Связанные с пандемией нового коронавируса ограничения перевели большую часть делового общения в цифровой формат. Это дало возможность сократить использование бумаги, а значит, внести вклад в сохранение лесов, воды, энергии и других ресурсов. Но и до пандемии предприятия пробовали разные способы сокращения использования бумаги – покупка бумаги из вторсырья, сбор бумаги для переработки и электронный документооборот (ЭДО).
Лидером по внедрению ЭДО в России стали госорганы. Например, Фонд социального страхования (ФСС) с 2017 г. реализует проект по электронным больничным. В марте этого года их было выдано уже 2,6 миллиона (для сравнения, в марте прошлого года – 1 миллион). С этого года любой работник по желанию может оформить электронную трудовую книжку.
Также минтруд разработал сервис для ведения электронного кадрового документооборота, который должен заработать в третьем квартале этого года.
Что касается бизнеса, ЭДО активнее внедряют крупные предприятия. Оно и понятно – этот процесс весьма долгий, напряженный и нередко дорогостоящий.
Из-за перехода на «удаленку» бизнес стал внедрять ЭДО чаще. За первый квартал на 30% выросло количество данных, переданных через систему СКБ «Контур» юридически значимых электронных документов. Сервис документооборота между торговыми сетями и поставщиками стали использовать на 27% чаще.
В начале года системы ЭДО для работы с партнерами внедрил «Ситилинк». Как отмечают в компании, это позволит оптимизировать взаимодействие, а также снизит затраты на документооборот за счет снижения почтовых расходов. «Более 300 наших партнеров уже подтвердили намерение перейти на ЭДО. Кроме того, многие приветствуют бережное отношение к природным ресурсам. По нашим оценкам, система ЭДО позволит сократить потребление бумаги только за первый год внедрения на 4 тонны. Если все партнеры перейдут на ЭДО, это поможет сэкономить около 23 тонн бумаги в год», - рассказала директор по корпоративным продажам «Ситилинк» Елена Шамбер.
Благодаря активному переходу PwC в России на электронный документооборот закупаемый объем бумаги по сравнению с 2018 г. снизился на 4,4% и составил 61465 кг в год. Количество сдаваемой на переработку бумаги по сравнению с прошлым годом практически не изменилось и составило 105407 кг. В PwC в России используются принципы работы, основанные на отказе от бумажных носителей, а также «умная» печать. «Благодаря сданной на переработку бумаге нам удалось сохранить около 1 тысячи деревьев, сэкономить около 2 тысяч литров воды и около 105 кВт электроэнергии, а также уменьшить выбросы СО2 в атмосферу на 178 кг», - подсчитали в компании.
По оценкам международной Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями, за счет экономии тонны бумаги можно сохранить 17 деревьев, 26 тысяч литров воды и 240 литров горючего.
ЭДО позволяет бизнесу сэкономить и на расходах: как отмечают в СКБ «Контур», отправка документов через систему электронной передачи данных обходится в 5-7 раз дешевле, чем стандартной почтой.
