Офисная жизнь успешно маскировала многие вещи, которые сотрудники делать не умеют. Звучит дико, но с многочисленными переходами на удаленную работу выяснилось, что сотрудники не умеют пользоваться электронной почтой вовсе. Причем не умеют как молодые, так и те, кто немного постарше. Оставим вопрос о том, как они существовали в офисной среде предыдущие годы. Давайте посмотрим что изменилось в электронных письмах с переходом на удаленную работу и что из этого больше всего раздражает получателей*.
*По результатам опросов
1. Может массовое распространение социальных сетей нанесло свой отпечаток, может это просто манера общения такая, но приветствие с множеством восклицательных знаков способно вывести из себя многих. А именно так начинают свои письма некоторые сотрудники на удаленной работе. Не меньше раздражают приветствия такого содержания: «Приветики!», «Здаров!», «Ку!» и т.д.
От длительного нахождения дома, а может еще от чего, но сотрудников начали злить приветствия: «Доброго утра понедельника!», «Радостного дня среды!» и им подобные. С одной стороны, такие приветствия не вписываются в рабочий этикет. С другой – может действительно получатель письма не настроен также позитивно, а такая необоснованная радость только заставляет больше задуматься о собственных проблемах.
Но самое негативное восприятие получают письма вообще без какого-либо приветствия. Это уже смахивает на неуважение.
2. Содержание писем – это отдельная боль их получателей. Саму негативную оценку получают письма с напоминаниями о чем-либо, просьбой подтвердить получение, дать информацию по срокам и т.д. Одним словом, контроль раздражает. Видимо, в офисной среде живого общения такие невинные уточнения меньше бросались в глаза. Подозреваю, если бы письмо не было связано с работой и его можно было отправить в спам, то многие так бы и сделали.
Еще один набор фраз, способный испортить настроение получателю, это: «Спасибо заранее!», «Надеюсь на понимание!» и им подобные.
Завершают рейтинг письма-благодарности с одним единственным словом: «Спасибо!». У получателя может и инфаркт ненароком случиться, когда он уверен, что переписка завершена, а тут ему светится новое сообщение.
3. Оформление. Нет-нет! Речь не о картинках/фонах, выравниваниях, отступах и т.д. Как уже говорилось выше, люди просто не знают как пользоваться электронной почтой. Некоторые даже не догадываются, что текст письма можно делить на абзацы! Про краткость изложения в деловой переписке они тоже не слышали. В итоге получатель вынужден разбирать полотно текста на 3-5 тысяч символов без пробелов, абзацев, а в перипетиях сюжетных линий искать рациональное зерно. В общем, занятие не для слабонервных.
Ну и еще одна отсылка к социальным сетям: использование капса (заглавных букв). Так ладно если бы выделяли этим душевным криком что-то действительно важное (искать зерно было бы проще)! Выделят просто какие-то слова, фразы или даже целые предложения, не имеющие никакого отношения к сути письма. Скорее всего, в офисе бы просто громко сказали или действительно крикнули, чтобы все окружающие прониклись душевным порывом, а в электронном общении выражают себя именно так. В общем, это очень жестоко.
А в довершение – смайлики – гениальное изобретение. Когда не знаешь что сказать – отправь смайлик и тебя поймут. В обычной жизни смайлики заменяются выражением лица для придания яркой окраски повествованию. А теперь представьте себе деловое письмо, текст которого обильно украшен этими самыми смайликами. Именно такие письма по ошибке чаще всего отправляются получателями в спам. При первом взгляде то не сразу понятно, что это деловое письмо.
4. Подпись/прощание. Здесь можно даже не комментировать: «С надежной на…», «Всего самого…», «С наилучшими…», и самое коронное: «С любовью!».
Если взглянуть на ситуацию под другим углом и отбросить именно моменты незнания и неумения, то, видимо людям на удаленке все-таки не хватает любви и тепла. Вот и распространилась теперь новая мода на такие добрые и позитивные письма.
Если понравилась статья, то поделитесь ей в соц сетях, ставьте «Нравится» и подписывайтесь на канал ))