Надо аккуратно собирать всю первичную документацию от поставщиков. Вы скажите, чего здесь нового? Мы это знаем!!!
Однако вы уверены, что собираете всю первичку от поставщиков??? И как следствие уменьшаете НДС в полном объеме?
Я могу сказать так, у нашей бухгалтерской фирмы есть клиенты, которые почти на 100 % собирают все документы, а есть и те, кто делает это очень плохо. Хотя все не против уменьшить НДС к уплате, и все знают, как важно собирать документы от поставщиков. Почему же так получатся?
Чаще всего это проблема строительных организаций (они почти все работают с НДС), потому что материалы для объекта приходят на стройку, там рабочим вручаются документы, и они их благополучно теряют. У них всё в порядке, они материалы получили. И даже после бесконечных напоминаний, они все равно не передают всей документации в бухгалтерию.
Идём дальше, рабочий потерял документы, в конце квартала бухгалтер видит, что определенному поставщику отправлялись деньги, а документов нет или есть, но не все. Дальше идет запрос поставщику, «пришлите повторно нам документы». Оригиналы в этом случае очень сложно получить еще раз, некоторые поставщики это делают за дополнительную плату (и это логично) Поставщик долго ругается и может прислать документы в электронном виде, но если документов не хватает несколько десятков, то никто не будет их Вам сканировать в таком количестве. Вам пришлют акт сверки, но от него толку мало, потому что в актах сверки чаще всего стоят номера товарных накладных, а не счетов-фактур. Эти номера могут совпадать, а могут отличаться. В этом случае можно запросить, реестр выданных счетов-фактур или выписку из книги продаж, в этих документах будет вся необходимая информация.
Но тут есть проблема, эти документы часто не присылают, тому причин много:
- нет закона по которому бухгалтерия поставщика должны предоставлять эти документы (некоторые поставщики на этом основании отказывают в их предоставлении);
- это бывает технически сложно сделать, если поставщик – крупная организация, или там просто завал в бухгалтерии;
И даже если вы, переругавшись со всеми, всё-таки получили заветные номера счетов-фактур, при проверке от налоговой инспекции вы всё равно не имеете на руках оригиналы документов. Сами понимаете, чем это чревато!!!
Самый лучший вариант, это контролировать получение первичной документации при поставке товара и отвечать за это должен не работяга, который принимает материалы и не бухгалтер, который потом обзванивает поставщиков, а менеджер, который ведет объект. Он может сам не принимать машины, но он должен наладить процесс и потом ответить перед руководством, если не справится с этой задачей. Ему это проще всего сделать, ведь он знает и рабочего, и поставщика.
В Европе есть такое понятие, что главная задача менеджера, это документальное закрытие сделки, а не только получение товара или денег (это только часть работы, бывает не самая большая).
Друзья, подписывайтесь на мой канал, здесь будет еще много важной информации!
Коллеги, мне интересно Ваше мнение в этом вопросе, может у кого-то есть другая информация или кто со мной не согласен, пишите комментарии, обсудим.