Если самозанятый работает с ИП или ООО, ему приходится заниматься документооборотом. Клиентам нужны бумаги, подтверждающие сделку: договоры, допсоглашения, счета и акты. Рассказываем, как правильно их оформить и что нужно учесть.
Заключить договор
Есть пять пунктов, которые обязательно нужно прописать в договоре.
1. Налоговый режим исполнителя
Пример: «Иванов Иван Иванович является плательщиком налога на профессиональный доход».
Мы подготовили шаблон договора для сделок через площадку «Самозанятые.рф» и наш «Кошелек». Если будете принимать оплату на карту, укажите это в разделе «Порядок расчетов».
2. Основные условия
- Обязанности исполнителя
- Срок договора
- Канал общения по задачам
Пример: «Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказывать последнему услуги (далее — Услуги), перечень которых определен Сторонами в Приложении №1 к настоящему Договору, а Заказчик обязуется оплачивать эти Услуги».
3. Порядок расчетов
- Стоимость услуг
- Способ и срок оплаты
- Примечание: «Все платежи не облагаются НДС, так как исполнитель применяет НПД»
Пример: «Оплата Заказчиком Исполнителю цены договора осуществляется в приложении самозанятые.рф/business по правилам соответствующего сервиса».
4. Приемка работы
Чем заказчик подтверждает, что принял работу.
Пример: «Услуги считаются оказанными надлежащим образом с момента подписания Сторонами Акта об оказании услуг».
5. Ответственность, штрафы и форс-мажоры
Как быть, если самозанятый не выполнил заказ или заказчик не оплатил работу.
Пример: «Если заказчик не предоставил информацию, необходимую для работы, исполнитель вправе приостановить работы, уведомив заказчика по электронной почте».
Как подписать договор удаленно
Инструкция для тех, кто не может подписать договор при личной встрече:
- Распечатайте два экземпляра договора и подпишите.
- Отправьте оба договора заказчику заказным письмом или с курьером.
- Попросите заказчика подписать договор и отправить одну копию вам.
- Когда получите договор, начинайте работу.
Чтобы не терять времени, можно сделать по-другому: обменяться сканами договора с подписями и начать работу. Так можно делать, только если доверяете заказчику: отсканированная подпись не имеет полноценной юридической силы.
Исключение — документы, подтвержденные электронной подписью в специальной системе документооборота, например в Диадоке.
Составить приложения к договору
Если планируете долгосрочное сотрудничество по разным задачам, удобно подписать общий договор, а конкретные работы прописывать в приложениях.
Строгой формы приложения нет, но мы подготовили шаблон:
Укажите в приложении:
- Название работы
- Техзадание
- Сроки
- Стоимость
Приложения тоже нужно подписать и обменяться оригиналами — так же, как с договором.
Подписать акт
Акты нужны заказчику — подтвердить, что вы сделали работу, а заказчик ее принял. Без них он не сможет официально оплатить ваши услуги. Акты оформляют в бумажном виде, как и договор.
Если у заказчика нет собственного шаблона акта, воспользуйтесь нашим:
Выставить счет
Самозанятые не обязаны выставлять счет. Но в некоторых компаниях их требует бухгалтерия, чтобы провести оплату. Счета можно не отправлять обычной почтой — достаточно выслать скан с подписью.
Счет можно заполнить по шаблону заказчика или по нашему шаблону:
Чтобы не заполнять счета вручную, предложите клиентам подключиться к сервису «Бизнес». Он автоматически заполняет информацию о платеже, а вы отправляете документ клиенту.
Оформить чек
Чек обязательно нужно предоставить клиенту, как только вы получили оплату. Заранее отправлять чеки нельзя, даже если очень просят. Если вам не заплатят, доказать это будет сложно.
Чек-лист: что и как оформить при работе с компанией-заказчиком
- Договор. Обязательно; в бумажном виде.
- Приложения к договору. Для поэтапной работы, разных заказов и долгосрочного сотрудничества; в бумажном виде.
- Акт. По требованию заказчика; в бумажном виде.
- Счет. По требованию заказчика; в электронном виде.
- Чек. Обязательно; в электронном виде.
А вам просто было разобраться с документооборотом самозанятого? Поделитесь опытом в комментариях!