Есть такие компании, которые проводят новогодний корпоратив на парковке возле офиса. Всё было бы ничего, но сей open air абсолютно безалкогольный. Ох, не сладко пришлось организаторам. Всё-таки надо как-то продержать гостей минимум часа три и сделать это так, чтобы Клиент захотел пополнить агентский архив регалий своим благодарственным письмом.
Итак, зима. 30 декабря. Москва. Парковка одного из бизнес-центров.
Работа на площадке в самом разгаре. Привычная бетонная парковка постепенно превращается в оригинальное пространство с интерактивными зонами, развлекательными играми, ну и конечно с тематической едой. Вечером здесь будет новогодний корпоратив для 2000 человек!
Уже с обеда кухонная бригада трудится на площадке, не покладая поварёшек – наполняют фуршетную зону едой. Сотрудники из окон офиса наблюдают за этим действом и стараются успокоить свои урчащие желудки. Для них этот рабочий день тянется непривычно долго. Чего не скажешь про организаторов.
Вся команда агентства под руководством Марины контролирует каждый сантиметр: вот смонтирована зона рыбалки из льда, вот расставляются столы в фуршетной зоне, вот идёт проверка оборудования. Всё по плану.
Кстати, а что с посудой для фуршета? Один из координаторов обнаруживает отсутствие тарелок на площадке. Хотя время говорит о том, что уже всё должно быть на месте.
В фуршетной зоне выяснить ничего не удается, нужен банкетный менеджер. Сотрудник кейтеринга уверяет, что всё в порядке, скоро посуда появится на площадке.
Время идёт. Посуда не появляется. Менеджер рассказывает о пробках и успокаивает команду агентства.
За 40 минут до старта.
Посуда не появилась. Марина берёт штурмом банкетного менеджера, чтобы узнать, что же всё-таки происходит.
После нескольких минут общения, ей наконец удается выяснить причину отсутствия тарелок с приборами: машина с посудой попала в ДТП. А еще Марина выяснила, что это приключилось уже часа полтора назад. Кейтеринг просто не хотел сообщать о произошедшем в надежде на быстрое решение ситуации.
Как оказалось, машина ждёт прибытия компетентных органов. И пока они не прибудут, ничего с места не сдвинется. Напоминаем, конец декабря, движение в столице практически парализовано.
Марина прикидывает реальное время и понимает, что посуды до старта не видать. Перенося разбор полётов на потом, она собирает всю команду координаторов.
За несколько минут план действий готов: одни бегут в бизнес-центр. Там точно есть столовая. Включаем всё своё обаяние и клянчим (за деньги естественно) все возможные тарелки и приборы. Другие бегут по близлежащим продуктовым магазинам и выгребают всю одноразовую посуду, какая только есть.
За полчаса ребята справились. Вся команда вернулась с выполненным заданием. И даже те, кто был отправлен в столовую. Повезло, что обед был позади и сотрудники посудного клининга оказались ответственными – всё сразу перемыли. За всё время работы столовой впервые посетитель готов был заплатить за пустые тарелки.
На площадке появилась вся посуда, даже с запасом. Да, она была не одинаковая, но она была!
Корпоратив начался вовремя. Все гости в первую очередь атаковали зону фуршета. Им было совершенно всё равно, что кто-то ест из керамических тарелок, а у кого-то бумажные с изображением снежинок и звёзд. Плов был хорош сам по себе. Не зря так старались повара.
Вместо планируемых трёх часов, open air затянулся на все четыре.
Через несколько дней после проекта на почту Марине прилетело то самое, ради чего всё делается – слова благодарности Клиента на фирменном бланке организации.
Что по итогу:
- подрядчики, пункт для вас (знаю, вы это тоже читаете): при возникновении любых непредвиденных обстоятельств обязательно сообщите об этом организатору. Чем раньше это сделаете, тем больше вероятность, что организатор успеет решить проблему. И тем меньше штраф вы получите:)
- не нужно тратить драгоценное время на обвинения и скандалы. Важна каждая секунда. Оставьте все выяснения на потом;
- устройте командный мозговой штурм, как выпутаться из ситуации, используя имеющиеся в радиусе пешего доступа ресурсы. Надо было бы, Марина сама побежала бы по ближайшим офисам собирать посуду, если бы не было в округе небольших магазинов и столовой;
- тот самый случай, когда детали не важны. Важно, чтобы посуда была в принципе, а уж как она будет выглядеть – это не первый вопрос. Разумеется, она должна быть целой – это обязательное условие. А вот с каким дизайном – тут уж не до этого.
После такого успешного зимнего парковочного события, Клиент захотел на следующий год повторить. И снова без алкоголя
Интересно, что же такого Марина придумала, чтобы продержать целый вечер 2000 человек на морозе и без горячительного?
Историей поделилась Марина Вязикова, генеральный директор «EVENT—PROFI»
Подписывайтесь на канал и присылайте свои сюжеты на почту chernova@rc-mice.com. Я напишу историю и расскажу её в своем блоге и в будущей книге.