Авансовый отчет – это бухгалтерский документ, где подробно расписывается, какой сотрудник и какими документами отчитался за выданные ему денежные средства. Там есть его фамилия дата, сколько было выдано, номера чеков и суммы.
Использование авансовых отчетов - это очень удобный способ выводить деньги для ООО, однако если его использовать неграмотно, то будет много проблем.
Этот способ удобен тем, что существующая сейчас отчетность в налоговую инспекцию не позволяет в полной мере отобразить на что именно, были сняты деньги и как следствие их часто снимают на что попало. Однако банки отслеживают объем снятых денежных средств на подотчет и могут запросить документы, подтверждающие расходы. Вы, конечно, вправе им отказать в предоставлении этих документов, ведь банк это не налоговая, какое они имеют право требовать что-то от нас?? Но тогда банк откажет Вам в обслуживании и внесет Вас в список неблагонадежных контрагентов и после этого ни один банк не откроет Вам расчетный счет. Деятельность по организации будет фактически заморожена без участия налоговой инспекции.
Будет ошибкой думать, «что я куплю чеки и предоставлю их банку», дело в том, что когда банки проверяют расходы организации, то они оценивают не только сам факт наличия чеков, но и экономическую обоснованность их. Поэтому если IT фирма закупит перфораторов на 3 млн рублей и принесет чеки, то банк откажет ей в обслуживании и директор сколько угодно потом может им доказывать, что он делал ремонт на юридическом адресе и ему потребовался инструмент.
С другой стороны, если Вам требуется наличка на покупку компьютеров или мебели для фирмы, то эти деньги конечно не надо снимать как зарплата и платить с них налоги. Грамотно оценить, что может быть подотчетом, а что нет, может только бухгалтер.
Наши клиенты часто задают вопрос, какой объем денежных средств можно безопасно снимать на подотчет? Вопрос сложный. У каждой фирмы он свой. Одна фирма может иметь оборот в 30 млн рублей в квартал, платить налоги, показывать много перечислений поставщикам и они смогут без всяких вопросов снять 1 млн на подотчет. Другая фирма с таким же оборотом, но с запущенной отчетностью, малым количеством операций и без зарплаты снимет 200 тыс и от нее банк сразу потребует чеки. Так что вопрос строго индивидуальный.
Но есть практика на май 2020 г. Фирма с оборотом до 10 млн в квартал, до 5 официальных сотрудников и сданной отчетностью может сейчас выводить 300 тыс в месяц без всяких вопросов со стороны банка и налоговой инспекцию. Конечно подготовив все соответствующие документы (авансовые отчёты, чеки).
Коллеги, мне интересно Ваше мнение в этом вопросе, может у кого-то есть другая информация или кто со мной не согласен, пишите комментарии, обсудим.