В предыдущих статьях я рассказывал, как планировать оптимизацию статей затрат склада в целом; подробно описал возможности снижения затрат на расходные материалы.
В этой статье я расскажу, как оптимизировать затраты на персонал.
1. Так как склад - это производство с технологическими складскими операциями, то необходимо построить в Excel почасовой (лучше с 30-минутным интервалом) график суточной операционной нагрузки.
1.1. По горизонтали названия колонок по интервалам календарных суток с 00.00 до 23.59:
00.00 (интервал времени 00.00-01.00), 01.00 (интервал 00.00-01.00), 02.00 (интервал 01.00-02.00), ..., 23.00 (интервал 23.00-00.00).
Или можно сделать названия колонок по интервалам операционных суток, которые, как правило, не совпадают с календарными. Например, если операционные сутки с 08.00 до 07.59, то интервалы будут такие:
08.00 (интервал времени 08.00-09.00), 09.00 (интервал 09.00-10.00), 10.00 ( интервал 10.00-11.00), ..., 07.00 (интервал 07.00-08.00).
1.2. По вертикали названия строк с перечнем всех складских операций, которыми занимаются сотрудники:
выгрузка автомобилей, приемка товара от поставщиков и возвратов от клиентов, стикеровка товаров, перемещение принятого товара в буферную зону, подготовка паллет для размещения на места хранения, размещение товара на места пикинга и паллетного хранения, пополнение мест пикинга с мест хранения, пикинг штучный и паллетный, консолидация по заказам, упаковка заказов в посылки, консолидация посылок по направлениям отгрузки, подготовка паллет к отгрузке, контроль правильности подбора заказов, загрузка груза в машину, инвентаризация, внутрискладские перемещения, вспомогательные операции (обрешетка грузов, уборка рабочего места, восстановление маркировки мест хранения, работа с расходными и оборотными материалами, подготовка к утилизации картона и стрейча и т.д.).
1.3. Заполняем в ячейки на пересечении строк и столбцов по необходимому количеству сотрудников, задействованных на операциях.
Это количество можно рассчитать, разделив объемы работ по операции на часовой норматив производительности труда (единиц в час по данной операции).
Важные моменты (сейчас станет понятно почему лучше делать разбивку на 30-минутные интервалы).
1.3.1. Если колонки указаны по часовым интервалам. Рассмотрим примеры.
В 10.00-11.00 80 сотрудников работали на операции пикинга - в ячейку в строке пикинг проставляем в данном интервале цифру 80.
В 10.00-11.00 51 сотрудник работал на операции пикинга, 29 сотрудников работали на операции пикинга в 10.00-10.30 (а в 10.30-11.00 эти сотрудники были заняты на операции размещения) - в ячейку в строке пикинг проставляем в данном интервале цифру 65,5 (51+29/2); в ячейку в строке размещение проставляем в данном интервале цифру 14,5 (29/2).
В 10.00-11.00 у сотрудников был перерыв на отдых 15 минут с 10.45 до 11.00. В 10.00-11.00 51 сотрудник работал на операции пикинга , 29 сотрудников работал работали на операции пикинга в10.00-10.30 (а в 10.30-11.00 эти сотрудники были заняты на операции размещения) - в ячейку в строке пикинг проставляем в данном интервале цифру 52,75 (51*3/4+29/2); в ячейку в строке размещение проставляем в данном интервале цифру 7,25 (29/4).
Таким образом, мы учитываем перерыв 15 минут, когда сотрудники фактически не работали. Довольно утомительно разбираться с дробями.
1.3.2. Если колонки указаны по 30-минутным интервалам. Рассмотрим примеры. В 10.00 -10.30, 10.30-11.00 80 сотрудников работали на операции пикинга - в ячейки в строке пикинг проставляем в данных интервалах (10.00-10.30, 10.00-11.00) цифру 80.
В 10.00-10.30 - 80 сотрудников работали на операции пикинга, в 10.30-11.00 51 сотрудник работали на операции пикинга, 29 сотрудников работали работал на операции размещения - в ячейку в строке пикинг проставляем в интервале 10.00-10.30 цифру 80; в интервале 10.30-11.00 в ячейку в строке пикинг проставляем цифру 51, в строке размещение проставляем цифру 29.
В интервале с 10.00 до 11.00 у сотрудников был перерыв на отдых 15 минут с 10.45 до 11.00. В 10.00-10.30 - 80 сотрудников работали на операции пикинга, в 10.30-11.00 51 сотрудник работал на операции пикинга, 29 сотрудников работали работал на операции размещения - в ячейку в строке пикинг проставляем в интервале 10.00-10.30 цифру 80; в в интервале 10.30-11.00 в ячейку в строке пикинг проставляем цифру 25,5 (51/2); в строке размещение проставляем цифру 14,5 (29/2). Таким образом учитывать перерывы и работу сотрудников на нескольких операциях в 30-минутный интервал проще.
Дробить часовые интервалы на 15-минутные не рекомендую из-за неудобства заполнения и дальнейшего визуального анализа информации в большом количестве ячеек.
1.4. В строке "Итого необходимое количество сотрудников" суммируется суммарное количество сотрудников в каждый временной интервал.
1.5. Ниже размещаем строки с информацией по фактическому количеству сотрудников в рабочие смены с подробным описанием продолжительности смен и перерывов в них (отдельно для собственного персонала, отдельно для внешнего персонала). Например:
Смена "День" (08.00-20.00, перерывы 10.00-10.15, 12.00-14.00 (по 45 минут по каждому участку), 16.00-16.15, 18.00-18.15).
Смена "Ночь" (20.00-08.00, перерывы 22.00-22.15, 00.00-02.00 (по 45 минут по каждому участку), 04.00-16.15, 06.00-18.15).
Смена "8 часов" (09.00-18.00, перерывы 11.00-11.15, 13.00-13.30, 16.00-16.15).
Смена "4 часа" (09.00-13.30, перерывы 11.00-11.30).
Смена "День компания "Оранжевые жилеты" (08.00-20.00, перерывы 10.00-10.15, 12.00-14.00 (по 45 минут по каждому участку), 16.00-16.15, 18.00-18.15).
Смена "Ночь компания "Оранжевые жилеты" (20.00-08.00, перерывы 22.00-22.15, 00.00-02.00 (по 45 минут по каждому участку), 04.00-16.15, 06.00-18.15).
Смена "День компания "Синие жилеты" (08.00-20.00, перерывы 10.00-10.15, 12.00-14.00 (по 45 минут по каждому участку), 16.00-16.15, 18.00-18.15).
Смена "Ночь компания "Синие жилеты" (20.00-08.00, перерывы 22.00-22.15, 00.00-02.00 (по 45 минут по каждому участку), 04.00-16.15, 06.00-18.15).
1.6. Заполните количества фактически присутствующих сотрудников по каждой строке рабочих смен по временным интервалам. Не забываем уменьшать количество сотрудников во временные интервалы, во время которых есть перерывы на отдых.
1.7. В строке "Итого фактическое количество сотрудников" суммируется суммарное количество сотрудников в каждый временной интервал со всех рабочих смен.
1.8. В строке "Разница" между "Итого необходимое количество сотрудников" (расчет в п.1.4) и "Итого фактическое количество сотрудников" (расчет в п.1.7.) по каждому временному интервалу показывает:
разница больше 0 - нехватка сотрудников,
разница меньше 0 - избыток сотрудников.
Дальнейшие шаги я опишу в следующей статье.
Коллеги, пожалуйста, оцените статью и подписывайтесь на канал. Пишите, задавайте вопросы. Постараюсь всем ответить и помочь.