1) Что такое тайм-менеджмент? Основные принципы ТМ
2) Рекомендации по ТМ от специалистов
3) Практические техники для тайм-менеджмента
Как вы уже поняли, основа тайм-менеджмента - это планирование и все методы, которые уже разбирали ранее, сюда также входят.
Не будем забывать, что в ТМ вы занимаетесь не только распределением задач. В первую очередь, вы организуете свое ВРЕМЯ, а именно работу, отдых, дела, информацию. Поэтому мы разберем техники по всем категориям
УЧЕТ ВРЕМЕНИ И ПЛАНИРОВАНИЕ
🔹 Список дел (какие способы планирования есть - читайте здесь)
🔹 Учет пиков активности (подробно читайте тут)
🔹 Хронометраж
У каждой задачи есть свое время ее выполнения по заданным параметрам. То есть вы записывайте не просто прочитать сайт или написать пост, а задаете конкретные параметры - прочитать 3 сайта и написать 2 поста. В таком случае, будет проще понимать, что задача действительно выполнена и можно рассчитать примерное время на ее выполнение.
🔹 Диаграмма Ганта
Отличная техника для визуального отображения текущих задач, на одной шкале графика задачи, на другой время на ее выполнения.
🔹 Формула 10-3-2-1-0
Запомните формулу и сформулируйте ее для себя так, чтобы получился график здорового образа жизни:
- 10 часов до сна: нет кофеину
- 3 часа до сна: нет еде и силовым тренировкам
- 2 часа до сна: нет работе
- 1 час до сна: нет электронным гаджетам
- 0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике🙈
🔹 Канбан
Японская техника на визуал. Вы с помощью стикеров на доске смотрите, какие задачи выполняете, какие оставлены на будущее, что выполнено и что кому перенесено. На доске сделайте 3-4 столбика: Сделать, Делаю, Сделано, (+) Делегировано. На стикерах пишите задачи и приклеивайте на доску в нужный столбец. Если бумажный метод не удобен, попробуйте приложение, о котором мы говорили тут (ссылка)
🔹 Fresh or Fried
Очень полезно выработать привычку планировать с вечера на утро, так вы всегда будете готовы к завтрашнему дню. Возьмите за правило, при этой технике, записывать важные и неприятные задачи в раздел fresh. Это, те дела, которые нужно выполнить в первую очередь, пока вы полны сил. Далее несложные, не срочные, приятные дела переносите в раздел Fried. Желательно для этого использовать то время, когда ваша энергия уже заканчивается.
С утра начинайте работать со списком, а вечером составляйте новый.
Эта техника отлично подходит для тех людей, которые под вечер ощущают себя вымотанными, которые вроде бы работали весь день, но по тогу ничего не успели сделать. Знакомо? Тогда попробуйте на практике FoF!
🔹 Метод 4D
Если ваш список дел вызывает у вас негативные эмоции и вы не знаете, с чего начать и как все это выполнить, тогда вам отлично подойдет метод 4D
- Do (сделать) — назначенная задача, которую нужно сделать сейчас и сразу вычеркнуть из списка
- Delete (удалить) — если в вашем списке дел есть задачи не такие уж важные, то отказывайтесь в пользу целевых. Откажитесь от них, удалите их из списка. Если вам предлагают что-то не нужное, учитесь говорить "нет"
- Delay (отложить) — Самые объемные задачи, которые не требуют немедленного исполнения, можно отложить с определенные четкими сроками, чтобы не лежали мертвым грузом.
- Delegate (делегировать) — передавайте задачи свои свободным помощникам (если есть), которые вы не можете выполнять или не успеваете. Если помощника нету, переносите на другой день.
Берите свой список дел, выбирайте задачу и производите с ней одно действие из метода 4D, а потом переходите к следующей.
ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ
🔸Метод айсберга
Если вы постоянно забываете и теряете важную информацию, то используйте этот метод: сохраняйте все статьи, списки, заметки в одной месте - например, в приложении для заметок вроде Evernote. Распределяйте отобранные материалы по категориям по папкам или по тегам (например - "красота", "рецепты, "развитие" и тд) - как будет удобно вам!
Каждый 4-5 недель обязательно просматривайте свои папки и решайте, что можно применить на практике. Все бесполезное - удаляйте, а полезное - используйте! Таким образом, вы создадите отличную базу знаний!
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И ОТДЫХА
🔺Метод Помодоро
Выделяете 20-30 минут времени (1 помидор) на выполнение задачи, потом 5-10 мин отдыха. Если задача сложная и требует больше времени, просто прибавляете помидоры! Можете использовать приложения для телефона - Pomodoro. Либо этот удобный сайт, которым я пользуюсь!
🔺Найденное время
Заранее выделите перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени. Будьте готовы их выполнить когда у вас появится подходящее «окно». Список дополнять постоянно.
🔺Швейцарский сыр
Такой метод подходит для тех, кто не может начать какой-то важный проект или лениться. Вам необходимо начать с чего-то, тем самым прорубив первую дырку в сыре. Важно определить такую задачу, которая приведет вас к конечной цели и очень легкую. Это очень интересный метод, который имеет много нюансов, поэтому мы разберем его в отдельном посте.
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОСТРАНСТВА
В тайм-менеджменте важно еще учитывать не только время, но и пространство. Подходящая техника SPACE, которая разбивается по буквам:
- Sort – Отсортируйте все свои дела и предметы. Распределите, чем пользуетесь часто, чем редко, а чем вообще нет.
- Purge – если скопилось что-то лишнее, чем вы давно не пользуетесь - выкидывайте! Не засоряйте свое пространство. На место старой вещи, всегда придет новая, еще лучше. Всегда помните об этом.
- Assign – у каждого предмета должно быть свое место, а для каждой задачи свое время. Пусть ваше рабочее место всегда будет чистым. Вся канцелярия разложена по своим местам. Приобретайте специальные ящики, коробки для хранения - тех важных вещей, которыми вы постоянно пользуйтесь, но так чтобы они вам не мешали!
- Containerize – по важным задачам проставляйте параметры. Ведь по завершению вы должны понимать, что выполнено окончательно, а что требует доработки.
- Equalize – определите удобное время для проведения ревизии по этой системе. Ежемесячно, ежеквартально или вообще каждую неделю! Если вы стали замечать, что отклоняетесь от этой техники, значит самое время пройтись заново по всем пунктам и проверить, где вы оступились.
Берите на вооружение любую техник из предложенных категорий и пользуйтесь! Находите самые эффективные и удобные для себя и делайте свою жизнь продуктивной!