В статье приведено описание процедуры формирования матрицы ответственности RACI. Рассмотрены основные структурные составляющие матрицы и инструменты анализа эффективности ролей участников бизнес-процесса.
Построение системы бизнес-процессов, которая показывает высокую операционную эффективность является ключевой целью компании и ее руководства. Эффективность процессной модели компании зависит от ряда факторов, главным из которых является четкое распределение обязанностей и зон ответственности среди участников бизнес-процессов. Наиболее универсальным инструментом анализа и систематизации функциональных ролей участников бизнес-процессов является матрица RACI.
Аббревиатура RACI, лежащая в основе матрицы распределения ответственности, выделяет четыре основных вида функциональных ролей, которые, в свою очередь, распределяются среди участников бизнес-процессов.
- "R" – Исполнитель (Responsible);
- "A" – Утверждающий (Accountable);
- "С" – Консультант (Consulted);
- "I" – Информируемый (Informed).
Матрицу RACI используют в двух основных случаях – анализ эффективности бизнес-процесса на этапе аудита при моделировании процессов "как есть" и при формировании корпоративной культуры в регламентах или иных нормативно-методических документах. В первом случае матрица составляется для оценки и анализа текущих ролей участников бизнес-процессов. После чего инициируются необходимые изменения для оптимизации процесса. Во втором случае матрица RACI является частью регламента бизнес-процесса и распределяет функциональные роли участников процесса.
Шаблон матрицы RACI представлена на рисунке №1.
Первое, что необходимо понимать при формировании матрицы RACI, операции, которые вносятся в матрицу должны иметь ключевое значение для бизнес-процесса. Например, не стоит перечислять операции по внутренней коммуникации между сотрудниками компании (за исключением передачи конечного выхода процесса); посещение совещаний, планерок, летучек и иных подобных мероприятий; и многие другие операции, которые не несут ценности для формирования конечного результата процесса. Матрица RACI должна быть удобным и понятным инструментом, поэтому нельзя перегружать ее большим количеством информации.
Все участники бизнес-процесса должны быть отражены в матрице RACI. Необходимо рассматривать бизнес-процесс целиком без исключений. В противном случае результат анализа эффективности ролей участников бизнес-процесса будет необъективным и лишенным ценности. Анализ матрицы RACI осуществляется в двух направлениях по вертикали и по горизонтали.
Вертикальный анализ.
- Много "R". В этом случае необходимо рассмотреть возможность разгрузки сотрудника, который отвечает за выполнение большого объема работ.
- Нет "R" или "A". Возможно, стоит исключить этого участника из цепочки бизнес-процесса.
- Много "A" . Большое количество согласований, возможно существует ряд "узких мест" процесса, поэтому необходимо инициировать мероприятия по оптимизации.
Горизонтальный анализ.
- Нет "R". Никто не несет ответственности за результат операции.
- Много "R". Необходимо сконцентрировать ответственность за выполнение операции, иначе присутствует риск невыполнения операции.
- Много "A". Только один участник бизнес-процесса может утверждать результат операции.
- Нет "A". Необходимо определить ответственного за утверждение результата операции.
- Много "C". Необходимо определить важность консультации такого количества участников.
- Нет "C" или "I". В компании отсутствует канал внутренней коммуникации между участниками бизнес-процесса.
В завершении я хотел бы отметить, что анализ, планирование и распределение зон ответственности между участниками бизнес-процесса является залогом эффективной работы компании. Внедрение матрицы RACI позволит построить прозрачную систему ответственности, что снижает количество ошибок и конфликтов у участников процесса.
