Процент успеха проведенного собрания, совещания, рабочей группы и прочих радостей проектной деятельности напрямую зависит от того, насколько фасилитатору хорошо удалось к ним подготовиться.
Тщательная подготовка к фасилитационному мероприятию покоится на пяти китах. Всех зовут на одну букву: Поставленная цель, Продукт, Приглашенные участники, Проблемы и Процесс. Фасилитатор должен ясно и конкретно понимать, что нужно вкладывать в эти пять вещей в том или ином случае. Так легче добиться более четкого понимания, что именно должно быть достигнуто, а также почему, кем и как.
П – Поставленная цель
Ключевые вопросы: Зачем мы проводим эту сессию? В чем заключаются ее ключевые цели?
Чем яснее цель собрания, тем эффективнее пройдет встреча. Важный нюанс: четко понимать смысл предстоящей работы должны не только вы, как фасилитатор или организатор сессии, но и люди, которых вы сюда пригласили. Никому не хочется терять время (деньги, нервы, силы) зря. Придется хорошенько постараться, чтобы убедить человека, что встреча важна и нужна.
Чтобы найти аргументы в пользу мероприятия и прояснить цель, подумайте и пропишите ответы на эти вопросы:
- Какова общая задача сессии?
- Почему вы уверены, что встреча необходима? Почему именно в это время, а не через месяц, год?
- Откуда вы узнали о проблеме? Как она проявляется и мешает развитию проекта?
- На какой фильм с нерадостным концом будет похожа жизнь, если проблему не решить? Будет ли? Какие тогда последствия ждут вас, компанию, проект, задействованных людей?
Этими вопросами можно пользоваться с небольшими корректировками и в обычной жизни. Решаете, куда поехать в отпуск? Как эффективнее проработать материал для научного исследования? Стоит ли пока оставить старый автомобиль, или лучше приобрести новый? Все эти решения так же принимаются с учетом поставленной цели.
П – Продукт
Ключевые вопросы: Что нужно получить в итоге работы? Как мы поймем, что мы достигли успеха?
Для определения продуктов фасилитационной сессии подумайте, что должно появиться в головах/руках/сердцах участников из того, чего у них еще не было? Какие результаты, знания, убеждения?
В большинстве сессий продукты – это конкретные результаты: решения, отчеты, четкие планы. К продуктам можно отнести увеличенную глубину знаний или развитие благоприятных доверительных отношений между компаниями или отделами (об этом, например, может свидетельствовать частота контактов между ними).
Определить продукт фасилитатору помогут следующие вопросы:
- Что конкретно должно появиться в руках у людей после сессии из того, что можно потрогать хотя бы технически (документы, визитки и т.д.)?
- Какие новые мысли и знания они должны унести?
- В чем новом нужно убедить людей?
- Что насчет нематериальных продуктов? Надеетесь ли вы посадить зерна новых проектов в головах участников?
- Что может сказать об успешности сессии даже после трёх месяцев с момента ее проведения?
П – Приглашенные участники
Ключевые вопросы: Кто должен быть на мероприятии? Каково представление этих людей о происходящем?
Мы уже затронули этот аспект, говоря о цели мероприятия. Все-таки люди – это то, без чего встреча точно не состоится.
Фасилитатору важно вовлечь участников в обсуждение. Если человек не участвует в решении задачи, есть вероятность, что последствия окажут на него негативное влияние.
Вопросы для подбора участников:
- На кого повлияет принятое решение?
- Каков уровень вовлеченности человека в процесс?
- Кто из этих людей обладает такой точкой зрения, вовлеченностью и авторитетом, что обеспечить их присутствие на сессии – дело первоочередной важности? Если у человека нет возможности личного присутствия – кого из его представителей вы бы хотели видеть на встрече?
Что касается типов личности, подходящих для мероприятия, то тут все индивидуально. Не существует идеального кандидата на роль участника в любой сессии. Но однозначно участник должен понимать суть обсуждаемого, быть заинтересованным в поиске решения, уметь давать рекомендации и терпимо относиться к мнению других людей.
Обращайте внимания на особые умения, присущие тому или иному человеку – так называемые soft skills. Возможно, в одном случае фасилитатору понадобится участник-дипломат, в другом – человек с крепкой нервной системой.
П – Проблемы
Ключевые вопросы: Какие проблемы могут возникнуть в процессе работы? Какие подводные камни способны помешать нам создавать продукты и достигать целей?
После того, как вы разобрались с целями, продуктами и участниками, самое время подумать о препятствиях. Определите, от чего зависит успех сессии.
Простой пример: фасилитатору легко решить проблему нехватки бумаги прямо на месте, а вот с нехваткой удобных сидячих мест придется повозиться. Решение займет время, участникам будет некомфортно, из-за чего вся дальнейшая работа может застопориться. Не надо так. Подумайте о стульях заранее.
Проблемы относят к одному из трех типов:
- Темы. Это вопросы, которые должны быть включены в повестку дня. Они помогают создать продукты и достичь цели собрания.
- Препятствия. Сложные проблемы, которые нужно иметь в виду. При неправильной организации процесса они могут пустить обсуждение под откос.
- Отвлекающие моменты. Те вопросы, что вроде не должны были обсуждаться на сессии, но в процессе фасилитации возникли.
Подумайте: какие сомнения относительно цели и продуктов могут быть у участников? На какие подводные камни есть риск наткнуться?
П – Процесс
Ключевые вопросы: Какие шаги, направленные на достижение цели, нам нужно предпринять? Какие особенности продукта, состава участников и возможные проблемы необходимо учитывать?
Процесс целиком и полностью зависит от четырех предыдущих “П”, поэтому в каждой ситуации будут свои особенности.
Чтобы настроить участников на нужный лад, разошлите документ с информацией о мероприятии. Включите в него дату, время, место, дресс-код и список вопросов, которые будут рассматриваться.
Маленькая хитрость: разделите время сбора и время начала сессии. Пусть это будет интервал примерно в 10-20 минут. Так вы увеличите шансы начать вовремя, а прибывшие участники в этот момент смогут выпить кофе, приноровиться к ситуации и ненапряжно пообщаться с коллегами.
Чеклист для подготовки мероприятия:
- Если организатор – не вы, то обязательно побеседуйте и согласуйте с ним ваше видение пяти “П”.
- Разработайте и распространите четкое заявление о цели сессии среди участников.
- Опишите примерный результат. Убедитесь, что участники сессии его понимают.
- Выберите нужный формат проведения сессии, адаптируйте встречу под необходимые условия.
- Назначьте людей на ключевые роли (кто отвечает за организацию процесса, документы и т.д.)
- Обучите проектную команду процессу, объясните, в чем их роль.
- Побеседуйте с приглашенными людьми. Узнайте, что они подразумевают под успешной встречей.
- Заранее узнайте, чем занимается организация, если вы приглашенный фасилитатор.
- Соберите необходимые материалы.
- Подготовьте место для проведения фасилитации.
- Подготовьте приветственное слово для участников.
Успехов!
Материалы по теме:
---------
Подписывайтесь на мой канал, обращайтесь в личку в социальных сетях с вопросами и предложениями. Пишите в комментариях свое мнение по этой статье. Мне очень интересно. Ну и ставьте лайки, если конечно статья понравилась.
Еще больше полезной информации на donskih.ru. Подпишитесь на страницу Facebook или вступите в группу VKontakte, чтобы оставлять свои комментарии и следить за важной информацией!
---------