Первым делом, чтобы справиться с завалом на работе, мы составили перечень того, что нас, так или иначе, беспокоит и тревожит. Тем самым полная картина нерешенных проблем начала потихоньку проясняться и отпала необходимость постоянно держать все это в голове. С необходимостью «помнить все», мы наконец-то разобрались. Но вопрос, как справиться с многозадачностью на работе, остается открытым.
Как правило, чтобы выполнить поставленную задачу, необходимо выполнить ряд действий, которые нам же и нужно определить исходя из своего жизненного опыта, либо обратившись за помощью к посторонним организациям или лицам. Сама же суть проблемы многозадачности, завала, стресса, усталости от работы заключается в том, что каждый раз при решении поставленной задачи нам из раза в раз необходимо думать и придумывать: как же ее решить? какой шаг уже сделали? а какой еще только предстоит сделать? Хорошо если таких задач одна-две, но когда таких задач много – наступает состояние стресса и паники, мы начинаем хамить как своим коллегам, так и своим родным, которые посмели нас побеспокоить в такую «трудную» минуту.
Поэтому необходимо сесть и подумать: каким образом можно решить каждую из записанных ранее задач? Т.е. разбить каждую задачу на простые, в одно действие, подзадачи.
Для понимания процесса, давайте разберем на наглядном примере, каким образом это нужно сделать. Но для начала создадим в нашей экселевской таблице новую вкладку под названием «Проекты», в которую мы будем поочередно переносить задачи из вкладки «Входящие».
Для примера возьмем задачу «Сходить с друзьями в 20:00 среды следующей недели в баню». Переносим ее во вкладку «Проекты» и включаем все свое воображение, личный опыт, логику и думаем, что же нужно сделать для того чтобы отдых в бане получился шикарным. И для этого нам понадобиться:
- Создать группу в вайбере и пригласить в нее Макса, Виктора, Сергея и Дмитрия.
- Написать предложение о походе в баню в 20:00 среды следующей недели.
- После получения положительного ответа от всех – позвонить в баню по номеру 8-876-375-55-89 и забронировать ее на 20:00 среды следующей недели, на 3 часа.
- Написать в группу в вайбере: что, кто будет есть и пить?
- Вечером вторника напомнить в группе, что мы идем завтра в баню и определиться с местом и временем встречи.
- Встретиться в 19:20 около Магнита с друзьями для совместного похода в баню.
На итог мы получили шесть подпунктов того, что нам нужно сделать для успешного отдыха с друзьями. Соответственно напротив каждого пункта желательно проставить необходимые даты выполнения, с той целью, чтобы знать, что именно данный пункт нужно выполнить сегодня, а на остальные пока не обращать внимания. Сделав это, мы получим картину следующего вида:
Такой подход к построению своего рабочего процесса принесет вам:
- Ясность, заключающуюся в том, что не нужно будет каждый раз при взгляде на свою запись где-то в ежедневнике, листе бумаги и т.п. вспоминать: как и что нужно сделать? а где я остановился в прошлый раз? Ведь вся эта информация постоянно будет перед глазами;
- Чувство прогресса, ведь вы будете отчетливо видеть выполненные шаги на пути к решению поставленной задачи, что в свою очередь даст вам силы и уверенность в себе и своих действиях.
Составив список подзадач ведущих к выполнению каждой задачи, мы переходим к заключительному третьему шагу, а именно автоматизации, того, что требует от вас монотонной работы.
Друзья, если вам понравилось и вы хотите еще: ставьте палец вверх, рекомендуйте друзьям, оставляйте комментарии.
Оригинал статьи тут.