Официально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.
Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны - будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).
Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным - наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.
Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.
Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой "Новые правила деловой переписки". Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер "Пиши, сокращай" мне остался не совсем понятен (рецензия на "Пиши, сокращай"), книга про деловую переписку мне понравилась. Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:
Уважительность
Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении - и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.
- Здороваться в начале письма обязательно - но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;
- Расставлять знаки препинания - нужно;
- Писать грамотно, без ошибок и опечаток - тоже нужно;
- Обращаться к человеку так, как он представился вам;
- Писать письма только в адекватные временные рамки - стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.
Ясность
Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным - вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.
- Одно письмо - один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.
- Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры - напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.
- Даже если общение переходит на эмоциональный уровень - держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение. В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.
- Долгие вступления и долгие прощания - не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.
Забота
Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.
- Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон - и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
- Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание - даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
- Не поторапливайте коллегу фразой "Привет, Вить, долго еще ждать отчет? Босс не девчонка, ждать не будет". Лучше "поторопить" вежливо: "Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками". Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.
- "Заранее спасибо за ответ" - так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.
Краткость
Краткость - сестра таланта
- Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать "Спасибо". Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению "Спасибо! Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника. Приходите в гости!"
Оформление
Оформление необходимо в любом тексте - и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.
- Отдельная строка для приветствия
- Делить текст на абзацы (по смыслу)
- Оставлять контакты
- Кратко о должности
Холодное письмо
Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры - броскость, цепляемость, запоминаемость.
Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде "СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК" или "Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?" уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.
- Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
- Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на "ты".
- Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) - сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок - напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности - укажите это сразу.
Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги "Новые правила деловой переписки"? Чем пользуетесь сами?