46 рекомендаций для тех, кто много пишет по работе

Продолжаю делится приемами, которые я почерпнул в книге "Пиши, сокращай" Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой. Эта книга о том, как создавать сильный текст. Как писать в информационном стиле. Подходит всем, кто много пишет по работе: деловые письма, статьи, отчёты, коммерческие предложения, посты в социальных сетях.

1. Факты должны быть не только понятны, но и полезны читателю. Они должны быть из мира читателя. Сами факты не так важны, как способность читателя их воспринять.
2. Всё абстрактное поддерживаем конкретикой.
3. Если предмет текста новый для читателя, объясните, что это в начале. Далее, чтобы создать стимул для чтения, расскажите, какую пользу получит читатель от прочтения.
4. Чтобы настроить читателя на нужный лад, начните объясняющий текст с короткого вступления, чтобы заставить читателя вспомнить, что он уже знает по вашей теме.
5. Не жертвуйте понятностью ради красоты.
6. Заголовок должен точно отражать тему текста, не нужно самодеятельности.
7. Текст состоит из модулей, модули самодостаточны и раскрывают определенную тему / мысль. Хороший модуль - мини-статья.
8. Структура модуля: введение - о чем модуль; основная часть - раскрытие темы; заключение - выводы: если во введении теория - в заключении применение её на практике.
9. Типы введения: погрузить в тему; актуализировать знания; создать интерес, доверие.
10. Типы заключения: шпаргалка с основной мыслью; инструкция - как подготовиться, что дальше, перечень, руководство; размышления - как это отразится на читателе.
11. Лучше ставить цель, которую мы можем контролировать. Цель - это то, что должно измениться в голове читателя после прочтения текста. Это наше «Б». Хороший текст движется из «А» в «Б» по прямой. Цель - позвоночник статьи. Цель не дает статье развалиться. От текста с целью остается ощущение собранности и силы.
12. Для абзаца работает аналогичное правило: один абзац - одна тема. Это нужно для той же цели: чтобы не перегружать память читателя и не делать текст слишком сложным.
13. Если у вас текст на сложную тему, в конце абзацев полезно ставить выводы. Вывод отвечает на вопрос «Что делать с этой ин­формацией?».
14. В хорошо структурированном тексте из первых предложений аб­зацев будет складываться понятная история.
15. Если не знаете, с чего начать текст, - начните с истории. История всегда привлекает внимание.
16. Вместо однородных членов предложения один самый точный.
17. Если в тексте встречается «как... так и...», «Не только... но и...», «если... то...», будьте начеку. Когда между этими словами слож­ные конструкции, читателю тяжело воспринять предложения. Попробуйте упростить.
18. «Сказал, что», «думаю, что» и «хочу, чтобы» - упрощать.
19. Исправляйте все, что трудно читать.
20. Если при чтении вслух вам не хватило воздуха, значит, предложение слишком длинное - тогда разделяйте, сокращайте и переформулируйте.
21. Парцелляция - это разбивка предложения точкой в произволь­ных местах. Или цепочка неполных предложений. Вот как сейчас. Или хуже. Вот так.
22. Парцелляция может быть в тексте в редких эмоциональных мо­ментах, когда вы уверены, что читатель с вами на одной волне. Как сейчас. Но это предел. Потом лучше продолжить обычными полными предложениями.
23. Если по смыслу кто-то что-то делал, то извольте найти нужные глаголы действия и применить их к тем, кто это дей­ствие совершал. Не Сотрудники штрафуются, а Компания штрафует сотрудников.
24. Но не нужно насиловать язык, чтобы механически поставить везде действие с правильным подлежащим и сказуемым. Если не лезет или выглядит неестественно - не ставьте.
25. Чтобы сделать хороший синтаксис нужно: 1) читать текст вслух много раз; 2) переписывать всё, на чем спотыкаешься. Синтаксис - это то, как слова связаны в предложении . Когда они связаны хорошо, речь льётся. Когда плохо - спотыкается.
26. Как не перегрузить: Предложение - одна новая мысль. Лишние мысли - удалить. Важные мысли - обобщить. Сложное - объяснить по цепочке.
27. Какие сущности для читателя будут новыми, а какие знакомыми, знает только автор. Если вы пишете о принтере, то для одной аудитории придется объяснять, откуда берутся печатные доку­менты и что такое принтер. Другим достаточно сказать рабочее разрешение и метод нанесения краски. Автор должен предугадать, что знают его читатели.
28. Обобщение полезно везде, где много новых сущностей: Компетенция состоит из трех компонентов: знаний, умений, навыков.
29. Новая мысль - это одно из двух: 1) мы знакомим читателя с чем-то незнакомым; 2) что-то знакомое взаимодействует с чем-то другим, тоже знакомым. Не может быть ситуации, ког­да в одном предложении мы сразу и знакомим с новым, и тут же ставим его во взаимодействие.
30. Никогда не соглашайтесь ничего сглаживать, смягчать и делать более политкорректным, пока не разберетесь, чьи интересы вы защищаете. Политес никогда не помогает ничего защитить. Чтобы по-настоящему решить проблему, нужно начать с чест­ного разговора.
31. Рассказать о предмете доступно может только тот, кто хорошо в нём разбирается. А тот, кто умничает и сыплет терминами, часто знает предмет поверхностно.
32. Когда вы утыкаетесь в отсутствие данных, можно обойти эту про­блему- но не изменять принципам правды, простоты и прямоты.
33. Правда и факты всегда сильнее расплывчатых формулировок, даже если эти формулировки выглядят красиво.
34. Из текста нужно убирать всё, что вносит неопределённость
35. Среди местоимений в русском языке есть неопределенные. Они вредят информативности: некоторые, некие, разные, различные.
36. «входим в топ-10» или «заняли такое-то место в рейтинге» - крепко подумайте, полезно ли это знать читателю.
37. Округляйте до полезного читателю уровня точности.
38. Слова вроде «более», «около», «примерно» и «не менее» не делают текст более понятным.
39. Все неопределённое - определяйте.
40. Читателю интереснее читать текст, который он может себе представить, как будто смотрит фильм. Неопределенные - слова, которые вместо точной информации дают неточную, поэтому их невозможно представить.
41. В тексте важно показывать, кто действует, а не скрывать действующего
42. Есть лишь один случай, когда страдательный залог не стоит за­ менять на действительный, но всё еще можно заменять на что-то другое. Этот случаи, когда в предложении подразумевается не действие, а состояние. Ничего не происходит, просто меня­ется характеристики: Банк отклонил ваш платеж - Платёж отклонён.
43. Избегать деепричастий, где возможно: Окончив МГУ - После окончания МГУ.
44. Заменять причастия на глаголы. Пример: Статья, взорвавшая фейсбук -> Статья взорвала фейсбук.
45. Избегать эвфемизмов. Примеры: экономическая нестабильность - кризис, нецелевое использование денежных средств - воровство, растрата. Эвфемизмы сглаживают углы, когда нужно говорить прямо.
46. Эвфемизмы - это чистый стыд и лицемерие. Это попытка выглядеть чистым в глазах других, будучи по горло в грязи. За эвфемизмами в языке прячется всё то, чего мы стыдимся, но в чём не можем себе отказать.

Рекомендую изучить книгу "Пиши, сокращай". Результат будет от одного прочтения 400 страниц текста в информационном стиле.

Я не всегда использую все рекомендации. Использование половины из них преобразит ваши повседневные тексты на работе и личной переписке.

Если данная статья была для вас полезной, рекомендую ознакомится с её первой частью.

Автор текста: Дмитрий Колесников, основатель сервиса "Бизан" - управленческий учёт и бизнес-аналитика по подписке.