Анна Тарасова, Заместитель Генерального директора, Директор по персоналу, Зетта Страхование, а также спикер I Всероссийского онлайн-форума «Управление талантами 2020» рассказала Auditorium CG о том, как в кризисное время эффективно перенастроить процессы компании, мотивировать сотрудников и поддерживать в коллективе комфортную атмосферу даже «на дистанции»:
Расскажите, как максимально эффективно перевести сотрудников на удаленку, какие процессы нужно перенастроить, от чего нужно отказаться и как наладить работу в таком новом для всех режиме?
— Считаю, что такого рода масштабные изменения, серьезно влияющие на процессы в компании, важно проводить постепенно, в несколько этапов. Перед тем, как внедрять любое нововведение в масштабе всей компании, обязательно опробовать систему в «тестовом режиме», на небольшой группе сотрудников. Это позволит вовремя обнаружить и устранить слабые места и шероховатости системы.
Зетта Страхование ожидала, что такие изменения возможны, для таких случаев, наша компания имеет утверждённый план действий в чрезвычайных ситуациях, это позволило действовать по шагам, «вызов принят» был очень оперативно. Компания переводила сотрудников на удаленную работу в марте текущего года. Такое требование органов власти не застало нас врасплох, так как компания была готова к такому подобному развитию событий.
С начала марта дистанционно начали работать сотрудники Зетта Страхование, прибывшие из-за границы, а также сотрудники, наиболее уязвимые для заболевания COVID-19. Благодаря первопроходцам из этой «фокус-группы», нам удалось улучшить наши действия и протестировать все инструменты и системы взаимодействия «в бою» на удаленной работе.
Мы получили обратную связь от коллег и выяснили, с какими именно сложностями они столкнулись, работая из дома. Это позволило не только своевременно скорректировать технические нюансы, но и сформировать понятные, доступные инструкции, которые очень помогли снизить нагрузку на ИТ-поддержку.
Переход на удаленную работу осуществлялся поэтапно, несколькими «волнами», так мы обеспечили снижение единовременной нагрузки на свою ИТ – службу. С каждой «волной» процесс «обтачивался» и совершенствовался. Таким образом, поэтапный переход на удаленную работу занял около месяца, и прошел без нарушения бизнес-процессов в компании.
Какие перспективы у дистанционной работы после пандемии?
— Я считаю, что за удаленной работой большое будущее, но такой формат работы требует изменения мышления сотрудников и руководителей.
Сейчас многие компании двигаются в этом направлении. Со временем, новое поколение точно будет жить в таком формате, как вариант нормы.
Пока не все справляются с самоорганизацией: нужно время, чтобы единообразно перестроить восприятие, что дистанционная работа, это такая же обязанность, в том числе со сроками и доступностью сотрудника. Рынок идет в эту сторону.
Какие возможности взаимодействия между сотрудниками сейчас есть в компании?
— Мы активно используем корпоративный Cisco Jabber, Конференции, зум, соц сети, бизнес завтраки.
Организованы виртуальные рабочие места для каждого сотрудника с доступом ко всем внутрикорпоративным системам. Активно используются решения по видеоконференциям и совместной работе, обмен информацией на корпоративном портале.
Что вы считаете самым сложным при переводе сотрудников на удаленную работу?
— Руководителям сложно найти баланс между уровнем свободы сотрудника и необходимостью контроля. Так же многие страдают от недостатка личного общения, для определенного типа сотрудников, общение с коллегами, является жизненно важным.
Как и чем мотивировать и развивать сотрудников на «удаленке»?
— Переход на удаленную работу ставит сотрудников перед необходимостью адаптироваться к новым, непривычным условиям работы. Компания сделала всё, чтобы помочь коллегам максимально быстро адаптироваться к реалиям удаленной работы.
Во-первых, коллектив в этой ситуации должен быть максимально информирован о процессах, происходящих в компании.
Руководство компании и HR-подразделение в частности, всегда находится в диалоге со своим коллективом. С первых дней удаленной работы, сотрудники получали максимально прозрачные и подробные коммуникации с информацией об изменениях законодательства и действиях, предпринимаемых компанией, о текущей ситуации и ближайших планах. Это снизило уровень тревожности коллег и позволило избежать потока вопросов к руководителям, к HR-службе. Мы старались работать на опережение – не ждать шквала вопросов от коллег, а самим информировать их, не допускать информационного голода и возникновения домыслов и недостоверных гипотез. Для информирования коллег мы использовали все доступные инструменты: рассылки, новости на корпоративном портале, обращение генерального директора, внеочередные выпуски корпоративного издания.
Компании очень важно слышать своих сотрудников, получать обратную связь от коллектива. Через месяц удаленной работы мы провели опрос об особенностях удаленной работы. Результаты опроса говорят о том, что коллегам удалось быстро адаптироваться к новым условиям, наладить эффективное взаимодействие между собой и обеспечить качественное выполнение бизнес-процессов.
Как сохранить комфортную и результативную атмосферу среди сотрудников в условиях удаленной работы?
— Для меня очень важно поддерживать в коллективе комфортную и доброжелательную атмосферу, стараюсь сочетать рабочее и неформальное общение с коллегами.
Наш рабочий чат в мессенджерах часто разбавляется шутками, забавными мемами, которые все мы отправляем и комментируем. Это расслабляет и уменьшает дистанцию между коллегами. Главный минус удаленной работы – невольное снижение времени для личного неформального общения, на личном опыте и из комментариев коллег мы отметили, что стали связываться друг с другом только для решения рабочих вопросов.
Поймав себя на мысли, что мы элементарно соскучились друг по другу, решили сыграть дистанционно в Квиз. Это викторина с вопросами на время, в данном случае, в формате он-лайн.
Командообразование здесь начинается еще до начала игры, когда участники формируются в команды, с воодушевлением придумывают им названия, выбирают капитанов. Все мы остаемся немного детьми и возможность окунуться в детство невероятно объединяет. В назначенное время мы вышли в «эфир» из чата скайпа и в течение двух часов с большим азартом и интересом отвечали на время на вопросы.
Могу сказать, что в какой-то мере удаленная работа сближает коллектив, люди получили возможность соскучиться по коллегам, общению и стали больше ценить свой рабочий коллектив. Комментарии коллег, прошедших опрос об удаленной работе, так же говорят об этом.
3 июня состоится I Всероссийский онлайн-форум «Управление талантами 2020», где эксперты в области Talent Management соберутся вместе, чтобы обсудить новые проекты и наиболее важные вопросы развития и удержания талантов.
Ключевые вопросы Онлайн-форума:
— Тренды и новые инструменты в управлении талантами
— Как сбалансированно управлять кадровым резервом?
— Как развить, удержать и оценить таланты?
— Системное управление карьерой сотрудника: как вдохновлять и помогать в развитии?
— Как формировать сильные и эффективные команды?
С подробной программой форума «Управление талантами 2020» вы можете ознакомиться на сайте
*Материал подготовлен компанией Auditorium Conference Group