По статистике, 60% рабочего времени уделяется на документы. Из этой статистики лично я выделяю еще 60% на то, что документы переписывают, редактируют, и только затем пускают в оборот. Но, к сожалению, у многих работников офиса первый блин выходит комом. Это и стало причиной, почему я хочу рассказать следующий рецепт оформления документа правильно с первой попытки.
Итак, для начала берем ручку и бумажку. Во-первых, чтобы зафиксировать рецепт. Во-вторых, это тоже часть рецепта.
Необходимые ингредиенты:
1 блокнот
1 ручка (на запас можно взять еще одну)
1 телефон с контактами коллег
Доступ к интернету
Смелость
Сообразительность
Ориентированность в своей работе
Ситуация: вы – делопроизводитель, и начальство запросило у вас оформить трудовой договор для определенной должности.
Зафиксировав требование руководителя (с помощью блокнота и ручки), необходимо определить круг должностных лиц, связанных с данным документом (сообразительность). В случае с трудовым договором это отдел кадров, бухгалтерия, руководство.
Теперь, определив нужных лиц для связи, используем телефон и смелость. В ходе разговора необходимо фиксировать всю информацию по трудовому договору. Может быть, что на вашей «кухне» уже есть похожие готовые блюда.
Создав из вышеперечисленного набросок инструментов, открываем Интернет, где в первую очередь находим стандарт, регламентирующий требования к оформлению документов (ГОСТ Р 7.0.97 - 2016). Определив набор реквизитов для вашего документа, создаем документ. Тут пригодится ваше умение ориентироваться в своей работе: оно подскажет основные положения документа, применив те инструменты, что вы собрали ранее. Если же вы столкнулись с этим впервые, необходимо снова использовать доступ к Интернету и щепотку сообразительности для идеального вкуса. Маленькая подсказка: если заинтересованы в максимальной точности и уникальности, загляните в Трудовой кодекс и Профстандарт описываемой должности.
Набросав черновик (это лишь тесто, мы еще не приготовили блин), вы используете телефон, чтобы договориться о проверке вашего проекта документа.
Преодолев все эти этапы, вы готовы оформить трудовой договор и, набравшись смелости, отдать его начальству на утверждение.
Для того, чтобы последовать этому рецепту, понадобится от 30 минут до 2 часов. В любом случае вы молодцы, продолжайте в том же духе.