Как быть эффективным и не терять фокус, работая из дома
Когда грянул коронавирус, компании начали повально переводить сотрудников на удаленку. Для тех, кто и прежде работал из дома, ничего не изменилось, а вот остальным пришлось подстраиваться под новые обстоятельства, причем некоторым – буквально ломать себя через колено. Если вы все еще не привыкли к новым условиям работы – эта статья для вас.
Светислав Лигновский, методолог систем дистанционного обучения в Телеконтакте, рассказывает, как работать из дома не менее (а то и более) эффективно, чем в рабочей обстановке офиса, и делится собственными лайфхаками.
Эффективная работа держится на трех китах: управление хаосом, организация входящих задач и контроль их выполнения.
Управление хаосом
Первая задача, которую нужно решить – организация хаоса в систему, которой можно управлять. Начать имеет смысл с того, что находится в прямой зоне вашей видимости.
Главный принцип таков: чем сложнее система, тем проще с ней работать. Парадоксально, но факт.
Вы работаете из дома. На домашнем компьютере у вас есть папки «Работа», «Кино» и «Фото», в которых все файлы хранятся вразнобой. Формально все организовано, а по факту работать с этим практически невозможно, потому отсмотренные и неотсмотренные фильмы лежат вместе, фотки из разных поездок свалены в одну кучу, рабочие файлы тоже. Что делать? Заводим в папке «Фото» папки «Семья», «Друзья» и так далее, в папке «Кино» - «Просмотренные», «Посмотреть» и «Новинки», в «Работе» - папки для разных проектов. Небольшое усложнение самой системы позволяет проще в ней ориентироваться.
Если у вас есть постоянные проекты, в которые нужно время от времени вносить коррективы, система должна быть максимально подробной: тогда не нужно будет задумываться, где лежит тот или иной файл. С аналоговым рабочим пространством то же самое: если дома для каждого предмета определено место, нет вопросов, где что лежит. Это потребует привыкания, но в дальнейшем значительно облегчит жизнь.
Работа с входящими
Когда вам поступает новая задача, нужно первым делом определить ее источник и зафиксировать.
Зачем это нужно?
Во-первых, задачи часто дублируются, особенно если вы находитесь в кросс-подчинении.
Во-вторых, задачи приходят из разных источников. Вы начали переписку в почте, продолжили в мессенджерах или в конференции в Zoom – и отовсюду сыплются задачи.
Все обращения нужно обработать и организовать в список задач. Делать это можно разными способами, аналоговыми и цифровыми.
Ежедневник
Это самый элементарный и очевидный способ, не требующий ничего, кроме тетради/блокнота и ручки. Тем не менее, список дел из ежедневника не всегда перед глазами, все время нужно возвращаться к первым страницам. Кроме того, список постоянно растет, он может начинаться на первой странице, продолжаться на второй-третьей, и полной картины того, что нужно делать, просто не видно.
Стикеры/доска
Как только поступает новая задача, ее можно записать на стикере и прилепить туда, где они постоянно будут мозолить глаза. Так же работают доски. Однако этот тип системы ненадежен в плане хранения. Стикер можно задеть, и он улетит, с доски можно случайно что-то стереть – и задача забыта.
Также эти способы не позволяют отследить прогресс выполнения задач. Например, перед вами висит стикер с задачей «Сделать квартальный отчет» - и непонятно, сделано ли уже что-то по этой задаче, на какой она стадии. Каждый раз приходится прикладывать когнитивные усилия, чтобы вспомнить подробности – это занимает время.
Приложения и CRM
Таких программ множество, и многие из них очень круты, но и у них есть недостатки. Главный из них заключается в том, что каждое приложение хорошо подходит для одних задач и плохо – со всеми прочими. Либо просто среднее по всем пунктам. Если пройтись по самым популярным «тудушникам» - все они хороши, чтобы записывать задачи и отмечать их выполнение, но не приспособлены для анализа. То же относится к CRM-системам: они представляют данные в чересчур обобщенных отчетах, которые каждый менеджер дорабатывает под себя.
Возьмем Trello – очень популярный софт, в котором можно делать доски, создавать задачи, подзадачи и так далее. Но опять же: это крутой инструмент с точки зрения организации процесса и плохой – с точки зрения хранения информации. В том же Excel, например, можно гораздо проще хранить все и давать ссылки на файлы, чтобы не ходить по папкам в поисках информации.
Из приложений самое продвинутое, пожалуй, это Notion – очень популярный на Западе софт, которым начинают пользоваться у нас. По сути это база данных и приложение для управления ими с возможностью выбрать формат отображения. Потенциально это очень крутая штука, но довольно сложная. И опять же – это дополнительная программа.
Excel
Cамый простой способ, к которому я пришел – это таблица в упомянутом выше Excel. Почему именно этот вариант? Потому что самый простой способ, как правило, оказывается самым эффективным.
Excel можно кастомизировать и автоматизировать. Не нужно устанавливать дополнительные программы и приложения – пакет Office уже везде есть. В моей таблице – названия проектов, отдельные задачи и дополнительные графы. Каждый раз я открываю ее, приходя на работу, и сразу вижу список дел на день. Можно поставить фильтр по невыполненным задачам или другим параметрам и отследить, что вообще входит в проект, какая текущая задача и так далее.
Когда поступает новая задача, ее всегда можно оформить так, как удобно вам. Например, приходит задача «Провести обучение для группы». Коротко и понятно, но это значит, что нужно снять запрос, сформировать план, сформировать группы, подготовить раздаточный материал и так далее.
Если руководитель спрашивает, почему так долго – поможет система фиксации времени: выставляйте время выполнения и следите, сколько потрачено на задачу за день, неделю или месяц, а потом делайте выводы, сколько задачи разных типов отнимают времени в среднем. Таким образом, таблица подходит не только для хранения и систематизации задач, но и для анализа и отчетности.
Контроль
Способов самоконтроля тоже множество. Я делаю обзор задач в том же Excel с помощью фильтров: на начало рабочего дня, в конце рабочего дня и далее – за неделю, месяц и год, если интересно. Фильтровать их можно также по затраченному времени, по завершенности и т.п.
***
Со стороны кажется очевидным, что работу удобно организовать именно так. Да, это верно, но в действительности мало кто эффективно применяет описанную систему на практике и тем более – пытается разобраться в ней более основательно. Несколько лайфхаков помогут вам в этом.
Лайфхак №1. Ни одна задача не делается, пока не попала в список
Вы, скорее всего, слышали про «правило двух минут»: если задачу можно выполнить за две минуты, ее нужно сделать сразу, не фиксируя. Звучит здраво, но на практике обычно выходит иначе.
Вы поговорили по телефону и договорились кому-то что-то отправить. Известно кому, известно, какой файл и где он находится, вот-вот вы собираетесь это сделать, но… На почту прилетает важное письмо, одновременно с ним – еще какая-то задача, за которую нужно взяться сразу, поскольку она в приоритете, и файл благополучно забыт. Если же сначала занести задачу в список – вы ее не пропустите. Даже если вы не выполните ее сразу – она попадется на глаза, когда вы будете делать обзор задач за день.
Лайфхак №2. Этапы следует фиксировать по мере выполнения
Допустим, вы делаете презентацию – начали, а потом ушли на обед. Лучше всего закрыть ее как выполненную с указанием затраченного времени и создать новую задачу, например: «Доделать презентацию с момента…». Почему это удобнее, чем отмечать прогресс иным способом? Не придется тратить время, чтобы вспомнить, где вы остановились.
Лайфак №3. Писать задачи нужно так, чтобы приступать к ним, не задумываясь
Описывайте то, что нужно сделать, максимально примитивно и подробно: не просто «Доделать презентацию», а «Доделать презентацию на такую-то тему, начиная с такого-то пункта». И тогда анализировать ситуацию, прежде чем приступить к работе, не придется. Не просто «Отправить файлы Кате», а «Отправить такие-то файлы по такому-то вопросу Кате». Вы просто видите задачу и не задумываясь ее выполняете. Работает тот же принцип, что и со сложной системой – чем сложнее описана задача, тем проще ее выполнить.
Как работать с отвлекающими факторами
Мы живем в цифровом веке, среди приложений и мессенджеров, на которые постоянно приходят уведомления. А наш мозг работает так, что последняя поступившая задача по умолчанию считается самой важной и срочной. Кроме того, срабатывают «правило двух минут» и эффект фиксации (когда мы отвлекаемся от текущей задачи и концентрируемся на новой), и так далее.
Чтобы справиться с этим, рекомендуют работать по таймеру по «методу помидора»: ставишь таймер на определенное время и работаешь не отвлекаясь, пока он не зазвенит. Однако этот метод редко подходит людям, которые заняты творческой работой. Когнитивная особенность мозга заключается в том, что он начинает работать в среднем через 24 минуты после того, как вы вникли в какую-то задачу. Таким образом, если таймер поставлен на 20 минут – вы выключаетесь из задачи, едва разогнавшись. Таймер поставлен на час – вы разогнались, эффективно поработали 15 минут, а дальше тупите, потому что идей больше нет, а таймер еще не сработал.
Чтобы меня ничего не вырывало из потока, я просто выключаю все уведомления – в чатах, почте и так далее. Только телефон вибрирует, если звонят или приходит СМС. В результате меня ничего не отвлекает, а когда я чувствую, что иссяк – иду проверять почту и мессенджеры. Можно, конечно, подумать на каждое уведомление: «А вдруг там что-то важное или срочное?» Но как показывает моя практика, люди редко замечают, что ты их игнорируешь: если ты не ответил на срочное письмо в течение пяти минут – тебе позвонят. Остальные задачи терпят.
При работе из дома появляются новые соблазны – соцсети, телевизор и прочее. Возвращаемся к организации рабочего пространства. Исключите внешние факторы, сядьте туда, где нет доступа к телевизору. Если не хватает самоорганизации, чтобы не выходить в YouTube или соцсети – есть куча хитрых приложений, которые по таймеру не дают к ним доступа. Но проще всего завести себе рабочую учетную запись с рабочими файлами, рабочими закладками и чистым десктопом, без ярлыков игр, выключив соблазны из зоны видимости.
Вне офиса сложнее не отвлекаться на домочадцев: окружающим не видно, работаете вы в данный момент или нет. Для начала договоритесь и, быть может, условьтесь о системе знаков: например, если на вашем столе горит настольная лампа – вы работаете и вас нельзя отвлекать, если не горит – можно подойти. Таким знаком также могут быть обои рабочего стола на рабочей и домашней учетках. Если быстро перестроиться на эту систему не получается – не поощряйте ошибок. Знак не будет значить ничего, если вы сами нарушаете правила. Например, если ребенок подходит, когда вы заняты, ему будет обидно один раз, два раза, а на третий он поймет, что это система. Если же вы отвлечетесь один раз – вас будут отвлекать и далее.
***
Главное, о чем следует помнить – система самоорганизации не революционная, а эволюционная. Вместо того, чтобы менять систему радикально и целиком, лучше вводить ее и привыкать к ней постепенно. Начать с отключения уведомлений, потом разложить файлы по папкам, продолжить элементарным списком задач в Excel, f затем усложнить файл. Мозг сопротивляется изменениям, поэтому чем менее они масштабны, тем проще вам будет приспособиться.