Да, нужно. Но давайте разберемся, какие именно. Уставные документы, первичные документы, кадровые документы, конечно нужно. Есть законодательные акты, в которых расписано какой вид документов, сколько нужно хранить.
Однако есть, документы, которые можно хранить в электронном виде и нет необходимости их распечатывать:
- банковские выписки;
- отчетность;
- кассовая книга.
В прошлом, ещё года четыре назад было принято у бухгалтеров распечатывать все банковские выписки и платежные поручения к ним. Зачем? На всякий случай. Вдруг что-то с 1С Бухгалтерией случится или у банка отберут лицензию, а нам потребуется информация. Ну и вообще, чем-то же надо заниматься бухгалтеру на работе. И раньше, когда вся банковская система только формировалась, это было обоснованно. Но сейчас уже другое время.
Сейчас нет необходимости и тем более закона распечатывать банковские выписки. Вся информация прекрасно храниться в 1С Бухгалтерия (архивные копии которой постоянно сохраняются) и в банках-клиентах. Даже если Вы закрыли расчетный счет в банке, вы всегда можете туда обратится и Вам распечатают все движения по Вашему счету. И не нужно тратить время на распечатывание и архивирование платежек. Вы также существенно сэкономите на месте в офисе и на расходных материалах к принтеру.
Конечно, если у Вас небольшие движения по организации, то это не проблема. Но если у Вас больше 20 платежек в день проходит, то за пару лет работы фирмы, Вам придется выделять отдельный шкаф под хранение этих документов, которые по факту ни кому не нужны.
А теперь представьте, сколько займет места банковские выписки и платежки по всем клиентам нашей бухгалтерской фирмы (клиентов у нас около сотни, многие с существенными оборотами). За один год работы мы легко забьем стеллажами с банковскими выписками помещение больше, чем мы сейчас в принципе занимаем, не говоря уже про то, что нужно пару отдельных сотрудников для этого выделять. И за все годы работы мы ни разу не почувствовали необходимости в бумажных платежках.
Поэтому мой Вам совет, если Вы бухгалтер, то прекратите распечатывать банк, потратьте время на профессиональное развитие. Если вы директор, то запретите это делать Вашему бухгалтеру, он тратит Ваши деньги впустую.
Тоже самое с положительными протоколами на отчетность. Раньше отчетность сдавалась поквартально, и было небольшой проблемой всё распечатать, но теперь бухгалтера сдают отчетность ежемесячно даже по нулевым фирмам, количество этих протоколов очень большое, они все прекрасно хранятся в сервисах для сдачи отчетности и в нужный момент к ним всегда можно получить доступ. А как можно распечатать декларацию по НДС я вообще не понимаю, там тысячи страниц в крупных фирмах. В общем, это не нужно.
И тоже самое с кассовой книгой, с введением он-лайн касс – печатать кассовую книгу стало правом, но не обязанностью, так как все данные передаются в налоговую инспекцию по интернету.
В итоге, бухгалтер может иметь 30 лет стажа, но по факту он 30 лет платежки печатал и мало чем отличался от охранника в офисе.
И теперь мы подошли к самому главному, как бухгалтерские фирмы умудряются заменять бухгалтеров, которые работают на полный рабочий день? Легко. Если бухгалтер весь день только и занимается тем, что разносит банк вручную (прошлая статья), а потом еще и все распечатывает все платежки. А в бухгалтерских фирмах, эти процессы оптимизированы, там бухгалтера занимаются отчетностью!
Друзья, подписывайтесь на мой канал, здесь будет еще много важной информации!
Коллеги, мне интересно Ваше мнение в этом вопросе, может у кого-то есть другая информация или кто со мной не согласен, пишите комментарии, обсудим.