В предыдущей статье мы учились выводить отчет по остаткам из 1С:Розница для декларации . Полученный документ необходимо было сохранить в формате Excel в нужную папку или на Рабочий стол. Попробуем доработать отчет до нужного вида, чтобы упростить работу по занесению остатков для декларации.
Открываем отчет по остаткам и анализируем: если есть ненужные столбцы, то их надо удалить. Нам необходима только информация по коду (500, 520 и другим), наименование производителя/импортера, ИНН производителя/импортера, КПП производителя/импортера, литраж, количество. Ненужные столбцы, если они есть, надо удалить: выделить «мышью» верх ненужного столбца и с помощью правой кнопки мыши выбрать команду «удалить»:
Таким образом, таблица приведется в нужный вид без лишних значений:
Однако информация по даллам отсутствует — значит требуется вывести эти данные с помощью формулы. Литраж умножить на количество и разделить на 10 — так можно получить даллы (декалитры) для формирования декларации. Возвращаемся к таблице и создаем новый столбец «даллы» (пишем это слово в пустой ячейке рядом с введенными наименованиями):
Вот здесь, в пустой ячейке второй строки таблицы, начинаем ввод формулы со знака «равно» (нажать на знак «равно» («=») на клавиатуре):
Помним, что ввод формул в ячейке Excel начинается со знака «равно», а затем программа ожидает дальнейших указаний по вводу формулы. Покажите Excel, что надо сделать. А надо, как мы решили, литраж (щелкаем на значение, где указан литраж) умножить на количество (щелкаем на значение, где указано количество) и разделить на 10 (нажимаем на значок деления на клавиатуре «/» и прописываем число 10), далее Enter. Все, даллы рассчитываются автоматически.
Обратите внимание: щелкаем строго в пределах одной строки:
Декалитры рассчитались автоматически после нажатия Enter (можете проверить правильность на калькуляторе):
Таким образом, в ячейку со значением «0,125» (из нашего примера) мы ввели формулу, нажимая на следующие значения: «=0,25*5/10» (=литраж «умножить» количество «разделить» 10); а в конце завершили ввод, нажав «Enter» на клавиатуре. Данная ячейка запомнила формулу, и теперь самое время ее «протянуть» по всем оставшимся пустым ячейкам столбца «даллы». Так, нам не потребуется снова и снова вводить формулу в каждой ячейке — Excel рассчитает декалитры самостоятельно, умножив количество на литраж, и автоматически разделит на 10.
Как протянуть формулу, чтобы вывести даллы во всех оставшихся пустых ячейках столбца «даллы»? Нажмите на ячейку с уже полученным значением. В нашем случае — это 0,125. Наведите левой кнопкой мыши на нижний правый угол ячейки — должен показаться плюсик, ухватитесь за этот значок и протяните вниз по всем пустым ячейкам столбца «даллы».
Даллы рассчитаются автоматически: Excel подставит формулу во все пустые ячейки и умножит литраж на количество в пределах определенной строки, разделит на 10 и выведет декалитры. Получаем:
С помощью несложных действий мы научились преобразовывать отчет по остаткам из 1С:Розница в нужный вид, вывели недостающие значения — даллы.
Для большего удобства можно вывести «Фильтр» для готовой таблички. Снова выделяем сверху все столбцы и в меню «Главная» находим команду «Сортировка и фильтр» или пиктограмму «Фильтр», нажимаем на нее. После нажатия в заглавных ячейках появятся значки в виде «стрелочек»:
С помощью фильтра можно доработать таблицу: например, вывести только ячейки с определенным кодом, посчитать даллы по ним. Также работа с отчетом по остаткам в формате Excel позволяет получить информацию по сумме декалитров в пределах одного кода или производителя (удобно для формирования декларации). Для этого достаточно воспользоваться функционалом команды «Фильтр» и отметить только интересующие значения.
Для работы с декларацией всегда требуется информация по сумме декалитров: выделите ячейки с даллами, «захватив» внизу самую последнюю незаполненную ячейку. Далее найдите меню «Формулы» и выберите «Автосумма». Excel введет сумму в самую последнюю незаполненную ячейку.
Таким образом, мы убедились, что отчет по остаткам из 1С:Розница содержит всю необходимую информацию для заполнения декларации — надо только немного его доработать для удобства.
Если остались вопросы и разобраться с Excel было непросто, то специалисты «ПРОФИ Менеджер» готовы за вас выполнить всю сложную работу!