Выполняя какую-либо задачу, будь то на дома или на работы вы непременно думаете не о ней, а о том, что вас беспокоит. Например, о том, что сегодня нужно сходить в магазин и не забыть купить кетчуп, в эту субботы вам нужно отвезти ребенка на плаванье в 12:30 и нужно обязательно позвонить Максу насчет своевременного предоставления чертежей на тепловой узел. В общем, так или иначе, но концентрация на текущем моменте времени постоянно сбивается и вам необходимо одновременно думать о разного рода вещах выполняя текущую задачу.
Происходит это, потому что у вас отсутствует четко организованная структура по хранению входящей информации. Под входящей информацией здесь и далее понимается информация любого рода, требующая от вас какого-то участия. Например, на работе начальник сказал сделать отчет, по электронной почте прислали сообщение с требованием предоставить данные по приборам учета в срок до 12:00, жена написала, что сегодня придут гости и необходимо зайти в пекарню за пирогом.
Человеческий мозг очень хорошо способен творчески и креативно мыслить, решая всевозможные задачи. При этом он практически не способен запоминать и напоминать, что нужно сделать сегодня, завтра или через месяц. В любом случае результат будет один – в конечном итоге что-нибудь забудется, при этом потратив уйму энергии, как на само запоминание, так и на то чтобы его ни в коем случае не забыть.
Из-за этого на работе со временем наступает настоящий аврал. У вас появляется чувство сильной усталости на работе и от работы, и вы не знаете, что с этим делать. И в голове постоянно маячит один и тот же вопрос: как справиться с многозадачностью на работе?
Парадокс заключается в том, что нет необходимости постоянно помнить обо всем на свете. Вполне достаточно собрать все свои задачи в одном единственном месте и периодически, как правило, один раз в неделю, актуализировать этот список. При этом здесь есть одно но, обязательным требованием является записать абсолютно все, что вас беспокоит в одном месте. Под абсолютно все понимаются не только рабочие задачи, но и задачи вашей повседневной жизни, например: «помыть машину».
Для этих целей мы воспользуемся всемирно известным Microsoft Excel, т.к. у подавляющего большинства людей он стоит дома, используется в корпоративной среде на рабочем месте, его можно легко установить на мобильные устройства Android и iOS, либо использовать всевозможные online сервисы, например Google Документы. В общем нам не понадобиться тратить уйму времени для того чтобы разобраться что и как работает в приложении.
На итог, в Excel’е необходимо составить таблицу, в которую мы и запишем все, что нас беспокоит и тревожит на данный момент. Шаблон таблицы можно придумать самому, а можно просто взять приведенный ниже и доступный для скачивания по этой ссылке.
В приведенную таблицу необходимо записать абсолютно все, что вас беспокоит на текущий момент. У кого с этим есть трудности – воспользуйтесь перечнем того откуда можно и нужно взять информацию:
- Все мысли и нерешенные задачи из головы, которые мешают и отвлекают вас время от времени. Например: помыть машину, сходить на профессиональную чистку зубов, купить летнюю резину, застраховать автомобиль до окончания страховки, заплатить налоги и т.п.;
- Рабочий ежедневник;
- Настольный календарь, куда вы записываете дела по дням;
- Microsoft Outlook с его заметками;
- Ваша электронная почта с отметками «к исполнению», «важное», и т.п.;
- Любого рода программы органайзеры, напоминалки установленные как на персональном компьютере, так и на телефоне, планшете;
- Всевозможные отрывные стикеры, листы бумаги, на которых вы когда-либо делали заметки.
Важно понимать, что приведенный перечень не является исчерпывающим и может быть, как дополнен, так и уменьшен лично вами. Но ни в коем случае ничего не утаивайте от себя. Еще раз повторю - запишите сюда абсолютно все, что вас беспокоит и тревожит.
На итог должен получиться перечень следующего вида:
На этом все, следующим шагом следует сесть и подумать, каким образом можно решить каждую из записанных задач.