уровня общения и известных параметров адресата.
Я обычно ставлю восклицательный знак после приветствия (я вообще человек эмоциональный), но есть другие точки зрения по поводу знака.
Почему не стоит писать: Добрый день, вечер, утро?
Могут быть разные часовые пояса.
Не известно когда человек прочитает письмо.
Страшного в этом ничего нет, но комментарий: «Это у вас там день, у нас ночь уже!» читатель под нос себе уронит.
С чего начать письмо, если писать приветствие уже не стоит?
Начните письмо с обращения к адресату.
Иван Иванович, у меня к вам новый вопрос …
Иван, ваш заказ поступил к нам утром, а к вечеру мы его уже исполнили! …
№5. Вставляйте в письма подпись.
Письма без подписи — это недооформленные письма.
- Подпись однозначно показывает — письмо закончено, я всё сказал.
- Подпись однозначно говорит, кто написал письмо. Для корпоративных e-mail очень актуально.
- При анализе переписки подпись отделяет одно письмо от другого.
Что писать в подписи:
Если письмо пишет человек (личный e-mail):
Пожелание,
Фамилия Имя (можно и отчество, если без него к вам лучше не обращаться),
Например:
Всего доброго,
Греков Михаил
Если письмо пишет представитель компании (корпоративный e-mail):
Пожелание,
Фамилия Имя (можно и отчество, если без него к вам лучше не обращаться),
Наименование компании,
Должность,
Контактный телефон.
Например:
С уважением,
Иванов Иван Иванович
ООО «Рога и копыта»
Директор
8-963-56-52
*****
Вот и всё! Если полезно — ставьте 👍 и подписывайтесь на канал.