Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?
ЛИКВИДАЦИЯ КОМПАНИИ: ЧТО ДЕЛАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ (1 Ч.)?
Определившись с перечнем документов, которые подлежат уничтожению, члены ликвидационной комиссии должны составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги). В этом случае составляется акт об уничтожении документов.
САНКЦИИ ЗА НЕПЕРЕДАЧУ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ?
Если ликвидационная комиссия проигнорирует вышеуказанные требования и не передаст документы в архив (либо уничтожит документы с не истекшим сроком хранения), члены комиссии могут быть привлечены как к административной, так и к уголовной ответственности (за сокрытие (уничтожение) официальных документов).
За нарушение норм хранения архивных документов для должностных лиц действует ст.13.20 КоАП РФ, а для отдельных видов компаний (АО, ООО) ответственность установлена ст.13.25 КоАП РФ.
Для АО, ООО, профессиональных участников рынка ценных бумаг, ПИФ, НПФ и пр. нарушение порядка и сроков хранения документов, которые предусмотрены законодательством об АО, ООО влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей.
Ответственным за передачу документов лицам может грозить и уголовное наказание в виде (п.1 ст.325 УК РФ):
- штрафа до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
- обязательных работ на срок до 480 часов либо исправительных работ на срок до 2 лет либо принудительных работ на срок до 1 года;
- ареста на срок до 4 месяцев;
- лишения свободы на срок до 1 года.
ЧТО ДЕЛАТЬ С ПЕЧАТЬЮ?
Для тех компаний, у которых есть печать необходимо соблюсти определенные процедуры ее уничтожения.
Также, как и с истекшей документацией, печать может быть уничтожена:
- самостоятельно (силами самой компании);
- с привлечением специализированной компании (штемпельной мастерской);
- органом по учету печатей (если печать была внесена в государственный реестр печатей).
При уничтожении печати собственными силами, уничтожение также производится членами ликвидационной комиссией.
ЛИКВИДАЦИЯ БИЗНЕСА БЕЗ БЮРОКРАТИИ
После уничтожения комиссия составляет акт, в котором указывает:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии; основание уничтожения печатей (штампов);
- наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
- способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии.
В случае уничтожения печатей по договору специализированными организациями печати (штампы) сдаются в соответствующую организацию.
Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.
Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печать.
Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/