Вы хоть раз сталкивались с таким – вы, вроде, решили проблему, а она возвращается снова и снова? Ну… может в чуть измененной форме.
Конечно да!
Такие «упрямые» проблемы – это зачастую просто симптомы более глубинных проблем, которые вы просто не осознаете. Это – следствия, а настоящие причины где-то «спрятались».
Вам кажется, что вы быстро справились со сложностями на вашем пути, но вот они опять здесь и снова и снова тратят ваши ресурсы.
Очень простой, но крайне эффективный инструмент: Техника 5 почему (наверняка вы даже слышали о ней) поможет быстро отделить «симптомы от болезни».
Почему и когда эффективный?
Способ 5 почему использует контрмеры, а не решения. Решение вы уже попробовали несколько раз: справились с симптомом и он вернулся к вам бумерангом. А контрмеры направлены на предотвращение повторного возникновения проблемы.
Он не спасет вас во всех случаях. Способ эффективен для решения простых и средней тяжести проблем.
Если нужно решить сложную проблему или даже критическую, то здесь вам в помощь, например метод Анализа причин и следствий.
А если вы еще не понимаете всю сложность – начните с 5 почему.
Главное, отнеситесь серьезно к такому, кажется несерьезному занятию!
Теперь по порядку – как применять метод.
1. Соберите группу.
Это должны быть люди знакомые со спецификой задачи. И включите 1 человека, который будет неким «посредником». Его задача – держать группу «в тонусе» для выявления контрмер.
2. Определите и четко сформулируйте проблему.
Это крайне важно. Очень часто этим шагом пренебрегают или подходят к нему слишком поверхностно. Потом не удивляйтесь, что вы нашли решение не того, что было нужно.
Итак, формулируйте кратко, четко и так, чтобы всем было понятно, о чем речь и все были с этим согласны.
Напишите проблему на флипчарт или большой лист – всем должно быть видно и вокруг должно быть достаточно места, чтобы добавлять ответы на «почему».
3. Спросите первый раз «Почему?».
Почему проблема возникает? Звучит просто, а над ответом нужно подумать. Ответы должны быть четко обоснованы, а не просто догадки. В конце концов, мы же не играем «в Шерлока Холмса», применяя дедуктивный метод.
Сейчас вы можете найти одну очевидную причину или несколько вероятных.
Запишите их ниже или рядом с вашей формулировкой проблемы.
4. Спросите «Почему?» еще 4 раза.
Для каждого из ответов шага 3 задайте еще раз 4 «почему». Вопрос «почему» каждый раз задается на вновь полученный ответ!
У вас может получиться примерно такая схема.
5. Остановитесь вовремя.
Как понять, что причина проблемы найдена?
Все просто, вы спрашиваете «Почему?» и больше нет полезных ответов, а соответсвующая контрмера очевидна.
Внимание! Если на 3-м шаге у вас более одной причины, повторяйте процесс для каждой, пока не выявите основные причины по каждой.
6. Устраните первопричину.
Здесь и сейчас вы можете только согласовать контрмеры, которые в дальнейшем будут реализовываться.
7. Контроль и еще раз контроль.
Следите, насколько эффективны принятые контрмеры. Корректировки могут потребоваться в любой момент.
Если требуются глобальные изменения контрмер, начните заново! Возможно вы ошиблись с основной причиной.
Есть еще бонус в этом способе, о котором мало кто задумывается.
Прорабатывая структуру, вы можете вдруг увидеть, что кто-то что-то не сделал.
И тут возникает вопрос, а «Почему?». Зачастую, это показатель того, что не все гладко в вашей организационной структуре и какие-то процессы должны быть оптимизированы.
Поэтому, не торопитесь назначать «крайнего».