В предыдущей статье я писал, как планировать оптимизацию статей затрат склада.
В этой статье остановлюсь подробно на расходных материалах.
Для начала вы должны четко знать ГОСТ, ТУ, технологические характеристики закупаемых для нужд склада расходных и оборотных материалов. Для того, чтобы вы могли контролировать качество и характеристики поставляемых расходных материалов поставщиками, и могли внятно объяснить своему руководителю и отделу закупок, почему закупаются расходные материалы именно с такими характеристиками (не хуже, не лучше).
Проводите инвентаризацию остатков расходных и оборотных материалов не реже 1 раза в неделю, по каким-то позициям инвентаризацию можно без проблем делать и на ежедневной основе.
В зону хранения и выдачи расходных материалов должен быть доступ у ограниченного числа сотрудников.
Расходные материалы должны быть в удобном доступе в зонах технологических операций в стеллажах, держателях, но при этом не должны в беспорядке разбрасываться по всему складу.
Вместе с отделом закупок, исходя из сроков поставки, определитесь минимальным страховым запасом (в неделях) по каждому виду материалов, чтобы заказ происходил автоматически без лишних согласования при достижении остатков страхового запаса. Договоритесь также о минимальной закупочной партии. Иногда изменение частоты заказа с 1 раз в месяц на 1 раз в квартал позволяет получить существенную скидку при закупке.
Не буду давать советы по закупке расходных материалов с более слабыми технологическими характеристиками, так как ни к чему хорошему это псевдооптимизация не приведет.
Но обращу ваше внимание на одно исключение. Это стрейч-пленка. Можно сэкономить 10-15% без ущерба характеристик, закупая не первичный, а вторичный стрейч. Но здесь обязательное условие - заключение договора с производителем. Обязательно съездите и посмотрите на производство. Визульно вы даже разницу не заметите между двумятипами стрейча. С посредниками, продающими вторичный стрейч даже не связывайтесь.
1. Бумага. Сколько же ее уходит на распечатку комплектов документов.
1) Переходите на электронный документооборот. Здесь нужно обязательное "да" от юристов с точки зрения рисков, поддержка IT для интеграции между подразделениями компании и с контрагентами, переговоры закупщиков и коммерсантов с контрагентами.
2) На принтерах есть счетчики по количеству распечатанных (откопированных) документов. Сопоставьте 2 цифры: данные от IT и данные от закупок по количеству закупленной бумаги.
3) Проведите сотрудникам ликбез: по предварительному просмотру документов перед печатью; по настройке 2-х сторонней печати; приостановке и отмене заданий на печать; по проверке принтеров, на которые отправляются документы на печать (в открытом доступе должны быть таблица с именами принтеров и их фактическим местоположением).
4) Если не получается идти по технологичному пути, то рассчитайте и установите нормативы расхода документов в зависимости от объема грузооборота.
5) Категорически не рекомендую использовать для печати "черновики" - листы с уже распечатанной на одной стороне информацией, потерявшей свою актуальность. Основных причины три: неуважение к получателю документов, возможная путаница при скреплении документов (на какой из сторон актуальная информация?); "лишняя" конфиденциальная информация, не предназначенная для получателя документов; "убивание" принтера оставленными скрепками.
2. Стрейч-пленка.
1) Использование вторичного стрейча. Обо всех "но" написано выше.
2) Обучение персонала правильно заматывать паллеты с необходимым натяжением пленки, нахлестом между слоями, обязательным креплением пленки к паллету (грузу) перед началом и в конце обмотки.
Плотной намотки в 2 слоя достаточно для транспортировки груза при внутригородской доставке, намотки в 3 слоя - для междугородней доставки.
3) Для внутрискладских перемещений груза "по полу" используйте тележки с бортами и удерживающими ремнями; пластиковые контейнеры, картонные короба 120*80 (мастер-короба); специальные чехлы для крепления груза на паллетах.
4) Устройства из п.3) можно использовать и для груза, который будет храниться на паллетных стеллажах.
5) Можно попросить производителя стрейча увеличить метраж при намотке на бобину. Но из-за увеличения веса рулона увеличится физическая нагрузка сотрудников при работе с новеньким рулоном.
6) Если нет технологической необходимости используйте вместо черного стрейча прозрачный. Хочу также развеять миф, что груз обмотанный черным стрейчем лучше защищен от краж.
7) Стрейч должен находиться в строго определенных местах на специальных держателях или в стеллажах. Пополнение в течение или в конце каждой смены ответственными сотрудниками.
8) Приучайте сотрудников не выбрасывать пустые бобины из под закончившихся рулонов. Не нужно впадать в крайности 1 новый рулон выдавать взамен 1 пустой бобины, можно новые коробки со стрейчем выдавать взамен коробки с пустыми бобинами.
9) Выборочно контролируем качество стрейча от поставщика. Закупите на склад микрометр и делайте контрольные замеры толщины пленки в не менее 10 коробках (1-2 рулона из коробки) из всей партии.
10) Рассчитываем и устанавливаем нормативы по расходу стрейча. Зная стандартные размеры паллета, среднюю высоту груза на паллете, количество слоев стрейча при обмотке, ширину нахлеста при обмотке - это делается достаточно просто.
3. Скотч.
1) Определитесь с типами скотча, который вы собираетесь использовать.
Вам действительно требуется стандартный размер шириной 50 мм или размер ваших коробок позволяет использовать более узкий скотч?
Сколько видов скотча требуется для технологических операций.
Кто-то сейчас схватится за голову, но если вас обычный склад 2
(максимум 3) вида достаточно.
Первый вид с логотипом компании для оклейки поврежденных коробов или открытых коробов. Этим вы уже показываете, что с грузом были проблемы для облегчения возможных разбирательств по рекламациям в будущем.
Второй вид для сигнальный для привлечения повышенного внимания к какому-то грузу (или отгрузка в первом приоритете, или особые условия для транспортировки груза).
Увеличивая количество типов скотча, вы осложняете его учет и увеличиваете вероятность ошибок при использовании скотча.
2) Закупите диспенсеры и научите сотрудников ими пользоваться.
3) Можно попросить производителя стрейча увеличить метраж при намотке на бобину. Но из-за увеличения диаметра рулона нужно предусмотреть возможность использования на диспенсере.
4) Сотрудник на упаковке коробов должен четко знать сколько раз и в каких местах должен наносится стрейч на короб.
5) Скотч должен находиться в строго определенных местах на специальных держателях или в стеллажах. Пополнение в течение или в конце каждой смены ответственными сотрудниками.
6) Приучайте сотрудников не выбрасывать пустые бобины из под закончившихся рулонов. Не нужно впадать в крайности 1 новый рулон выдавать взамен 1 пустой бобины, можно новые коробки со стрейчем выдавать взамен коробки с пустыми бобинами.
7) Рассчитываем и устанавливаем нормативы по расходу скотча. Зная стандартные размеры короба и количество нанесения скотча - это делается достаточно просто.
4. Канцтовары (ножи, ручки, маркеры, планшетки для бумаг).
1) С технологической зоны склада канцтовары не выносятся!!!
Все очень просто. Если сотрудник склада работает на стационарном рабочем месте - все, что ему нужно находится у рабочего места (на столе, в стеллаже). Пополнение в течение или в конце каждой смены ответственными сотрудниками.
2) Если сотрудник в процессе работы постоянно перемещается и у него нет стационарного рабочего места, то при выходе из технологической зоны на перерыв он оставляет канцтовары в ячейке шкафчика (где при нахождении сотрудника в технологической зоне хранятся его личные вещи телефон, сигареты и т.д. На многих складах запрещают пронос личных вещей в технологическую зону).
По окончании смены сотрудники сдают канцтовары бригадиру.
3) Приучайте сотрудников не выбрасывать сломанные ножи, маркеры, ручки. Новое выдаем взамен использованного (сломанного). Не нужно впадать в крайности, если сотрудник что-то потерял. Все равно придется выдать.
4) Многие производители тележек производят тележки со специальными держателями для бумаг, заменяющими планшет.
5 Рассчитываем и устанавливаем нормативы по расходу на 1 сотрудника.
По итогам месяца с учетом отработанных смен и количества уволенных сотрудников (на них по 1 комплекту канцтоваров априори списываем на боевые потери) анализируем расходы. Если перерасход критичный пытаемся выяснить причины.
Если получилась экономия по итогам месяца, квартала, полугодия нужно поощрить отличившуюся бригаду / участок (например, закажите пиццу на всю бригаду за счет компании).
И не старайтесь сразу же пересматривать нормативы по расходу. Нормативы нужно пересматривать только при изменении технологии, при которой начинается снижение расхода канцтоваров.
5. Паллеты.
1) Паллеты уже относятся к оборотным материалам, поэтому нужно налаживать их учет: приход, расход, остаток. Стоимость 750 паллет (столько пустых паллет в стопках входит в 1 фуру) порядка
115 - 150 тыс. руб.
Идеальная картина, когда поставщики не требуют возврата паллет (и это стандартные паллеты для операций вашего склада), а у покупателей стоимость паллет за калькулирована в цене и они не возвращают паллеты.
Но на практике все по разному.
2) Определитесь с минимальными характеристаками, предъявляемыми к паллетам, с точки зрения груза, который вы обрабатываете. Паллеты должны не, ломаясь выдерживать любой груз из вашего ассортимента при перемещениях внутри склада и транспортировке.
Сейчас речь идет в первую очередь о размере и материале паллет.
В идеале, если весь груз можно перемещать на деревянных паллетах 120*80 см.
Другой удобный вариант вас только деревянные паллеты 120*80 см, 120*100 см.
Обязательно определитесь с ГОСТ и ТУ к паллетам, которые отдельным пунктом будут прописаны в договоре на закупку паллет.
3) Поставщик паллет. Обязательно в договоре или допсоглашении к договору должно быть прописан пункт о возврате поставщику сломанных паллет и стоимости лома. Причем для всех типоразмеров, даже если вы закупаете у поставщика, например, только паллеты 120*80 см. У серьезного поставщика обязательно есть цех по ремонту паллет, также у него налажен вопрос со сдачей лома паллет.
Это поможет вам решить проблему с самостоятельной утилизацией нестандартных паллет и сломанных паллет.
Не нужно искать в лоб поставщика в регионе (городе) расположения центрального офиса компании. Например, для склада находящегося у границы Московской области, можно найти поставщика из соседней области за те же деньги лучшего качества или то же качество, но дешевле,
разумеется при одинаковых условиях доставки.
4) Отдел закупок проводит аудит договоров с поставщиками на предмет пункта в договоре о поставке грузов на паллетах, соответствующих типоразмеру и ГОСТ, которые вы определили для себя. В особенности это касается договоров с поставщиками, которые требуют возвращать пустые паллеты; с поставщиками, от которых груз приходит на сломанных паллетах; с поставщиками, от которых груз приходит на нестандартных паллетах, и склад производит перекладку груза на стандартные паллеты.
5) Отдел продаж проводит аудит договоров с клиентами на предмет пункта в договоре о поставке грузов на паллетах, соответствующих типоразмеру и ГОСТ, которые вы определили для себя. В особенности это касается договоров с клиентами, которые хотят возвращать пустые паллеты; с клиентами, от которых груз приходит на сломанных паллетах, нестандартных паллетах или на паллетах более худшего качества, чем те, которые вы используете в операциях.
6) В первичных документах на приемку и отгрузку желательно указывать количество и тип паллет (при работе с несколькими типами паллет). Это обязательное условие для документов контрагентов, с кем производится прием-возврат паллет.
7) Самый простой учет остатка паллет можно вести в Excel.
Остаток паллет быстро можно посчитать по формуле: количество занятых паллетомест хранения + количество паллет подготовленных к размещению на паллетоместа хранения + количество паллет подготовленных к отгрузке + количество пустых паллет в стопках.
Сломанные паллеты желательно учитывать отдельно.
8) Что касается учета оборота паллет с контрагентами здесь придется заводить для каждого контрагента вкладку в Excel и вести 2 колонки: приход / расход по каждой дате.
9) Если вы хотите наладить полноценный учет паллет в системе - это отдельная история и для компаний с оборотом паллет на миллионы рублей.
Коллеги, пожалуйста, оцените статью и подписывайтесь на канал. Пишите, задавайте вопросы. Постараюсь всем ответить и помочь.