Почти каждое утро мы с Вами задумываемся: как организовать свой рабочий день, чтобы успеть много, выполнить работу качественно, и при этом не сильно устать? Чтобы максимально разрешить все названные проблемы, свой рабочий день я стараюсь выстраивать с соблюдением следующих правил.
Хорошо, если есть возможность начать его пораньше: а уж стоит протормозить с этим делом хотя бы полчаса – весь день может пойти насмарку – проверено.
Награждайте себя!
Еще одно наблюдение, под которым, наверное, подпишется большинство: если нас ограничить во времени, то запланированную работу мы можем выполнять в десятки раз быстрее, по сравнению с тем, если график неопределенный.
Вывод такой: хорошо бы привыкнуть искусственно ограничивать себя во времени, пообещав себе, например, какую-нибудь награду за дело, выполненное в кратчайший срок. Очень хорошо помогает, да и голова работает как-то четче!
Рабочий день – это не только служба
Очень полезное правило тайм-менеджмента - составлять три списка дел на день: неотложные дела, очень важные и важные дела. Выполнять нужно именно в этой последовательности. Потому что к неотложным вы так или иначе вернетесь, но будете вынуждены выполнять их уставшими и раздраженными – а значит будете делать их гораздо медленнее и успеете меньше.
Если составлять бесконечный список – Вы просто утонете в малозначимых моментах жизни и доведете себя до срыва. Поэтому должен быть еще «долгоиграющий» список дел, в который нужно вносит все на перспективу – чтобы не забыть, а заодно чтобы расшевелить свое сознание: а вдруг за рутиной Вы упустите что-то особо важное.
Одна моя подруга, привыкшая планировать все довольно четко, всегда пренебрегала этим четвертым списком и однажды обнаружила ужасную вещь. Оказывается, ей давно пришло время позаботиться о создании семьи, но как-то не привыкла она в графике своего рабочего дня оставлять временной интервал для личной жизни: бизнес – это же серьезно, а «личная жизнь» - и звучит как-то легкомысленно…
Да-да, в рабочем графике обязательно должен быть баланс между планированием дел служебных и личных. Личная жизнь тоже требует некоторого планирования и работы над собой, потому что включает в себя не только свидания, общение и т.п. Грамотное чередование труда и минут отдыха, например, не предусмотрено служебными инструкциями, но от этого ритма напрямую зависит Ваше и физическое, и душевное состояние – а это уже личная сфера…
Запланируйте помехи
У каждой из нас есть такие моменты рабочем дне, которые могут выбить из колеи и отвлечь наше внимание надолго: например, мое внимание очень сильно рассредоточивается, когда я просматриваю почту.
Всевозможной корреспонденции очень много, и не хочется чего-то упустить – в общем, углубляясь в каждое послание, просидеть за разбором почты я могу долго, переходя по ссылкам, сортируя информацию и т.п.
Поэтому взяла для себя за правило проверять почту дважды в день: утром, чтобы отобрать и обработать срочное и слегка рассортировать информацию, а оставшиеся интересные рассылки читаю ближе к вечеру, когда сделаны неотложные и самые важные дела.
Кто-то надолго может зависнуть в соцсетях (у меня нет такой проблемы – давно захожу туда только для рабочих моментов): в этом случае тоже запретите себе открывать эти странички, пока не сделано главное – допустим, до определенного часа.
Не становитесь «прозаседавшимися»
Помните знаменитое стихотворение В.В. Маяковского «Прозаседавшиеся»?
Если это в Ваших силах, четко планируйте свои совещания, чтобы не отнимать время ни у себя, ни у коллег. В некоторых случаях они могут быть заменены сбором информации, допустим, по электронной почте или в локальной сети Вашей компании.
Очень удобны всевозможные виртуальные формы совещаний и конференций – это тоже экономит время. Если перечисленные способы оптимизации рабочего графика Вам не подходят, просто старайтесь организовать совещание так, чтобы результатом его было не просто обсуждение или сбор беспорядочных идей, которые Вам придется потом дорабатывать, а какое-то конструктивное решение.
Рабочий день – это порядок и спокойствие
Держать в порядке рабочий стол, компьютерные файлы – это тоже помогает трудиться четко и качественно. Даже если Вы сторонник «творческого беспорядка» на столе, периодически расхламливайте свое физическое и виртуальное пространство. Без этого никуда – тоже проверено.
А еще уединяйтесь: в отдельный кабинет, если таковой имеется; творческую часть работы берите на дом, если там Вам работается лучше; глобальное и серьезное хорошо обдумывается во время одиноких пеших прогулок – у каждой из нас свои варианты.
Когда дети были маленькими, возможность от души потрудиться в тишине и одиночестве появлялась у меня только во время прогулок со спящим в коляске ребенком и ночью, после 23 вечера. На прогулку, кстати, я брала складную табуретку, которая в сложенном состоянии выглядит как складной зонт, и нетбук, который во дворе моего дома, очень подходящем для спокойного детского сна, всегда был подключен к домашнему WI-FI.
Это были мои самые любимые часы рабочего дня: голова еще свежая и погода пока радует… Может, кому-то пригодится такой опыт.
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, своими соображениями по этой проблеме: а как Вы планируете свой рабочий график?